PAGE縣水利局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)縣水利局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，充分發(fā)揮檔案在水利工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣水利局機(jī)關(guān)各科室、局屬各單位以及下屬各基層水利站的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所指檔案是縣水利局在各項水利工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則縣水利局檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和日常管理。各科室、單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映水利工作的全過程和實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則全面收集和整理在水利工作中形成的各類檔案，保證檔案的門類齊全、內(nèi)容完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案整理質(zhì)量，建立科學(xué)合理的檢索體系，方便檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立縣水利局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由局長擔(dān)任組長，分管副局長擔(dān)任副組長，各科室、單位負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議檔案管理工作的重大事項，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問題，監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況。（二）局辦公室1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各科室、單位的檔案收集、整理、歸檔等工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管全局各類檔案，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，提供檔案查閱服務(wù)。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計和銷毀工作，確保檔案的安全和完整。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。（三）各科室、單位1.負(fù)責(zé)本科室、單位檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，定期將本科室、單位的檔案移交局辦公室集中保管。3.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，配合局辦公室做好檔案管理的各項工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與水利工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.在水利工程建設(shè)、管理、運(yùn)行等過程中形成的各類文件、報告、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)等。3.水利規(guī)劃、設(shè)計、科研、監(jiān)測等方面的資料。4.各類會議記錄、紀(jì)要、決議等。5.人事檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備檔案等專項檔案。6.對外交往中形成的文件、協(xié)議、合同等。7.其他具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各科室、單位應(yīng)及時收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，確保檔案的完整性和時效性。2.對重要文件、資料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等分類方法進(jìn)行整理。將文件材料按年度分開，再根據(jù)保管期限分為永久、長期、短期三類，然后按機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行排列，編制卷內(nèi)目錄和案卷目錄。2.科技檔案按照項目分類，將水利工程建設(shè)項目從項目前期、設(shè)計、施工到竣工驗收等各個階段形成的文件材料分別整理歸檔。每個項目建立獨立的檔案卷，編制項目檔案目錄。3.會計檔案按照會計檔案管理辦法的規(guī)定，將會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等分類整理，裝訂成冊，編制會計檔案目錄。4.人事檔案按照人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對干部職工的個人檔案進(jìn)行整理，包括履歷材料、自傳、考核材料、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎勵材料、處分材料、工資待遇、任免材料等，建立人事檔案目錄。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔要求1.各科室、單位應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案進(jìn)行整理歸檔，并編制檔案移交清單。2.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范，符合檔案整理的質(zhì)量要求。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并與紙質(zhì)檔案同時歸檔。電子檔案應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的存儲格式，確保數(shù)據(jù)的可讀性和可利用性。（二）移交程序1.各科室、單位在完成檔案整理歸檔后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交局辦公室。2.局辦公室對移交的檔案進(jìn)行核對驗收，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時通知移交部門進(jìn)行整改。3.經(jīng)核對驗收合格后，雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，完成檔案移交工作。五、檔案的保管（一）保管場所1.局辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放，便于查找和利用。2.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行集中存儲和管理。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止電子檔案被非法篡改或刪除。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍本局工作人員因工作需要，可查閱本局檔案。外單位查閱本局檔案，需經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)。涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，查閱時應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）查閱程序1.用戶填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)所在科室、單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交局辦公室審批。3.局辦公室根據(jù)審批意見，確定是否提供查閱服務(wù)。如同意查閱，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)提供檔案，并做好查閱登記工作。4.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)局辦公室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害國家利益、集體利益和他人合法權(quán)益。2.利用檔案形成的資料，如需對外公布或提供給其他單位，應(yīng)經(jīng)局辦公室審核，并報局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.對檔案利用情況應(yīng)進(jìn)行記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用效果等，以便對檔案利用工作進(jìn)行統(tǒng)計和分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實利用情況，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由局辦公室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進(jìn)行全面分析，判斷其保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本局實際情況，確定檔案的保管期限。3.對已過保管期限且確無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀申請表，報局領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由局辦公室指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。2.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合本局檔案管理的信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、查閱、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.信息安全保障加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問控制等措施，確保檔案信息安全可靠。（三）實施步驟1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和實施步驟。2.組織開展檔案數(shù)字化工作，按照數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作。3.選擇或開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行系統(tǒng)測試和上線運(yùn)行。4.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)和管理，不斷完善系統(tǒng)功能，提高系統(tǒng)應(yīng)用水平。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.局辦公室定期對各科室、單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，并將檢查結(jié)果進(jìn)行通報。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管安全情況、檔案查閱利用情況等。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機(jī)制，將檔案管理工作納