PAGE中小學(xué)檔案檢查制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中小學(xué)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教育教學(xué)、管理及各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檔案檢查制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各年級(jí)組、各學(xué)科組及全體教職工所形成的各類檔案。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)以及教育行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.全面覆蓋原則涵蓋學(xué)校工作的各個(gè)方面，對(duì)各類檔案進(jìn)行全面檢查，不留死角。3.客觀公正原則檢查過程中應(yīng)秉持客觀、公正的態(tài)度，如實(shí)反映檔案管理的實(shí)際情況。4.注重實(shí)效原則通過檢查發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)整改，切實(shí)提高檔案管理水平，使其更好地服務(wù)于學(xué)校工作。二、檔案檢查的組織與職責(zé)（一）檔案檢查小組成立以學(xué)校檔案管理負(fù)責(zé)人為組長，各部門檔案管理人員為成員的檔案檢查小組。負(fù)責(zé)制定檢查計(jì)劃、組織實(shí)施檢查工作、匯總檢查結(jié)果并提出整改意見。（二）職責(zé)分工1.學(xué)校檔案管理負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)檔案檢查制度的制定、修訂和組織實(shí)施。協(xié)調(diào)各部門之間的檔案檢查工作，對(duì)檢查小組的工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。根據(jù)檢查結(jié)果，做出決策，推動(dòng)檔案管理工作的改進(jìn)和完善。2.各部門檔案管理人員負(fù)責(zé)本部門檔案的日常整理、歸檔和保管工作。按照檢查小組的要求，配合做好檔案檢查工作，提供相關(guān)資料和信息。根據(jù)檢查意見，對(duì)本部門檔案管理工作進(jìn)行整改。三、檔案檢查的內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案的完整性1.各類文件材料應(yīng)齊全完整，包括但不限于上級(jí)文件、學(xué)校發(fā)文、會(huì)議記錄、教學(xué)計(jì)劃、教案、學(xué)生成績冊(cè)、教師業(yè)務(wù)檔案等。2.重要活動(dòng)、重大事件的相關(guān)檔案應(yīng)完整記錄，如學(xué)校慶典、教學(xué)改革項(xiàng)目、學(xué)生競賽活動(dòng)等。3.檔案的附件、補(bǔ)充材料應(yīng)配套齊全，確保檔案內(nèi)容的連貫性和完整性。（二）檔案的準(zhǔn)確性1.文件材料的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)無誤，簽字蓋章等手續(xù)完備。2.檔案的分類、編號(hào)、題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容，便于查找和利用。3.檔案中的信息應(yīng)與實(shí)際工作情況相符，不得有虛假或誤導(dǎo)性內(nèi)容。（三）檔案的系統(tǒng)性1.檔案應(yīng)按照科學(xué)合理的分類方案進(jìn)行整理，類目清晰，層次分明。2.同一類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或邏輯順序排列，保持內(nèi)在聯(lián)系。3.檔案的編號(hào)應(yīng)連續(xù)、規(guī)范，便于管理和統(tǒng)計(jì)。（四）檔案的安全性1.檔案庫房應(yīng)符合安全標(biāo)準(zhǔn)，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施。2.檔案應(yīng)妥善保管，防止損壞、丟失和泄密。3.電子檔案應(yīng)做好備份，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)安全可靠，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（五）檔案的利用情況1.檔案查閱、借閱制度應(yīng)健全，手續(xù)完備，記錄詳細(xì)。2.檔案利用效果應(yīng)良好，能夠?yàn)閷W(xué)校的教育教學(xué)、管理決策等工作提供有效支持。3.應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)工作。四、檔案檢查的方式與頻率（一）定期檢查1.每學(xué)期組織一次全面的檔案定期檢查，由檔案檢查小組對(duì)全校各部門的檔案進(jìn)行集中檢查。2.定期檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查清單，明確檢查內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，確保檢查工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。（二）不定期抽查1.根據(jù)工作需要，不定期對(duì)部分部門或特定類型的檔案進(jìn)行抽查。2.抽查內(nèi)容可側(cè)重于檔案管理中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)或存在問題較多的方面，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。（三）專項(xiàng)檢查1.針對(duì)學(xué)校某項(xiàng)重要工作或特定時(shí)期的檔案管理情況，開展專項(xiàng)檢查。2.如在學(xué)校迎接評(píng)估、舉辦大型活動(dòng)等期間，對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行專項(xiàng)檢查，確保檔案管理工作符合要求。五、檔案檢查的程序（一）準(zhǔn)備階段1.制定檢查計(jì)劃，明確檢查目的、范圍、內(nèi)容、方式、時(shí)間安排及人員分工等。2.檢查小組成員應(yīng)熟悉檔案檢查的內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備好檢查所需的工具和表格。3.提前通知被檢查部門，要求其做好自查自糾工作，并提交自查報(bào)告。（二）實(shí)施階段1.檢查小組按照檢查計(jì)劃，通過查閱檔案、實(shí)地查看、詢問相關(guān)人員等方式進(jìn)行檢查。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)詳細(xì)記錄，包括問題描述、所在檔案類別、責(zé)任人等信息。3.檢查過程中可與被檢查部門進(jìn)行溝通交流，了解檔案管理工作的實(shí)際情況和困難。（三）總結(jié)階段1.檢查結(jié)束后，檢查小組應(yīng)及時(shí)匯總檢查結(jié)果，撰寫檢查報(bào)告。2.檢查報(bào)告應(yīng)包括檢查基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題、原因分析、整改建議等內(nèi)容。3.將檢查報(bào)告提交學(xué)校檔案管理負(fù)責(zé)人審核，并反饋給被檢查部門。（四）整改階段1.被檢查部門應(yīng)根據(jù)檢查報(bào)告中的整改建議，制定整改措施，明確整改責(zé)任人及整改期限。2.整改措施應(yīng)具有針對(duì)性和可操作性，確保能夠有效解決檔案管理中存在的問題。3.整改過程中，被檢查部門應(yīng)定期向檢查小組匯報(bào)整改進(jìn)展情況。4.檢查小組應(yīng)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保整改工作落實(shí)到位。六、檔案檢查結(jié)果的處理（一）通報(bào)表揚(yáng)對(duì)檔案管理工作成績突出的部門或個(gè)人，予以通報(bào)表揚(yáng)，并在學(xué)校范圍內(nèi)進(jìn)行宣傳推廣，樹立榜樣。（二）責(zé)令整改對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)問題較多或檔案管理工作不符合要求的部門，下達(dá)責(zé)令整改通知書，要求其限期整改。整改期限屆滿后，進(jìn)行復(fù)查，如仍未達(dá)到要求，將采取進(jìn)一步措施。（三）責(zé)任追究對(duì)因檔案管理不善導(dǎo)致嚴(yán)重后果或違反檔案管理法律法規(guī)的部門和個(gè)人，依法依規(guī)追究責(zé)任。七、檔案檢查資料的歸檔每次檔案檢查工作結(jié)束后，檢查小組應(yīng)將檢查計(jì)劃、檢查記錄