PAGE安監(jiān)站檔案室制度牌一、總則（一）目的為加強(qiáng)安監(jiān)站檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于安監(jiān)站檔案室的檔案管理工作，包括各類文件、資料、記錄等的收集、整理、歸檔、保管和查閱。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案室對(duì)全站的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：歸檔的檔案應(yīng)真實(shí)反映安監(jiān)站的工作實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱工作，確保檔案的安全和完整。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。5.積極開(kāi)展檔案編研工作，為安監(jiān)站的決策提供參考依據(jù)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件、資料、記錄的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案室。2.配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的各類文件、通知、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等。2.安監(jiān)站形成的文件、報(bào)告、記錄、報(bào)表、合同、協(xié)議等。3.安全生產(chǎn)檢查、事故調(diào)查處理等工作中形成的資料。4.與安監(jiān)站業(yè)務(wù)相關(guān)的其他文件、資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件、資料的收集工作，確保及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意裁剪、折疊、污損。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其存儲(chǔ)介質(zhì)，并確保電子文件的可讀性和完整性。（三）收集時(shí)間1.上級(jí)文件應(yīng)在收到后及時(shí)收集歸檔。2.安監(jiān)站內(nèi)部文件應(yīng)在形成后一周內(nèi)移交檔案室。3.安全生產(chǎn)檢查、事故調(diào)查處理等工作結(jié)束后，相關(guān)資料應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書(shū)檔案：包括上級(jí)文件、本級(jí)文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.業(yè)務(wù)檔案：包括安全生產(chǎn)許可證審批檔案、安全評(píng)價(jià)報(bào)告檔案、事故檔案等。3.人事檔案：包括員工入職、離職、考核、培訓(xùn)等檔案。4.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等檔案。5.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等檔案。（二）整理方法1.文書(shū)檔案按年度、保管期限分類，同一保管期限的文件按問(wèn)題或文號(hào)順序排列。2.業(yè)務(wù)檔案按業(yè)務(wù)類別分類，每個(gè)類別下按時(shí)間順序排列。3.人事檔案按員工個(gè)人建立檔案盒，將相關(guān)材料按規(guī)定順序裝入。4.財(cái)務(wù)檔案按會(huì)計(jì)年度整理，裝訂成冊(cè)。5.聲像檔案應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并分類整理保存。（三）編目編號(hào)1.對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序號(hào)等信息。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.各部門(mén)將整理好的檔案移交檔案室，填寫(xiě)檔案移交清單。2.檔案室對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、檢查，符合要求的予以接收。3.對(duì)接收的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（二）歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案應(yīng)在次年一季度內(nèi)完成歸檔。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。3.人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等應(yīng)按規(guī)定時(shí)間歸檔。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案架上，按類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找。（二）保管期限1.永久保管：對(duì)涉及國(guó)家安全、重大歷史事件、重要業(yè)務(wù)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案。2.定期保管：分為30年、10年，對(duì)一般業(yè)務(wù)檔案根據(jù)其重要程度和利用價(jià)值確定保管期限。（三）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少一次，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況。2.清查中發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取補(bǔ)救措施，并向上級(jí)報(bào)告。七、檔案查閱（一）查閱范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)主管部門(mén)、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案室審核。3.檔案室審核通過(guò)后予以登記，并提供查閱服務(wù)。（三）查閱要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、偽造檔案。3.查閱機(jī)密檔案應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。八、檔案借閱（一）借閱范圍與查閱范圍相同，但借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。（二）借閱手續(xù)1.借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意。2.借閱人員應(yīng)出具有效身份證件，辦理借閱登記手續(xù)。3.檔案室對(duì)借閱的檔案進(jìn)行編號(hào)、登記，注明借閱期限、歸還日期等信息。（三）借閱要求1.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。3.歸還檔案時(shí)，檔案室應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)。2.從檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。（二）鑒定程序1.檔案室定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干等人員參加。（具體人員構(gòu)成可根據(jù)實(shí)際情況確定）2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案編制銷毀清單，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施銷毀。（三）銷毀方法1.紙質(zhì)檔案：采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.電子檔案：通過(guò)專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行格式化處理。（四）銷毀記錄銷毀檔案時(shí)，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。十、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)字化掃描1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保圖像清晰可讀。2.掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、圖像處理等操作，保證電子文件的質(zhì)量。（三）數(shù)據(jù)錄入與存儲(chǔ)1.將掃描后的電子文件進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，錄入信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失