PAGE遼寧綜合檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)，保證檔案的完整性和連續(xù)性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息的泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實(shí)施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對(duì)各部門檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和完善檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理的信息化水平。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，確保檔案的安全保管。6.參與公司/組織重大活動(dòng)和項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、主管部門下發(fā)的與公司/組織有關(guān)的文件、通知、指示等。3.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司/組織內(nèi)部形成的規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。5.員工個(gè)人形成的反映工作業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)能力和專業(yè)技術(shù)水平的材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對(duì)重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，確保檔案的安全。4.收集的檔案材料應(yīng)按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，便于后續(xù)的管理和利用。（三）收集時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在文件辦理完畢后及時(shí)收集，一般不超過一個(gè)月。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)收集，確保檔案的完整性。3.人事檔案應(yīng)在員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)等手續(xù)辦理完畢后及時(shí)收集。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定及時(shí)收集，妥善保管。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)進(jìn)行分類，編制檔案目錄。3.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類整理，建立檔案目錄和索引。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、排列有序、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確。2.對(duì)破損、褪色的檔案材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整。3.整理后的檔案應(yīng)裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列存放，便于查找和利用。2.對(duì)重要的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)破損、褪色、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的安全。（三）檔案數(shù)字化1.推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，將重要的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。3.制定電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用和備份等工作。六、檔案鑒定（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。2.全面分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的價(jià)值。3.鑒定工作應(yīng)遵循嚴(yán)肅認(rèn)真、全面審查、準(zhǔn)確判定的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，確定其價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法：綜合考慮檔案的形成背景、內(nèi)容、用途等因素，確定其價(jià)值和保管期限。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行審查，提出鑒定意見。3.根據(jù)鑒定意見，對(duì)檔案進(jìn)行分類處理，確定保管期限和銷毀清單。4.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后銷毀。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案的鑒定、銷毀等情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.利用檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)和分析。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)。2.定期向上級(jí)主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。八、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案。2.外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱和利用。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位查閱公司/組織檔案，應(yīng)出具單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。4.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。2.對(duì)重要的檔案，應(yīng)采取拍照、復(fù)印等方式進(jìn)行利用，但不得影響檔案的完整性和安全性。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。九、檔案保密（一）保密范圍1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等機(jī)密信息的檔案。2.公司/組織內(nèi)部尚未公開的文件、資料、數(shù)據(jù)等。（二）保密措施1.對(duì)機(jī)密檔案應(yīng)實(shí)行專人專柜保管，嚴(yán)格限制查閱范圍。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。3.對(duì)涉及機(jī)密的檔案查閱、利用，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并進(jìn)行登記。4.對(duì)存儲(chǔ)機(jī)密檔案的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，應(yīng)采取加密、防火墻等安全措施，防止檔案信息的泄露。（三）保密責(zé)任1.公司/組織全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)違反保密制度的行為，應(yīng)依法追究責(zé)任。2.檔