PAGE地質(zhì)公園檔案管理制度一、總則（一）目的為加強地質(zhì)公園檔案的科學管理，有效保護和利用地質(zhì)公園檔案資源，充分發(fā)揮檔案在地質(zhì)公園建設(shè)、管理、科研、科普等工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本地質(zhì)公園實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本地質(zhì)公園管理機構(gòu)及所屬各部門在地質(zhì)公園規(guī)劃、建設(shè)、運營、科研、科普等活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則地質(zhì)公園檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.分類科學原則按照地質(zhì)公園檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行科學分類，便于檔案的整理、保管和利用。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。同時，嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案進行妥善保管。4.方便利用原則建立健全檔案利用制度，簡化利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為地質(zhì)公園各項工作提供及時、有效的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門設(shè)立地質(zhì)公園檔案管理科，負責地質(zhì)公園檔案的日常管理工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善地質(zhì)公園檔案管理制度，并組織實施。2.負責地質(zhì)公園各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作，確保檔案的完整和安全。3.對地質(zhì)公園各部門形成的檔案進行定期檢查和指導，督促各部門做好檔案的整理和移交工作。4.開展檔案信息化建設(shè)，建立地質(zhì)公園檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索利用。5.組織檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為地質(zhì)公園的規(guī)劃、建設(shè)、科研、科普等工作提供參考依據(jù)。6.負責向有關(guān)部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定做好檔案的鑒定、銷毀工作。（二）各部門檔案管理人員各部門指定專人負責本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，并定期向檔案管理部門移交。其主要職責包括：1.負責本部門在各項工作中形成的文件材料的收集、積累和整理，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門的檔案進行分類整理，編制檔案目錄，定期向檔案管理部門移交檔案。3.協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的查閱、借閱等利用工作，負責提供利用檔案的相關(guān)信息。4.接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓，提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.地質(zhì)公園規(guī)劃方面的文件材料，包括總體規(guī)劃、專項規(guī)劃、詳細規(guī)劃等編制過程中形成的各類文件、圖表、調(diào)研報告等。2.地質(zhì)公園建設(shè)項目文件材料，如項目立項批復、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、工程變更記錄、竣工驗收文件等。3.地質(zhì)公園地質(zhì)遺跡保護相關(guān)文件，包括地質(zhì)遺跡調(diào)查評價報告、保護規(guī)劃、保護措施落實情況記錄等。4.地質(zhì)公園科研工作形成的文件材料，如科研項目立項文件、研究報告、學術(shù)論文、科研成果鑒定材料等。5.地質(zhì)公園科普教育活動文件，包括科普計劃、科普資料、科普宣傳活動記錄等。6.地質(zhì)公園行政管理文件，如會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)、人事檔案、財務(wù)文件等。7.地質(zhì)公園對外交流與合作文件，如合作協(xié)議、交流活動記錄、接待來訪文件等。8.地質(zhì)公園環(huán)境監(jiān)測與保護文件，包括環(huán)境監(jiān)測報告、環(huán)境整治方案及實施記錄等。9.其他與地質(zhì)公園相關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責任人，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的真實、完整。2.對于重要活動、重大項目等形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時整理收集，并向檔案管理部門移交。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全，禁止使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫材料。（三）整理方法1.分類按照地質(zhì)公園檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點，分為地質(zhì)公園規(guī)劃類、建設(shè)項目類、地質(zhì)遺跡保護類、科研類、科普教育類、行政管理類、對外交流合作類、環(huán)境監(jiān)測與保護類等類別。2.組卷根據(jù)文件材料的數(shù)量、來源、時間等因素，將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組成一卷或若干卷。卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照重要程度和時間順序排列。3.編目對每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括文件編號、責任者、文件題名、日期、頁號等內(nèi)容。同時，編制案卷目錄，注明案卷編號、題名、保管期限、密級等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理完畢，并向檔案管理部門移交。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后三個月內(nèi)歸檔。（二）歸檔手續(xù)1.各部門向檔案管理部門移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明移交檔案的案卷編號、題名、數(shù)量、保管期限等信息，并雙方簽字確認。2.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。（三）保管期限根據(jù)地質(zhì)公園檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）三種。具體劃分如下：1.永久保管的檔案（1）地質(zhì)公園總體規(guī)劃、長期發(fā)展規(guī)劃等重要規(guī)劃文件。（2）地質(zhì)公園建設(shè)項目的立項批復、可行性研究報告、竣工驗收報告等關(guān)鍵文件。（3）地質(zhì)遺跡調(diào)查評價的重要成果報告、地質(zhì)遺跡保護規(guī)劃等。（4）具有重大科研價值的科研成果報告、學術(shù)論文等。（5）涉及地質(zhì)公園重大決策、重要人事任免、財務(wù)審計等行政管理文件。（6）地質(zhì)公園與國內(nèi)外重要機構(gòu)簽訂的合作協(xié)議、重大對外交流活動記錄等。2.長期保管的檔案（1）地質(zhì)公園專項規(guī)劃、詳細規(guī)劃等規(guī)劃文件。（2）地質(zhì)公園建設(shè)項目的設(shè)計文件、施工圖紙、工程變更記錄等。（3）地質(zhì)遺跡保護措施落實情況的年度報告、階段性總結(jié)等。（4）一般科研項目的研究報告、學術(shù)論文等。（5）地質(zhì)公園科普教育活動的年度計劃、總結(jié)、重要科普資料等。（6）地質(zhì)公園行政管理中的一般性文件，如部門工作計劃、工作總結(jié)等。3.短期保管的檔案（1）地質(zhì)公園日常工作中形成的一般性文件材料，如會議通知、一般性報告等。（2）地質(zhì)公園環(huán)境監(jiān)測中的常規(guī)監(jiān)測報告等。（3）地質(zhì)公園對外交流活動中的一般性接待記錄等。（四）保管措施1.檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。2.檔案應(yīng)分類存放，按照保管期限、類別等順序排列上架，便于查找和管理。3.建立檔案庫房管理制度，定期對檔案庫房進行檢查和維護，確保檔案庫房的安全和整潔。4.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。同時，定期對電子檔案進行檢測和維護，確保電子檔案的可讀性和可用性。五、檔案的利用（一）利用范圍1.地質(zhì)公園內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.地質(zhì)公園科研人員因科研項目需要查閱相關(guān)檔案。3.地質(zhì)公園科普教育人員為編寫科普資料、開展科普活動查閱檔案。4.地質(zhì)公園行政管理部門因工作需要查閱有關(guān)人事、財務(wù)、政策文件等檔案。5.上級主管部門、相關(guān)單位及社會公眾因工作或研究需要查閱地質(zhì)公園檔案。（二）利用手續(xù)1.地質(zhì)公園內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.地質(zhì)公園外部人員查閱檔案，需持單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)地質(zhì)公園檔案管理部門負責人審核批準后，方可查閱。查閱重要檔案時，需經(jīng)地質(zhì)公園主管領(lǐng)導批準。3.檔案查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，包括查閱日期、查閱人員姓名、單位、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立地質(zhì)公園檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和實際保存價值，對到期檔案進行鑒定。對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。2.鑒定檔案時，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，判斷其是否具有歷史憑證作用和現(xiàn)實利用價值。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀清單，注明檔案的案卷編號、題名、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)地質(zhì)公園主管領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認，并將檔案銷毀清單存檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立地質(zhì)公園檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化采集1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家有關(guān)標準要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對電子檔案進行整理和規(guī)范，確保電子檔案的格式統(tǒng)一、元數(shù)據(jù)完整。（三）數(shù)據(jù)庫建設(shè)1.建立地質(zhì)公園檔案數(shù)據(jù)庫，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。檔案目錄數(shù)據(jù)庫應(yīng)包含檔案的基本信息，如案卷編號、題名、保管期限、密級等；全文數(shù)據(jù)庫應(yīng)存儲檔案的數(shù)字化掃描圖像或電子文件原文。2.對檔案數(shù)據(jù)庫進行定期維護和更新，確保數(shù)據(jù)