PAGE加強(qiáng)檔案資料管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案資料的管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案資料在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)各類檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案資料進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，應(yīng)充分考慮檔案利用的便利性，為公司/組織各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案服務(wù)。二、檔案資料管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全公司/組織的檔案資料管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案資料管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本公司/組織各類檔案資料，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確和安全。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、編目、鑒定、銷毀等管理工作，定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清查和盤點(diǎn)。4.開展檔案資料的開發(fā)利用工作，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，編制檔案檢索工具和參考資料。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。6.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流。（二）各部門兼職檔案員各部門應(yīng)指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、移交等工作，并協(xié)助檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門日常工作中形成的各類檔案資料的收集、整理和分類，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案資料移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案資料的清查、盤點(diǎn)等工作，及時(shí)反饋本部門檔案資料的管理情況。4.在本部門宣傳檔案管理知識(shí)，提高員工的檔案意識(shí)，督促員工做好檔案資料的日常管理工作。三、檔案資料的分類與編號(hào)（一）檔案資料分類根據(jù)公司/組織檔案資料的形成領(lǐng)域和內(nèi)容特點(diǎn)，將檔案資料分為以下幾大類：1.行政管理類包括公司/組織的章程、制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、行政公文、證照等。2.業(yè)務(wù)管理類涵蓋公司/組織各業(yè)務(wù)部門在經(jīng)營(yíng)管理、市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)研發(fā)、質(zhì)量管理、財(cái)務(wù)管理等方面形成的各類檔案資料。3.項(xiàng)目檔案類針對(duì)公司/組織開展的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.財(cái)務(wù)檔案類包含會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.聲像檔案類如照片、錄音、錄像等資料，記錄公司/組織重要活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)等場(chǎng)景。6.電子檔案類以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案資料的管理和查找，對(duì)各類檔案資料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，具體編號(hào)方法如下：1.行政管理類檔案編號(hào)采用“行政[年份][流水號(hào)]”的格式，例如“行政2023001”，其中“行政”表示行政管理類檔案，“年份”為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，“流水號(hào)”為該年份內(nèi)此類檔案的順序編號(hào)。2.業(yè)務(wù)管理類檔案編號(hào)根據(jù)業(yè)務(wù)部門的分類進(jìn)行編號(hào)，格式為“業(yè)務(wù)[部門代碼][年份][流水號(hào)]”。例如，業(yè)務(wù)部門代碼為“市場(chǎng)”，則市場(chǎng)部門的檔案編號(hào)為“業(yè)務(wù)市場(chǎng)2023001”。3.項(xiàng)目檔案類編號(hào)按照項(xiàng)目名稱進(jìn)行編號(hào)，格式為“項(xiàng)目[項(xiàng)目名稱縮寫][年份][流水號(hào)]”。如項(xiàng)目名稱為“新產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目”，則編號(hào)為“項(xiàng)目新品研發(fā)2023001”。4.財(cái)務(wù)檔案類編號(hào)采用“財(cái)務(wù)[年份][類別代碼][流水號(hào)]”的形式，其中“財(cái)務(wù)”表示財(cái)務(wù)檔案類，“年份”為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，“類別代碼”根據(jù)會(huì)計(jì)科目等進(jìn)行分類編碼，“流水號(hào)”為該類別下的順序編號(hào)。例如“財(cái)務(wù)202301001”表示2023年的會(huì)計(jì)憑證類檔案。5.聲像檔案類編號(hào)編號(hào)格式為“聲像[年份][主題代碼][流水號(hào)]”，如“聲像2023會(huì)議001”表示2023年與會(huì)議相關(guān)的聲像檔案。6.電子檔案類編號(hào)與相應(yīng)紙質(zhì)檔案編號(hào)一致，在編號(hào)后添加“（電子）”標(biāo)識(shí)，如“行政2023001（電子）”。四、檔案資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，確保檔案資料的齊全、完整。2.對(duì)于重要會(huì)議、活動(dòng)等形成的檔案資料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集齊全，并移交至檔案管理部門。3.涉及多個(gè)部門的檔案資料，由主辦部門負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保檔案資料的完整性。（二）整理要求1.檔案資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值和保管期限。2.每份檔案資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并在首頁(yè)加蓋檔案章，注明檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。3.對(duì)于破損、褪色的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案資料的清晰可讀。4.電子檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并建立相應(yīng)的索引目錄。五、檔案資料的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案資料的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序存放在檔案柜中，不同類別檔案之間應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。2.聲像檔案應(yīng)根據(jù)載體類型分別存放，并做好標(biāo)識(shí)和防護(hù)措施。照片檔案應(yīng)沖印成紙質(zhì)照片后分類存放，并建立照片檔案索引；錄音、錄像檔案應(yīng)刻錄成光盤或存儲(chǔ)在硬盤等存儲(chǔ)設(shè)備上，并注明錄制內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。3.電子檔案應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同的物理位置。同時(shí)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)、檢索和管理。（三）保管期限檔案資料的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管的檔案反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、重大決策文件、重要會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.長(zhǎng)期保管的檔案在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為[X]年。如一般業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目中期報(bào)告、人事任免文件等。3.短期保管的檔案在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為[X]年。如一般性的通知、簡(jiǎn)報(bào)、臨時(shí)性工作文件等。（四）檔案清查與盤點(diǎn)檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行[X]次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案資料的數(shù)量、完整性、保管狀況等。清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，上報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案資料的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱本公司/組織的檔案資料。外部單位因工作需要查閱本公司/組織檔案資料的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本制度辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱員工因工作需要查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱完畢后，查閱人應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.內(nèi)部借閱員工因工作需要借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀檔案內(nèi)容。借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案資料，并辦理歸還手續(xù)。3.外部查閱外部單位查閱本公司/組織檔案資料時(shí)，應(yīng)提前向檔案管理部門提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并提供相關(guān)證明材料。檔案管理部門應(yīng)在收到申請(qǐng)函后[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，通知查閱單位前來(lái)辦理查閱手續(xù)。查閱過(guò)程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。查閱完畢后，查閱單位應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案資料的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案資料進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案資料進(jìn)行全面鑒定。對(duì)于已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案資料，可提出銷毀意見；對(duì)于仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案資料，可根據(jù)實(shí)際情況延長(zhǎng)保管期限。（三）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案資料名稱、編號(hào)、保管期限、數(shù)量等信息。