PAGE分局檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強分局檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于分局各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指分局在履行職能活動中直接形成的、具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，包括紙質檔案、電子檔案等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：分局檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案應如實反映分局的工作活動和歷史面貌，確保檔案內容真實可靠。3.完整性原則：全面收集和保存分局在各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置分局設立專門的檔案管理科室，配備專職檔案管理人員，負責分局檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定分局檔案管理制度并組織實施。2.負責分局各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.負責檔案庫房的建設和管理，配備必要的檔案保管設備，保證檔案實體安全。4.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查閱利用。5.負責檔案的數(shù)字化工作，將重要檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息資源共享。6.開展檔案利用工作，為分局各項工作提供檔案信息支持，做好檔案借閱、查閱登記等服務工作。7.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對已失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀。8.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高分局工作人員的檔案意識和業(yè)務水平。9.對分局各部門的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導，確保檔案工作的規(guī)范開展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與分局工作相關的文件、指示、通知等。2.分局在履行職能活動中形成的各類文件，包括請示、報告、批復、會議紀要、工作計劃、工作總結等。3.分局開展各類業(yè)務工作形成的業(yè)務檔案，如執(zhí)法卷宗、案件材料、審批文件等。4.分局組織的各類會議、活動形成的會議文件、活動記錄、照片、錄像等資料。5.分局工作人員在工作中形成的個人業(yè)務檔案，如培訓記錄、考核材料、獲獎證書等。6.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，符合檔案整理要求。3.對于電子文件，應按照相關標準進行收集，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容、形式等特征進行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應科學合理、便于記憶和查找。3.編目：編制檔案目錄和卷內文件目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者等信息。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、防火防盜的地點建設。2.庫房應具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防光、防塵等功能，配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲防鼠設施等。3.庫房應劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序開展。（二）檔案存放1.檔案應按照分類編號順序存放于檔案架上，排列整齊，便于查找。2.不同載體的檔案應分別存放，電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并定期進行備份。3.對重要、珍貴的檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。（三）庫房管理1.檔案管理人員應定期對檔案庫房進行檢查，確保庫房設施設備正常運行，檔案存放安全。2.做好庫房的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度情況及時進行調節(jié)，一般庫房溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。3.保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。4.嚴格控制庫房人員進出，非檔案管理人員未經允許不得進入庫房。五、檔案的利用（一）利用范圍1.分局內部工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作聯(lián)系需要查閱分局相關檔案，須經分局領導批準。3.司法機關因辦案需要查閱分局相關檔案，須按照法定程序辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供相應的檔案供其查閱，并做好查閱登記。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：利用者如需復制檔案，應填寫復制申請表，經部門負責人批準后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復制，并做好復制登記。（三）利用登記與歸還1.檔案利用者應在檔案查閱、借閱、復制登記本上如實填寫利用日期、利用者姓名、部門、利用內容、歸還日期等信息。2.檔案利用完畢后，利用者應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應認真核對檔案數(shù)量和完整性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)定，結合分局實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從檔案的形成背景、內容價值、現(xiàn)實利用等方面綜合考慮，準確判斷檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成，負責對檔案進行鑒定工作。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內容，分析檔案的重要性、完整性、時效性等因素。2.參考檔案的利用情況，對很少被利用或已無利用價值的檔案進行重點審查。3.結合分局的工作發(fā)展和檔案管理實際，對檔案的保存期限進行合理調整。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經分局領導審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全、徹底。監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。（五）銷毀記錄檔案銷毀工作完成后，應將檔案銷毀清冊及相關審批文件等資料進行整理歸檔，永久保存，以備查考。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門在工作中形成的電子文件應按照規(guī)定及時收集，確保電子文件的完整性和準確性。2.電子文件應按照分類編號原則進行整理，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。3.對電子文件的元數(shù)據(jù)應進行規(guī)范收集和整理，元數(shù)據(jù)應包括文件題名、日期、責任者、格式等信息。（二）電子檔案的存儲與保管1.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進行備份。2.存儲設備應放置在符合環(huán)境要求的場所，確保設備的正常運行和數(shù)據(jù)安全。3.建立電子檔案存儲管理制度，對存儲設備的使用、維護、更換等進行規(guī)范管理。（三）電子檔案的利用1.電子檔案的利用應通過分局內部的檔案管理系統(tǒng)進行，利用者應按照系統(tǒng)操作流程