PAGE鐵路檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強鐵路檔案室管理，確保鐵路檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在鐵路生產(chǎn)、建設、運營和管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鐵路系統(tǒng)內(nèi)各單位、部門的檔案室管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鐵路檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的體制，確保檔案管理的集中統(tǒng)一，維護檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案應如實反映鐵路各項活動的真實情況，嚴禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集鐵路工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，避免遺漏重要信息。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.服務性原則充分發(fā)揮檔案的服務功能，為鐵路生產(chǎn)、建設、科研、管理等工作提供及時、準確的檔案信息支持。二、檔案管理機構(gòu)與職責（一）檔案管理機構(gòu)設置鐵路系統(tǒng)應設立專門的檔案室，負責本單位檔案的集中管理。檔案室應配備相應的管理人員，根據(jù)工作需要可設置檔案收集整理崗、檔案保管利用崗、檔案鑒定統(tǒng)計崗等崗位，明確各崗位職責。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計本單位在各項活動中形成的各類檔案，確保檔案的完整、準確和安全。3.積極開發(fā)檔案信息資源，為鐵路生產(chǎn)、建設、運營和管理提供檔案利用服務，編制檔案檢索工具和參考資料。4.對所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查，組織檔案業(yè)務培訓和交流活動。5.參與本單位重大建設項目、科研項目等文件材料的歸檔驗收工作，確保項目檔案的質(zhì)量。6.負責檔案信息化建設，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，提高檔案管理效率和服務水平。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門文件材料的收集、整理和初步立卷工作，確保文件材料的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的文件材料移交檔案室歸檔。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供本部門相關(guān)檔案信息。4.配合檔案管理部門做好檔案的清查、核對等工作，及時反饋檔案管理中存在的問題。三、檔案的收集（一）收集范圍1.鐵路建設項目檔案包括項目前期文件、工程設計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等，全面反映項目從立項到交付使用全過程的文件材料。2.鐵路運輸生產(chǎn)檔案涵蓋運輸組織、調(diào)度指揮、安全管理、設備維護檢修、客運貨運記錄等方面的文件，是保障鐵路運輸安全和正常運營的重要依據(jù)。3.鐵路科研檔案涉及鐵路新技術(shù)、新工藝、新材料研究開發(fā)過程中形成的科研項目立項、研究實驗、成果鑒定等文件，對推動鐵路科技進步具有重要價值。4.鐵路行政管理檔案包括黨、政、工、團等組織的各類文件，如會議文件、工作計劃總結(jié)、人事檔案、財務檔案、審計檔案等，反映鐵路行政管理工作的全貌。5.鐵路外事檔案記錄鐵路對外交往活動中形成的文件，如外事協(xié)議、會談紀要、出國考察報告等，為鐵路國際合作提供參考。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、準確地收集齊全。2.收集的文件材料應保持原始性和真實性，不得擅自修改、涂抹或偽造。3.對于具有保存價值的電子文件，應同時收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)資料，并確保電子文件的可讀性和完整性。4.收集的文件材料應按照一定的分類標準進行初步整理，便于后續(xù)移交檔案室歸檔。（三）收集時間1.鐵路建設項目檔案應在項目建設過程中同步收集，確保項目竣工后能及時完成歸檔工作。2.運輸生產(chǎn)、科研、行政管理等日常工作中形成的文件材料，應定期（每月或每季度）收集整理，移交檔案室。3.重大活動、突發(fā)事件等形成的文件材料，應在活動結(jié)束或事件處理完畢后及時收集歸檔。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標準1.按照鐵路檔案的形成領域和性質(zhì)，分為建設項目檔案、運輸生產(chǎn)檔案、科研檔案、行政管理檔案、外事檔案等大類。2.每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容和特點進行二級分類，如建設項目檔案可分為前期文件、設計文件、施工文件等；運輸生產(chǎn)檔案可分為行車、客運、貨運等類別。3.在二級分類基礎上，可根據(jù)實際需要進行三級及以下分類，確保檔案分類科學合理，便于查找和管理。（三）整理方法1.對收集到的文件材料進行分類、編號、編目，編制檔案目錄清單。2.去除文件材料上的金屬物，對破損或褪色的文件進行修復或復制。3.按照分類順序?qū)⑽募牧涎b訂成冊，對于不宜裝訂的文件，應采用卷盒、卷夾等方式進行保管。4.編寫檔號，檔號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的標識和檢索。檔號一般由全宗號、目錄號、案卷號、件號等組成。5.編制檔案目錄，檔案目錄應包括檔號、題名、責任者、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容，以便快速查找檔案。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應選擇安全、干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜的房間作為檔案保管場所。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如檔案密集架、溫濕度計、空調(diào)、除濕機、消防器材等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。3.根據(jù)檔案的類別和保管期限，合理劃分檔案庫房區(qū)域，設置不同的保管架位，并進行明顯標識。（二）保管要求1.檔案應按照分類順序上架存放，排列整齊，便于查找和利用。2.定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準確無誤。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行處理。3.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。每天定時記錄溫濕度數(shù)據(jù)，采取相應的調(diào)控措施。4.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期清掃地面、擦拭架位，防止灰塵、雜物對檔案造成污染。5.對磁性載體檔案，應定期進行檢查、復制，防止信息丟失。同時，要注意防磁、防火、防潮、防塵等。（三）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識。2.嚴格執(zhí)行檔案庫房出入登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。檔案管理人員離開庫房時，應關(guān)好門窗、切斷電源。3.加強檔案庫房的安全防范措施設置，安裝防盜報警裝置、監(jiān)控設備等，確保檔案庫房安全。4.制定檔案應急預案，定期組織演練，應對火災、水災、盜竊等突發(fā)事件，最大限度地減少檔案損失。六、檔案的鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門專家以及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案的價值進行鑒定，確定檔案的保管期限。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的價值。2.對反映鐵路重大歷史事件、重要決策、關(guān)鍵技術(shù)等具有重要查考利用價值的檔案，應永久保存。3.對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，可確定為長期或短期保管期限。長期保管期限一般為16年至50年，短期保管期限一般為5年以下。4.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準后，可進行銷毀處理，但應保留銷毀記錄。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對庫存檔案進行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標準確定檔案的保管期限。3.對保管期限調(diào)整的檔案，應重新進行編號、編目等整理工作，并在檔案目錄中注明保管期限的變更情況。4.將鑒定結(jié)果形成鑒定報告，經(jīng)單位領導審批后存檔。鑒定報告應包括鑒定的依據(jù)、方法、結(jié)果以及處理意見等內(nèi)容。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位檔案管理制度，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.服務優(yōu)先原則以服務鐵路生產(chǎn)、建設、運營和管理為宗旨，積極主動地為利用者提供檔案信息服務。3.安全保密原則在檔案利用過程中，要確保檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱利用利用者可根據(jù)需要到檔案室查閱檔案原件或復印件。查閱檔案時，應填寫查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、檔號等信息。檔案管理人員應按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱服務工作。2.借閱利用：對于確需借出檔案室的檔案，利用者應辦理借閱手續(xù)，填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱者應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損或丟失檔案。3.出具證明根據(jù)利用者的需求，檔案室可依據(jù)檔案內(nèi)容出具檔案證明。檔案證明應加蓋檔案室印章，并注明出處和用途。4.檔案信息開發(fā)利用檔案管理部門應積極開展檔案信息開發(fā)工作，編制檔案參考資料、專題匯編等，為鐵路各項工作提供決策支持和參考依據(jù)。（三）利用審批1.內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，由所在部門負責人審批。涉及重要檔案或機密檔案的利用，需經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，報單位主管領導審批。2.外部單位查閱、借閱檔案，應持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報單位主管領導批準后，方可辦理利用手續(xù)。八、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計包括各類檔案的年度新增數(shù)量、累計數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計統(tǒng)計檔案的查閱人次、借閱人次、出具證明數(shù)量等利用數(shù)據(jù)。3.檔案保管狀況統(tǒng)計對檔案的完好率、破損率、丟失率等保管狀況進行統(tǒng)計分析。（二）統(tǒng)計方法與周期1.檔案管理人員應定期對檔案進行清點和統(tǒng)計，建立檔案統(tǒng)計臺賬，詳細記錄各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)。2.統(tǒng)計周期可根據(jù)實際情況確定，一般為月度、季度或年度。統(tǒng)計報表應及時報送檔案管理部門負責人和單位領導。（三）統(tǒng)計分析與報告1.檔案管理部門應定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)