PAGE中國個人檔案管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范中國個人檔案的管理，維護個人檔案的真實性、完整性和保密性，保障個人合法權(quán)益，促進人力資源的合理配置和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于在中國境內(nèi)各類企業(yè)、事業(yè)單位、社會團體、民辦非企業(yè)單位以及其他組織（以下統(tǒng)稱“組織”）中形成的個人檔案管理活動。（三）基本原則1.真實性原則：個人檔案應(yīng)如實反映個人的歷史經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：個人檔案應(yīng)包含個人在各個階段的重要信息，確保檔案資料的全面性。3.保密性原則：嚴格保護個人檔案中的隱私信息，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.規(guī)范性原則：個人檔案的管理應(yīng)遵循國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標準，確保管理工作的規(guī)范化、標準化。二、個人檔案的內(nèi)容（一）履歷材料1.個人簡歷，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學歷、學位、畢業(yè)院校、專業(yè)、工作經(jīng)歷等。2.工作經(jīng)歷證明材料，如勞動合同、工作證、離職證明等。（二）自傳材料個人撰寫的關(guān)于自己成長經(jīng)歷、思想變化、工作感悟等方面的材料。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核表、績效考核表、評先評優(yōu)材料等。2.干部任免審批表、考察材料、廉政鑒定等。（四）學歷學位、培訓和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學歷證書、學位證書復印件。2.培訓結(jié)業(yè)證書、進修證明等。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書、聘任文件等。（五）政審材料1.入黨、入團志愿書及相關(guān)審批材料。2.政治歷史情況審查結(jié)論材料。（六）黨團材料1.黨員、團員登記表。2.黨團組織關(guān)系介紹信及相關(guān)材料。（七）獎勵材料1.各級政府、部門頒發(fā)的獎勵證書、表彰決定等。2.本單位內(nèi)部的獎勵文件及證書。（八）處分材料1.黨紀政紀處分決定、解除處分決定等。2.司法機關(guān)的判決書、裁定書等。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資條等。2.任免文件、調(diào)動介紹信等。3.出國（境）審批表、護照復印件等。（十）其他可供組織參考的材料個人認為有必要歸入檔案的其他材料，如榮譽證書、科研成果、獲獎作品等。三、個人檔案的收集與整理（一）收集1.組織應(yīng)明確個人檔案收集的責任部門和責任人，定期收集員工的檔案材料。2.員工應(yīng)主動向組織提交與個人檔案相關(guān)的材料，如學歷證書、培訓結(jié)業(yè)證書、獲獎證書等。3.對于新入職員工，組織應(yīng)在入職時要求其填寫個人基本信息表，并提交相關(guān)檔案材料原件或復印件。（二）整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案內(nèi)容的分類標準，對收集到的檔案材料進行分類整理。2.對每份檔案材料進行編號、編目，確保檔案材料的有序存放。3.對破損、褪色的檔案材料進行修復或復制，保證檔案的完整性。四、個人檔案的保管（一）保管機構(gòu)1.組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管機構(gòu)，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案保管機構(gòu)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，保證檔案的質(zhì)量不受影響。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，確保檔案的流向可追溯。3.按照檔案保管期限的要求進行分類存放，對到期檔案進行妥善處理。五、個人檔案的查閱與借閱（一）查閱1.組織內(nèi)部人員因工作需要查閱個人檔案的，應(yīng)填寫《個人檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案保管機構(gòu)查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案保管機構(gòu)，并在《個人檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱1.外單位因工作需要借閱個人檔案的，應(yīng)出具正式介紹信，并填寫《個人檔案借閱申請表》，經(jīng)組織主管領(lǐng)導批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、涂改、污損，不得擅自復制檔案內(nèi)容。4.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，并在《個人檔案借閱登記表》上簽字確認。六、個人檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原因1.員工因工作調(diào)動、離職、退休等原因需要轉(zhuǎn)遞個人檔案的。2.組織根據(jù)工作需要，將員工個人檔案轉(zhuǎn)至其他單位的。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)轉(zhuǎn)遞原因，填寫《個人檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并將檔案材料進行密封包裝。2.通過機要交通、專人送取或郵政特快專遞等方式將檔案轉(zhuǎn)遞至接收單位。3.接收單位收到檔案后，應(yīng)在《個人檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字蓋章，并及時將回執(zhí)寄回原組織。七、個人檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)1.組織應(yīng)建立個人檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、檢索、查詢和統(tǒng)計分析。2.對檔案材料進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（二）信息安全1.加強個人檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.對涉及個人隱私的信息進行加密處理，保障個人信息安全。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.組織應(yīng)建立個人檔案管理監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。2.設(shè)立舉報信箱和舉報電話，接受員工和社會公眾對個人檔案管理工作的監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)。2.檔案材料的真實性、完整性和保密性情況。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況和信息安全情況。（三）問題處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.對違反檔案管理制度的行