PAGE儲量檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司儲量檔案管理，確保儲量檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮儲量檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及儲量檔案管理的各部門、各崗位人員。（三）相關(guān)職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)儲量檔案的統(tǒng)一收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等工作。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門儲量檔案的形成、積累、整理和移交工作，并配合檔案管理部門做好相關(guān)檔案管理工作。3.各崗位人員在工作中應(yīng)嚴(yán)格按照本制度要求，做好儲量檔案的形成、收集、整理和歸檔等工作，確保檔案資料的真實、完整。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則，確保儲量檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則，檔案內(nèi)容必須真實反映公司儲量相關(guān)情況。3.完整性原則，全面收集與儲量相關(guān)的各類文件資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則，對涉及公司機(jī)密的儲量檔案嚴(yán)格保密。二、儲量檔案的收集與整理（一）收集范圍1.地質(zhì)勘查報告、儲量核實報告、儲量年報等各類儲量報告。包括報告編制過程中的原始數(shù)據(jù)、圖表、計算過程等相關(guān)資料。2.儲量評估資料，如評估機(jī)構(gòu)出具的評估報告、評估說明等。3.儲量動態(tài)監(jiān)測資料，如監(jiān)測數(shù)據(jù)記錄、監(jiān)測報告等。4.與儲量相關(guān)的合同、協(xié)議，如探礦權(quán)轉(zhuǎn)讓合同、采礦權(quán)出讓合同等。5.儲量管理工作中形成的各類文件、通知、會議紀(jì)要等。6.其他與儲量相關(guān)的資料，如儲量計算軟件、數(shù)據(jù)備份等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)儲量檔案的收集工作，確保檔案資料及時、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原始性，不得擅自修改、涂抹。3.對于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可讀性，并進(jìn)行定期備份。（三）整理方法1.分類按照儲量檔案的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行分類，可分為地質(zhì)勘查類、儲量評估類、儲量動態(tài)監(jiān)測類、合同協(xié)議類、管理文件類等。2.編號為便于管理和查找，對每類儲量檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性原則，可采用年份+類別代碼+順序號的方式進(jìn)行編制。3.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索。三、儲量檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的儲量檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用密集架存放，按照類別、編號順序排列。2.電子檔案存儲在專用服務(wù)器或存儲設(shè)備上，進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄。同時，定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（三）保管期限1.永久保管涉及公司重大權(quán)益、長期有效的儲量檔案，如地質(zhì)勘查報告、儲量核實報告等，應(yīng)永久保管。2.定期保管其他儲量檔案根據(jù)其重要程度和使用價值，確定保管期限，一般分為30年、10年等。（四）檔案清查1.定期對儲量檔案進(jìn)行清查，每年至少一次。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如修復(fù)、補(bǔ)充、更換存儲設(shè)備等。四、儲量檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立儲量檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門及相關(guān)技術(shù)專家組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)保管期限、檔案內(nèi)容的重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，對儲量檔案進(jìn)行鑒定。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可進(jìn)行銷毀。3.對涉及公司機(jī)密或重要權(quán)益的檔案，即使超過保管期限，也應(yīng)繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對儲量檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.鑒定小組對擬銷毀檔案進(jìn)行審核，簽署鑒定意見。3.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案采用粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保無法恢復(fù)。2.電子檔案采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對存儲設(shè)備進(jìn)行格式化處理。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等，記錄由檔案管理部門保存。五、儲量檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等工作中需要查閱儲量檔案的。2.上級主管部門、政府相關(guān)部門依法進(jìn)行檢查、審計等需要查閱儲量檔案的。3.因合作、交流等需要向外部單位提供儲量檔案的，但需按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱儲量檔案，需填寫《儲量檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位查閱儲量檔案，需持有單位介紹信，并填寫《儲量檔案查閱申請表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.如需借閱儲量檔案，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限，并按時歸還。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞。4.如需復(fù)制儲量檔案，應(yīng)填寫《儲量檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)檔案管理部門審核，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制應(yīng)保證內(nèi)容完整、清晰，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。六、儲量檔案的信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立儲量檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。2.系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其職責(zé)權(quán)限，只能訪問相應(yīng)的檔案信息。（二）數(shù)據(jù)錄入1.檔案管理部門負(fù)責(zé)將紙質(zhì)儲量檔案及電子檔案中的相關(guān)信息錄入信息化管理系統(tǒng)。2.錄入數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整，確保與原始檔案一致。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，包括數(shù)據(jù)更新、備份等。2.對系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理，確保系統(tǒng)正常運行。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部設(shè)立儲量檔案管理監(jiān)督小組，定期對各部門儲量檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）考核機(jī)制1.將儲量檔案管理工作納入公司績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對違反本制度規(guī)定導(dǎo)致檔案資料丟失、損壞、