PAGE合作醫(yī)療檔案管理制度一、總則（一）目的為加強合作醫(yī)療檔案管理，確保合作醫(yī)療檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在合作醫(yī)療工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)與合作醫(yī)療相關(guān)的各類檔案管理工作，包括但不限于參保人員信息檔案、醫(yī)療費用報銷檔案、醫(yī)療服務記錄檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映合作醫(yī)療業(yè)務的實際發(fā)生情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集與合作醫(yī)療相關(guān)的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.保密性原則：嚴格保護檔案信息安全，防止檔案內(nèi)容泄露，保障參保人員隱私。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行檔案的整理、分類、存儲和檢索，確保檔案管理工作的規(guī)范化。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善合作醫(yī)療檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理合作醫(yī)療檔案，確保檔案的安全存儲和有效利用。3.指導和監(jiān)督各部門合作醫(yī)療檔案的收集、整理和歸檔工作。4.定期對檔案進行檢查、鑒定和銷毀，確保檔案質(zhì)量。（二）各部門職責1.負責本部門合作醫(yī)療業(yè)務相關(guān)文件、資料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，確保檔案使用的合規(guī)性。3.按照檔案管理要求，規(guī)范本部門合作醫(yī)療檔案的日常管理。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，認真履行檔案管理職責。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲等具體工作。3.做好檔案的安全保管工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.為檔案查閱、借閱等提供服務，及時準確地提供所需檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.參保人員基本信息檔案：包括參保登記表、身份證復印件、戶口本復印件等。2.醫(yī)療費用報銷檔案：報銷申請表、醫(yī)療費用發(fā)票、費用明細清單、診斷證明、病歷等。3.醫(yī)療服務記錄檔案：醫(yī)療機構(gòu)服務記錄、檢查檢驗報告、治療記錄等。4.合作醫(yī)療政策文件檔案：國家及地方相關(guān)政策法規(guī)、合作醫(yī)療工作方案、通知等。5.其他與合作醫(yī)療相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應按照規(guī)定的時間和要求，及時將合作醫(yī)療業(yè)務相關(guān)文件、資料收集齊全，并移交檔案管理部門。2.收集的文件、資料應完整、清晰，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。（三）整理方法1.分類：按照合作醫(yī)療檔案的類別，分為參保人員檔案、醫(yī)療費用檔案、醫(yī)療服務檔案、政策文件檔案等進行分類。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和檢索。編號應遵循一定的規(guī)則，如年份+類別代碼+流水號等。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，便于快速查找檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫房，配備檔案柜、貨架等存儲設(shè)備，按照檔案類別和編號順序存放。2.電子檔案：采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備進行存儲，并定期進行備份。備份存儲介質(zhì)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管環(huán)境1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案安全。（三）保管期限1.參保人員基本信息檔案：長期保管。2.醫(yī)療費用報銷檔案：根據(jù)國家規(guī)定，一般醫(yī)療費用報銷檔案保管期限為15年，涉及重大醫(yī)療事故等特殊情況的檔案保管期限為30年。3.醫(yī)療服務記錄檔案：長期保管。4.合作醫(yī)療政策文件檔案：根據(jù)文件性質(zhì)和重要程度確定保管期限，重要文件長期保管，一般性文件保管期限為5年10年。（四）檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少一次。清查內(nèi)容包括檔案數(shù)量、存儲狀況、保管期限等。2.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理，如補充缺失檔案、修復損壞檔案、調(diào)整保管期限等。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱合作醫(yī)療檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應根據(jù)申請表提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案安全。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對檔案進行檢查，確保檔案完整無損。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱合作醫(yī)療檔案的，須持有單位介紹信，注明借閱目的、借閱內(nèi)容等，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損、拆散或轉(zhuǎn)借。借閱期滿后，應按時歸還檔案。4.檔案管理人員應對借閱檔案進行跟蹤管理，到期及時催還。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應及時報告并追究借閱人員責任。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及參保人員隱私等敏感信息的檔案，應采取加密存儲、限制訪問等措施，確保信息安全。3.在檔案查閱、借閱等過程中，嚴格控制知悉范圍，防止信息擴散。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。2.配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進行檢查和維護，確保其正常運行。3.制定檔案安全應急預案，如發(fā)生火災、水災、失竊等突發(fā)事件，應及時采取措施進行處理，最大限度減少損失，并及時向上級報告。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案保管期限和實際利用價值，定期對檔案進行鑒定。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門人員等組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等，報本公司/組織主管領(lǐng)導批準。2.批準后，由檔案管理部門指定專人負責銷毀檔案。銷毀