PAGE貴陽市檔案收集制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)貴陽市檔案收集工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的憑證和參考作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于貴陽市行政區(qū)域內(nèi)各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體以及其他組織的檔案收集工作。（三）基本原則1.依法收集原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案法律法規(guī)，確保檔案收集工作合法合規(guī)。2.全面收集原則：涵蓋各類文件、資料、記錄等，全面反映組織的各項(xiàng)活動和歷史面貌。3.及時(shí)收集原則：在文件材料形成后，及時(shí)進(jìn)行收集，防止散失。4.集中統(tǒng)一原則：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，檔案收集工作由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)。二、檔案收集范圍（一）文書檔案1.上級機(jī)關(guān)文件：包括上級機(jī)關(guān)的來文、指示、通知、批復(fù)等。2.本機(jī)關(guān)文件：本機(jī)關(guān)制發(fā)的各類文件，如決定、決議、命令、指示、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、函等。3.下級機(jī)關(guān)文件：下級機(jī)關(guān)的請示、報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.內(nèi)部文件：機(jī)關(guān)內(nèi)部形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度、會議記錄、簡報(bào)、大事記等。（二）科技檔案1.科研項(xiàng)目檔案：科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、試驗(yàn)、鑒定、驗(yàn)收等過程中形成的文件材料，如項(xiàng)目申請書、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、圖紙、專利證書等。2.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案：基本建設(shè)項(xiàng)目從項(xiàng)目前期準(zhǔn)備到竣工驗(yàn)收全過程中形成的文件材料，如項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖、工程變更記錄、竣工驗(yàn)收報(bào)告等。3.設(shè)備儀器檔案：設(shè)備儀器的購置、安裝、調(diào)試、使用、維修、改造、報(bào)廢等過程中形成的文件材料，如設(shè)備說明書、操作規(guī)程、維修記錄、合格證等。（三）會計(jì)檔案1.會計(jì)憑證：原始憑證、記賬憑證等。2.會計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告等。4.其他會計(jì)資料：銀行對賬單、稅務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。（四）人事檔案1.員工履歷材料：個(gè)人簡歷、學(xué)歷學(xué)位證書、工作經(jīng)歷證明等。2.考核材料：年度考核、績效考核、獎懲記錄等。3.培訓(xùn)材料：培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、結(jié)業(yè)證書等。4.工資福利材料：工資表、獎金發(fā)放記錄、福利申請表等。5.職務(wù)任免材料：任免文件、任職資格證明等。6.黨團(tuán)組織材料：入黨入團(tuán)申請書、轉(zhuǎn)正申請書、黨團(tuán)關(guān)系證明等。（五）聲像檔案1.照片檔案：反映組織重大活動、重要事件、領(lǐng)導(dǎo)視察、工程建設(shè)等方面的照片。2.錄音檔案：會議錄音、講座錄音、采訪錄音等。3.錄像檔案：工作匯報(bào)錄像、活動錄像、宣傳片等。（六）電子檔案1.辦公自動化系統(tǒng)生成的電子文件：如電子公文、電子報(bào)表等。2.業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)：如財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)、人事系統(tǒng)數(shù)據(jù)、科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)等。3.電子郵件：具有保存價(jià)值的電子郵件。三、檔案收集要求（一）文件材料的質(zhì)量要求1.內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與實(shí)際工作相符。2.字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。3.格式規(guī)范，符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和本機(jī)關(guān)的規(guī)定。（二）文件材料的整理要求1.分類科學(xué)合理，便于查找和利用。2.編號統(tǒng)一規(guī)范，按照一定的順序進(jìn)行編號。3.裝訂整齊牢固，保持文件材料的完整性。（三）文件材料的移交要求1.各部門應(yīng)定期將整理好的文件材料移交檔案管理機(jī)構(gòu)或人員。2.移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，注明文件材料的名稱、數(shù)量、日期等信息。3.檔案管理機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)對移交的文件材料進(jìn)行核對、簽收，并辦理交接手續(xù)。四、檔案收集流程（一）文件材料的形成與積累1.各部門在工作過程中應(yīng)及時(shí)形成和積累文件材料，明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集和整理工作。2.對重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。（二）文件材料的整理與分類1.收集到的文件材料應(yīng)按照檔案收集范圍進(jìn)行分類整理，確定保管期限。2.對文件材料進(jìn)行編號、編目，編制檢索工具。（三）文件材料的移交與接收1.各部門按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的文件材料移交檔案管理機(jī)構(gòu)或人員。2.檔案管理機(jī)構(gòu)或人員對移交的文件材料進(jìn)行審核、驗(yàn)收，不符合要求的應(yīng)退回原部門重新整理。（四）檔案的入庫與保管1.驗(yàn)收合格的文件材料應(yīng)及時(shí)入庫保管，按照檔案庫房管理規(guī)定進(jìn)行存放。2.建立檔案保管賬目，定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保檔案的安全。五、檔案收集的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體貴陽市檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對全市檔案收集工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，各單位的檔案管理部門負(fù)責(zé)對本單位的檔案收集工作進(jìn)行自查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案收集制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集范圍的落實(shí)情況。3.檔案收集流程的規(guī)范情況。4.檔案收集質(zhì)量的達(dá)標(biāo)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案收集工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，隨時(shí)對部分單位的檔案收集工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對檔案收集工作中的突出問題，開展專項(xiàng)檢查。（四）監(jiān)督檢查結(jié)果處理1.對檔案收集工作成績突出的單位和個(gè)人，給予表彰和獎勵。2.對違反檔案收集制度的單位和個(gè)人，責(zé)令限期整改；情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究責(zé)任。六、檔案收集的信息化建設(shè)（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立全市統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、存儲、檢索、利用等工作的信息化管理。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備文件上傳、分類整理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等功能。（二）電子檔案的收集與管理1.加強(qiáng)對電子文件的收集和管理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對電子檔案進(jìn)行加密存儲，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保電子檔案的安全。（三）信息化技術(shù)的應(yīng)用1.利用大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行分析和挖掘，為決策提供支持。2.開展檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，提高檔案利用效率。七、檔案收集工作的培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織檔案收集工作培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、檔案收集范圍、檔案整理方法、檔案信息化技術(shù)等。（二）宣傳1.加強(qiáng)對檔案收集工作的