PAGE消防工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司消防工作檔案管理，規(guī)范消防工作檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保消防工作檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，為公司消防安全管理提供有力支持，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構(gòu)及全體員工在消防工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家有關(guān)消防法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：檔案內(nèi)容應真實反映公司消防工作實際情況，全面涵蓋消防工作的各個方面，保證檔案的完整性。3.分類科學原則：按照消防工作的不同類別和特點，對檔案進行科學分類，便于查找、使用和管理。4.安全保密原則：加強檔案安全管理，確保檔案信息不泄露，同時做好保密工作，防止因檔案管理不當引發(fā)安全事故。二、檔案管理職責（一）消防工作檔案管理部門及職責公司設立消防工作檔案管理小組，由安全管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門消防安全責任人及檔案管理人員。消防工作檔案管理小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司消防工作檔案管理工作，其主要職責如下：1.制定和完善消防工作檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織開展消防工作檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。3.定期對消防工作檔案進行檢查、評估，確保檔案質(zhì)量。4.負責與外部相關(guān)部門及單位進行消防工作檔案的溝通與協(xié)調(diào)。（二）各部門職責1.各部門消防安全責任人負責本部門消防工作檔案的收集、整理，并定期移交至公司消防工作檔案管理小組。2.各部門檔案管理人員協(xié)助本部門消防安全責任人做好消防工作檔案的日常管理工作，確保檔案資料的及時、準確歸檔。3.各部門員工應積極配合消防工作檔案管理工作，及時將涉及消防工作的文件、資料等提交給本部門檔案管理人員。三、檔案分類與編號（一）檔案分類消防工作檔案分為以下幾類：1.消防法規(guī)與標準類：收集國家及地方有關(guān)消防法律法規(guī)、行業(yè)標準、規(guī)范性文件等。2.公司消防管理制度類：包括公司制定的消防工作各項規(guī)章制度、操作規(guī)程、應急預案等。3.消防設施設備檔案類：涵蓋公司各類消防設施設備的采購合同、安裝調(diào)試記錄、維護保養(yǎng)記錄、檢測報告、故障維修記錄等。4.消防安全檢查檔案類：包含日常消防安全檢查記錄、專項消防安全檢查報告、隱患排查治理臺賬等。5.消防宣傳教育檔案類：如消防培訓計劃、培訓教材、培訓記錄、宣傳活動資料等。6.火災事故檔案類：包括火災事故報告、調(diào)查處理文件、損失統(tǒng)計等。7.其他消防工作檔案類：上述類別未涵蓋的其他與消防工作相關(guān)的檔案資料。（二）編號規(guī)則為便于檔案的識別和管理，對各類消防工作檔案進行編號。編號采用“類別代碼+年份+流水號”的形式，具體規(guī)則如下：1.類別代碼：按照上述檔案分類，分別用兩位字母表示，如“XFGF”表示消防法規(guī)與標準類，“GSZD”表示公司消防管理制度類等。2.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，用三位數(shù)字表示，從“001”開始依次編號。例如，一份2023年形成的公司消防管理制度類檔案，其編號為“GSZD2023001”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應指定專人負責消防工作檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應包括紙質(zhì)文件、電子文檔、圖片、視頻等多種形式。3.對于外來文件，如消防法規(guī)文件、上級部門下發(fā)的通知等，應及時登記并歸檔。4.涉及消防工作的會議紀要、工作匯報、請示報告等文件，應在會議結(jié)束或文件形成后及時收集。（二）整理要求1.檔案管理人員應按照檔案分類標準，對收集到的檔案資料進行分類整理。2.每份檔案應編制目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、保管期限等。3.對于紙質(zhì)檔案，應去除金屬物，進行裝訂或裝盒，并在封面標注檔案編號、題名等信息。4.電子檔案應按照類別和時間順序進行分類存儲，文件名應規(guī)范統(tǒng)一，便于查找。五、檔案保管（一）保管場所公司設立專門的消防工作檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案庫房應配備必要的消防設施設備，如滅火器、消火栓等，確保檔案安全。（二）保管期限消防工作檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管：消防法規(guī)與標準類、公司消防管理制度類、火災事故檔案類等重要檔案應永久保管。2.長期保管：消防設施設備檔案類、消防安全檢查檔案類等與公司消防工作長期相關(guān)的檔案，保管期限為10年。3.短期保管：消防宣傳教育檔案類等時效性較強的檔案，保管期限為3年。（三）保管措施1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對電子檔案應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度、濕度應符合規(guī)定要求。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。六、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因消防安全管理工作需要，可以查閱、借閱消防工作檔案。外部單位因工作需要查閱公司消防工作檔案的，應按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱、借閱流程查閱、借閱人填寫《消防工作檔案查閱/借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號、用途等信息。申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至公司消防工作檔案管理小組。檔案管理小組審核通過后，由檔案管理人員提供檔案，并做好查閱、借閱記錄。查閱、借閱人應在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。2.外部查閱流程外部單位查閱公司消防工作檔案，應提前向公司提交書面申請，說明查閱目的、范圍等。公司消防工作檔案管理小組對申請進行審核，報公司領(lǐng)導批準。審核通過后，由檔案管理人員按照規(guī)定提供檔案，并安排專人陪同查閱。查閱過程中，查閱人不得擅自摘抄、復制檔案內(nèi)容。查閱結(jié)束后，查閱人應在《消防工作檔案外部查閱登記表》上簽字確認。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定公司定期對保管期滿的消防工作檔案進行鑒定。鑒定工作由消防工作檔案管理小組組織，相關(guān)部門人員參加。鑒定內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、時效性等。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理小組填寫《消防工作檔案銷毀申請表》，報公司領(lǐng)導批準。2.