PAGE檔案上墻制度上墻圖總則目的為加強公司檔案管理，規(guī)范檔案上墻制度及上墻圖的管理與使用，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整、安全和有效利用，特制定本規(guī)定。適用范圍本規(guī)定適用于公司各部門及全體員工在檔案上墻制度及上墻圖相關(guān)工作中的管理活動?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司實際業(yè)務(wù)情況，上墻制度及上墻圖信息準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：保障檔案信息安全，防止泄露、篡改和丟失，對涉及公司機密的檔案嚴(yán)格保密。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，方便員工查閱和使用檔案，提高工作效率。檔案上墻制度管理制度制定1.公司各部門應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)需求和管理要求，制定相應(yīng)的檔案管理制度。制度內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。2.制度制定過程中，應(yīng)充分征求相關(guān)部門和員工的意見，確保制度的合理性和可操作性。3.新制定的檔案管理制度須經(jīng)公司管理層審核批準(zhǔn)后生效，并以正式文件形式發(fā)布。制度更新1.隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展、法律法規(guī)變化或管理要求調(diào)整，檔案管理制度應(yīng)及時進行更新。2.制度更新由相關(guān)部門提出申請，經(jīng)審核批準(zhǔn)后進行修訂，并重新發(fā)布。3.公司應(yīng)定期對檔案管理制度進行評估，確保其持續(xù)有效運行。制度上墻1.各部門應(yīng)將經(jīng)批準(zhǔn)的檔案管理制度以清晰、醒目的方式在辦公區(qū)域上墻展示。2.上墻制度應(yīng)包括制度名稱、適用范圍、主要內(nèi)容、執(zhí)行部門及監(jiān)督電話等信息。3.制度上墻位置應(yīng)選擇在員工易于查看的顯著位置，如部門辦公室入口處、會議室等。制度培訓(xùn)1.為確保員工熟悉檔案管理制度，各部門應(yīng)定期組織制度培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括制度的具體條款、操作流程及注意事項等。3.新員工入職時，應(yīng)及時進行檔案管理制度培訓(xùn)，使其盡快了解并遵守相關(guān)規(guī)定。檔案上墻圖管理上墻圖內(nèi)容1.檔案上墻圖應(yīng)包括但不限于公司組織架構(gòu)圖、業(yè)務(wù)流程圖、檔案分類索引圖等。2.組織架構(gòu)圖應(yīng)清晰展示公司各部門的設(shè)置、職責(zé)及人員配備情況。3.業(yè)務(wù)流程圖應(yīng)詳細描繪公司各項業(yè)務(wù)的操作流程和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。4.檔案分類索引圖應(yīng)明確檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)、編號規(guī)則及存放位置等信息。上墻圖制作1.上墻圖應(yīng)采用規(guī)范的格式和統(tǒng)一的標(biāo)識，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、美觀。2.制作上墻圖時，應(yīng)充分考慮員工的閱讀習(xí)慣和查看距離，保證文字大小適中、圖表清晰可辨。3.上墻圖可采用電子文檔或紙質(zhì)打印形式，電子文檔應(yīng)存儲在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或指定的共享文件夾中，便于員工隨時查閱。上墻圖更新1.隨著公司組織架構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化或檔案管理變化，上墻圖應(yīng)及時進行更新。2.上墻圖更新由相關(guān)部門負責(zé)，更新后應(yīng)確保與實際情況相符，并及時通知員工。3.公司應(yīng)定期對上墻圖進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。上墻圖維護1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)上墻圖的日常維護工作，確保上墻圖的整潔、完好。2.如發(fā)現(xiàn)上墻圖有損壞、褪色或內(nèi)容錯誤等情況，應(yīng)及時進行修復(fù)或更新。3.對于電子上墻圖，應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。檔案查閱與借閱管理查閱規(guī)定1.員工因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及查閱時間等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，交檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，及時提供相關(guān)檔案供員工查閱。查閱檔案時，員工應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中，員工應(yīng)愛護檔案，不得涂改、損壞或丟失檔案。借閱規(guī)定1.員工因特殊原因需要借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限及歸還時間等。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人、檔案管理部門負責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。5.借閱期滿，借閱人應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。檔案安全與保密管理安全管理1.檔案管理部門應(yīng)采取必要的安全措施，確保檔案存儲環(huán)境安全，防止檔案受到火災(zāi)、水災(zāi)、蟲害等自然災(zāi)害及其他意外事件的影響。2.檔案存儲場所應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，并定期進行檢查和維護。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的數(shù)據(jù)存儲設(shè)備中，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。保密管理1.公司應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。2.涉及公司機密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱和借閱范圍，并采取加密存儲、專人保管等措施。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。4.員工在查閱和使用檔案過程中，應(yīng)注意保護檔案信息安全，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。檔案銷毀管理銷毀范圍1.已超過保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案。2.經(jīng)鑒定確屬無效或錯誤的檔案。3.其他需要銷毀的檔案。銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清理，確定需要銷毀的檔案清單。2.檔案銷毀清單應(yīng)經(jīng)所在部門負責(zé)人、檔案管理部門負責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程應(yīng)進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀檔案清單及銷毀方式等。5.檔案銷毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查閱。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)定期對檔案上墻制度及上墻圖的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保各項規(guī)定得到有效落實。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括制度上墻情況、上墻圖更新情況及檔案查閱、借閱、保管等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況等。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改?？己藱C制1.公司應(yīng)建立檔案管理工作考核機制，將檔案管理工作納入部門和員工的績效考核體系。2.考核內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案管理工作質(zhì)量、檔案利用效果等