PAGE疫情檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織在疫情期間各類檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為疫情防控工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織在疫情期間所形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理，包括但不限于疫情防控方案、應(yīng)急預(yù)案、人員信息、物資采購與發(fā)放記錄、疫情監(jiān)測數(shù)據(jù)、會議紀(jì)要、工作匯報(bào)等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的疫情檔案由專門的檔案管理部門或指定人員進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映疫情防控工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、記錄詳實(shí)。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司/組織的利益和安全。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案的分類與編號（一）分類1.疫情防控方案類：包括公司/組織制定的疫情防控總體方案、專項(xiàng)工作方案、應(yīng)急預(yù)案等。2.人員管理類：涵蓋員工健康信息檔案、員工疫情期間行程記錄、外來人員登記信息等。3.物資管理類：涉及疫情防控物資采購計(jì)劃、采購合同、物資出入庫記錄、庫存盤點(diǎn)表等。4.疫情監(jiān)測類：包含每日體溫監(jiān)測數(shù)據(jù)、核酸檢測報(bào)告、疫情防控相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.會議記錄類：如疫情防控工作會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)小組會議記錄等。6.工作匯報(bào)類：各級部門向上級的疫情防控工作匯報(bào)、總結(jié)材料等。7.其他類：與疫情防控工作相關(guān)的其他文件、資料、記錄等。（二）編號檔案編號采用“年份+類別代碼+順序號”的格式。年份為公元紀(jì)年，取四位數(shù)；類別代碼根據(jù)上述分類設(shè)定，用兩位字母表示（如YF表示疫情防控方案類，RY表示人員管理類等）；順序號為三位數(shù)，從001開始依次編號。例如，2022年疫情防控總體方案的編號為2022YF001。三、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門疫情期間檔案的收集工作，確保各類文件、資料、記錄及時(shí)、完整地收集上來。2.對于疫情防控工作中形成的紙質(zhì)文件，應(yīng)在文件辦理完畢后及時(shí)送交檔案管理部門；對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲路徑進(jìn)行整理，并定期備份，移交檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）整理1.檔案管理部門收到檔案后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行整理。首先對每份檔案進(jìn)行甄別，確定其所屬類別，然后按照編號規(guī)則進(jìn)行編號。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，進(jìn)行折疊、裝訂或裝盒，確保檔案整齊、牢固；對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行格式統(tǒng)一、命名規(guī)范，并建立相應(yīng)的索引目錄。3.在整理過程中，要對檔案的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與相關(guān)部門溝通核實(shí)，確保檔案質(zhì)量。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，按照類別和編號順序依次排列存放。2.歸檔的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的歸檔目錄，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息，便于查詢和管理。3.對于重要的疫情檔案，應(yīng)進(jìn)行一式多份備份，分別存儲在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，以防數(shù)據(jù)丟失。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、變質(zhì)等情況應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理，并做好記錄。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)人員不得擅自進(jìn)入庫房。檔案管理人員應(yīng)做好庫房的出入登記工作。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱疫情檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱疫情檔案的，除填寫《檔案查閱申請表》外，還應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對疫情檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，會同相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合評估檔案的價(jià)值。3.對于保存期限已滿且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。（二）銷毀1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。2.銷毀檔案應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀清冊》一同保存。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)公司/組織疫情檔案的管理工作，制定檔案管理制度和工作計(jì)劃。2.組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定和銷毀等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。3.定期檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題，不斷提高檔案管理水平。4.負(fù)責(zé)與公司/組織內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，保障檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱登記等。2.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案的安全和完整。3.協(xié)助鑒定小組做好檔案的鑒定工作，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀