PAGE文書(shū)檔案管理制度表一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織文書(shū)檔案的管理，確保文書(shū)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門(mén)形成的各類(lèi)文書(shū)檔案的管理。（三）管理原則文書(shū)檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、真實(shí)準(zhǔn)確、分類(lèi)科學(xué)、便于利用的原則。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善文書(shū)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理本公司/組織的文書(shū)檔案，對(duì)各部門(mén)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。3.負(fù)責(zé)文書(shū)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。4.開(kāi)發(fā)利用文書(shū)檔案信息資源，為公司/組織各項(xiàng)工作提供服務(wù)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文書(shū)材料的形成、積累和整理工作，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)文書(shū)檔案的收集、整理和移交工作。2.嚴(yán)格執(zhí)行文書(shū)檔案管理制度，按照規(guī)定的歸檔范圍和要求，及時(shí)將應(yīng)歸檔的文書(shū)材料整理歸檔，確保文書(shū)檔案的齊全、完整。3.配合檔案管理部門(mén)做好文書(shū)檔案的管理和利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、歸檔范圍（一）上級(jí)文件1.上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司/組織有關(guān)的各類(lèi)文件、指示、通知、通報(bào)等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的與本公司/組織有關(guān)的會(huì)議文件、領(lǐng)導(dǎo)講話等。（二）本公司/組織文件1.公司/組織制定的各類(lèi)規(guī)章制度、辦法、規(guī)定、細(xì)則等。2.公司/組織召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議文件、會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。3.公司/組織向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.公司/組織與外單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等。5.公司/組織內(nèi)部形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、信息等。6.公司/組織人事管理方面的文件，如干部任免、考核、獎(jiǎng)懲、工資福利等。7.公司/組織財(cái)務(wù)管理方面的文件，如預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告等。8.公司/組織業(yè)務(wù)管理方面的文件，如生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、技術(shù)、質(zhì)量、安全等。（三）其他文件1.同級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司/組織有關(guān)的文件、函件等。2.下級(jí)單位報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本公司/組織獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等。4.與本公司/組織有關(guān)的聲像資料、電子文件等。四、歸檔要求（一）齊全完整歸檔的文書(shū)材料應(yīng)齊全完整，能夠反映本公司/組織各項(xiàng)工作的真實(shí)情況。（二）真實(shí)準(zhǔn)確歸檔的文書(shū)材料應(yīng)真實(shí)可靠，內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，不得弄虛作假。（三）分類(lèi)科學(xué)歸檔的文書(shū)材料應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)，做到分類(lèi)合理、科學(xué)。（四）編目規(guī)范歸檔的文書(shū)材料應(yīng)按照編目要求進(jìn)行編目，做到目錄清晰、準(zhǔn)確。（五）裝訂整齊歸檔的文書(shū)材料應(yīng)按照裝訂要求進(jìn)行裝訂，做到整齊美觀、牢固耐用。五、歸檔時(shí)間（一）當(dāng)年形成的文書(shū)材料，在次年上半年整理歸檔。（二）跨年度的文件，歸入辦結(jié)年度。（三）會(huì)議文件，在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。（四）合同、協(xié)議等文件，在履行完畢后及時(shí)整理歸檔。六、整理與分類(lèi)（一）整理原則文書(shū)檔案整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法文書(shū)檔案采用年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)。1.年度：按照文件形成的年度進(jìn)行分類(lèi)。2.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：按照文件形成的部門(mén)或問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)。3.保管期限：按照文件的保存價(jià)值確定保管期限，分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。（三）整理步驟1.收集：各部門(mén)按照歸檔范圍和要求，將應(yīng)歸檔的文書(shū)材料收集齊全。2.整理：對(duì)收集到的文書(shū)材料進(jìn)行分類(lèi)、排序、編目、裝訂等整理工作。3.移交：各部門(mén)將整理好的文書(shū)檔案移交檔案管理部門(mén)。4.驗(yàn)收：檔案管理部門(mén)對(duì)移交的文書(shū)檔案進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的，退回原部門(mén)重新整理。七、編目與裝訂（一）編目文書(shū)檔案編目應(yīng)包括全宗號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限、目錄號(hào)、案卷號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。1.全宗號(hào)：填寫(xiě)本公司/組織的全宗號(hào)。2.年度：填寫(xiě)文件形成的年度。3.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：填寫(xiě)文件形成的部門(mén)或問(wèn)題。4.保管期限：填寫(xiě)文件的保管期限。5.目錄號(hào)：填寫(xiě)文書(shū)檔案目錄的編號(hào)。6.案卷號(hào)：填寫(xiě)文書(shū)檔案案卷的編號(hào)。7.題名：填寫(xiě)文件的標(biāo)題。8.日期：填寫(xiě)文件的形成日期。9.頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)文件的總頁(yè)數(shù)。10.備注：填寫(xiě)需要說(shuō)明的事項(xiàng)。（二）裝訂文書(shū)檔案裝訂應(yīng)采用三孔一線的方法，裝訂應(yīng)牢固、整齊、美觀，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。八、保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列整齊，便于查找和利用。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）保護(hù)措施1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，配備必要的安全防范設(shè)備，如防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮等設(shè)施。2.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份保存的措施，防止檔案丟失或損壞。3.對(duì)電子檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、定期備份等措施，確保電子檔案的安全。九、利用與借閱（一）利用原則文書(shū)檔案利用應(yīng)遵循方便利用、嚴(yán)格審批、確保安全的原則。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料供查閱。2.借閱：利用者如需借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。（三）借閱審批1.本公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.外單位人員借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。3.借閱檔案的期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案。2.借閱者應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱者歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向借閱者提出。十、鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則文書(shū)檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、確保安全的原則。（二）鑒定組織檔案管理部門(mén)應(yīng)成立檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)文書(shū)檔案的鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值。3.檔案的保管期限。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案進(jìn)行逐件審查，確定其保存價(jià)值和保管期限。2.間接鑒定法：通過(guò)查閱檔案目錄、索引等，對(duì)檔案進(jìn)行間接審查，確定其保存價(jià)值和保管期限。（五）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)組織專(zhuān)人對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。4.銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。十一、統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)檔案管理部門(mén)應(yīng)建立文書(shū)檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期向