PAGE機關(guān)三合一檔案制度一、總則（一）目的為加強本機關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機關(guān)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關(guān)各部門在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機關(guān)檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映機關(guān)工作活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.分類科學原則按照檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學分類，便于管理和利用。4.安全保密原則采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負責本機關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導和具體實施。（二）檔案管理人員職責1.檔案收集負責收集、整理、保管本機關(guān)各部門形成的檔案，確保檔案的齊全完整。2.檔案整理按照檔案分類標準，對收集的檔案進行分類、編號、編目等整理工作。3.檔案保管做好檔案的庫房管理，確保檔案的安全存儲，防止檔案的損壞、丟失和霉變等。4.檔案利用負責辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，為機關(guān)工作提供檔案利用服務(wù)。5.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見，按照規(guī)定程序進行檔案銷毀。6.檔案統(tǒng)計做好檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地反映檔案的收進、移出、整理、利用等情況。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作。2.定期將本部門整理好的檔案移交機關(guān)檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.文書檔案包括本機關(guān)制發(fā)的各種文件、電報、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。2.科技檔案涉及本機關(guān)的基本建設(shè)、設(shè)備儀器、科研項目等方面形成的檔案。3.會計檔案本機關(guān)的會計憑證、賬簿、報表等會計核算資料。4.聲像檔案反映本機關(guān)重要活動、事件的照片、錄音、錄像等資料。5.電子檔案以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料等。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)及時將工作活動中形成的檔案材料收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、剪裁。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)同時收集其相關(guān)的背景資料和說明。（三）檔案整理方法1.文書檔案整理按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類，編制案卷目錄。2.科技檔案整理根據(jù)項目、專業(yè)等進行分類，建立項目檔案卷冊，編制檔案目錄。3.會計檔案整理按照會計憑證、賬簿、報表的類別分別整理，裝訂成冊，編制會計檔案目錄。4.聲像檔案整理按照時間順序或事件類別進行整理，注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等，編制聲像檔案目錄。5.電子檔案整理按照電子文件的類別、年度等進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，編制電子檔案目錄。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)施等。（二）檔案裝具1.采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具，對檔案進行分類存放。2.檔案裝具應(yīng)牢固、耐用，便于檔案的存放和查找。（三）檔案保管要求1.檔案入庫時，應(yīng)進行認真核對，確保檔案的準確性和完整性。2.按照檔案的分類順序，依次排列上架，便于管理和查閱。3.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復或復制。5.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃，相對濕度保持在45%60%。五、檔案的利用（一）利用范圍本機關(guān)工作人員因工作需要查閱、借閱檔案，以及外單位因工作需要查閱本機關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.本機關(guān)工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱本機關(guān)檔案時，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本機關(guān)檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。如需借閱，應(yīng)經(jīng)本機關(guān)分管領(lǐng)導批準，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。（三）利用方式1.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，對檔案進行科學鑒定，確保檔案的存毀合理。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，負責檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.定期對檔案進行全面審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定檔案的保存價值。2.對于保管期限已滿的檔案，由鑒定小組進行鑒定，提出存毀意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責人審核、機關(guān)分管領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行，銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時在檔案目錄中注銷，并將《檔案銷毀清冊》永久保存。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進移出、整理、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表應(yīng)準確、及時，數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠，統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)定期向上級主管部門報告。（二）檔案移交1.本機關(guān)撤銷或合并時，應(yīng)按