PAGE房屋后勤檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司房屋后勤檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與房屋后勤相關(guān)的檔案管理工作，包括房屋建設(shè)、維修、租賃、使用等方面的檔案資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：房屋后勤檔案由公司指定的部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映房屋后勤工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案，要嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：檔案管理要便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善房屋后勤檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理房屋后勤檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的日常維護(hù)和安全管理，確保檔案的完整性和安全性。4.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤工作。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門房屋后勤檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案的質(zhì)量。2.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，確保檔案安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.房屋建設(shè)檔案：包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.房屋維修檔案：包括維修申請(qǐng)、維修方案、維修記錄、維修驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.房屋租賃檔案：包括租賃合同、租賃申請(qǐng)、租金支付記錄等。4.房屋使用檔案：包括房屋分配記錄、使用情況記錄等。5.其他與房屋后勤相關(guān)的檔案資料。（二）收集要求1.文件材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在規(guī)定的載體上，并確保其可讀性和完整性。3.檔案形成部門應(yīng)及時(shí)將檔案收集整理好，移交檔案管理部門。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，分為房屋建設(shè)、維修、租賃、使用等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查詢。3.裝訂：將檔案材料按照順序裝訂成冊(cè)，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。四、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（二）保管期限1.房屋建設(shè)檔案：長(zhǎng)期保存。2.房屋維修檔案：根據(jù)維修項(xiàng)目的性質(zhì)和重要程度確定保管期限，一般為5年至10年。3.房屋租賃檔案：根據(jù)租賃合同的期限確定保管期限，一般為合同期滿后5年。4.房屋使用檔案：長(zhǎng)期保存。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。2.檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，并做好防蟲、防潮、防火、防盜等工作。3.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。五、檔案查閱與借閱（一）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。（二）借閱程序1.借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查閱與借閱要求1.查閱和借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱和借閱檔案應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得涂改、損壞、丟失。3.查閱和借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限，提出鑒定意見。（三）銷毀程序1.對(duì)經(jīng)過鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。3.在銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立房屋后勤檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和遠(yuǎn)程查詢。2.提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司決策提供有力支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)據(jù)錄入：將紙質(zhì)檔案和電子檔案中的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.檔案信息檢索：通過檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.檔案信息共享：授權(quán)相關(guān)人員通過檔案管理信息系統(tǒng)共享檔案信息。（三）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，確保檔案信息的安全。2.檔案管理人員應(yīng)熟