PAGE消防工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司消防工程檔案管理，確保消防工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，保障公司消防安全，依據(jù)《中華人民共和國消防法》、《機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位消防安全管理規(guī)定》等相關法律法規(guī)以及消防行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有消防工程項目檔案的管理，包括新建、改建、擴建消防工程以及消防設施維護、維修、檢測等項目形成的各類文件材料。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映消防工程建設和管理的實際情況。2.完整性原則：全面收集消防工程從規(guī)劃、設計、施工到竣工驗收等各環(huán)節(jié)的相關文件資料，確保檔案齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：對檔案進行科學分類、編號和整理，使其具有內在邏輯性和系統(tǒng)性，便于查找和利用。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等敏感信息的檔案進行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司消防工程檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中統(tǒng)一管理公司消防工程檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息化管理。3.指導、監(jiān)督各部門做好消防工程文件材料的收集、整理和歸檔工作。4.定期對消防工程檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和有效性。5.為公司內部各部門及外部相關單位提供檔案查閱、借閱服務。（二）項目建設部門職責1.負責組織本部門人員做好消防工程項目文件材料的形成、積累和整理工作。2.按照檔案管理要求，及時將項目文件材料移交檔案管理部門歸檔。3.在項目建設過程中，配合檔案管理部門對檔案工作進行檢查和指導，確保檔案工作與項目建設同步進行。（三）項目設計單位職責1.負責提供消防工程項目設計階段形成并應歸檔保存的文件資料，包括設計圖紙、設計變更通知、技術交底等。2.對提供的設計文件資料的準確性、完整性負責，并按照檔案管理規(guī)定進行整理和移交。（四）項目施工單位職責1.負責收集、整理本單位在消防工程項目施工過程中形成的各類文件資料，如施工組織設計、施工方案、施工技術交底、工程質量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設備質量證明文件等。2.按照檔案管理要求，對施工文件資料進行分類、編號、裝訂，在項目竣工后及時向建設單位移交。3.配合建設單位和檔案管理部門做好施工檔案的審核和歸檔工作。（五）項目監(jiān)理單位職責1.負責對消防工程項目監(jiān)理過程中形成的文件資料進行整理和歸檔，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀要、工程質量評估報告等。2.監(jiān)督施工單位做好施工文件資料的收集、整理工作，對不符合要求的文件資料及時督促整改。3.協(xié)助建設單位做好項目檔案的驗收工作，提供監(jiān)理過程中的相關檔案資料。三、檔案分類與編號（一）檔案分類消防工程檔案分為工程前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件、設施維護文件四大類，每大類下再根據(jù)具體內容進行細分。1.工程前期文件項目立項批復文件可行性研究報告環(huán)境影響評價報告消防設計審核意見書工程招投標文件工程合同2.施工過程文件施工組織設計施工方案施工技術交底工程進度計劃工程變更記錄材料設備質量證明文件隱蔽工程驗收記錄分項分部工程質量檢驗記錄施工日志3.竣工驗收文件消防工程竣工驗收報告消防設施檢測報告消防設施調試報告工程質量保修書竣工驗收備案表4.設施維護文件消防設施維護保養(yǎng)計劃消防設施維護保養(yǎng)記錄消防設施維修記錄消防設施故障處理記錄消防設施年度檢測報告（二）檔案編號檔案編號采用“項目代碼檔案類別代碼年份流水號”的格式，確保每個檔案編號唯一且具有系統(tǒng)性。1.項目代碼：以項目名稱的首字母縮寫為基礎，結合項目立項年份，形成四位代碼，如“XF2023”表示2023年的消防工程項目。2.檔案類別代碼：按照上述檔案分類，分別用一位大寫字母表示，如“Q”表示工程前期文件，“S”表示施工過程文件，“J”表示竣工驗收文件，“W”表示設施維護文件。3.年份：取檔案形成年份的后兩位數(shù)字，如“23”表示2023年。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，從001開始依次編號。例如，“XF2023Q23001”表示2023年消防工程項目的工程前期文件中的第一份檔案。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確專人負責消防工程文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.在項目建設過程中，各部門應按照檔案管理要求，定期對形成的文件材料進行整理和分類，做到隨形成隨收集，隨收集隨整理。3.對于外來文件，如設計變更通知、監(jiān)理通知等，應及時簽收、登記，并按照要求進行分發(fā)和歸檔。（二）整理要求1.歸檔的文件材料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。2.文件材料應采用A4紙張打印或復印，左側裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于保管和查閱。3.對于破損的文件材料，應進行修復或復制后再歸檔。4.電子文件應與紙質文件同步歸檔，電子文件應采用通用格式存儲，并確保其真實性、完整性和可讀性。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔時間1.工程前期文件應在項目立項后及時歸檔。2.施工過程文件應隨工程進度同步歸檔，每月定期整理移交。3.竣工驗收文件應在項目竣工驗收合格后一個月內歸檔。4.設施維護文件應在每次維護、維修、檢測工作完成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.項目建設部門或相關責任部門按照檔案整理要求，對收集的文件材料進行分類、編號、裝訂，形成檔案案卷。2.填寫檔案移交清單，詳細注明檔案案卷的名稱、數(shù)量、日期等信息。3.將檔案案卷及移交清單一并移交檔案管理部門，檔案管理部門核對無誤后，在移交清單上簽字確認，并將檔案案卷存入檔案庫房。（三）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.對檔案應進行定期檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案應定期進行備份，備份介質應異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內部各部門因工作需要查閱消防工程檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應根據(jù)申請內容，提供相應的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案資料的安全和完整。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損，如需摘錄或復制檔案內容，應經檔案管理部門同意。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱消防工程檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案資料，不得轉借他人，不得擅自帶出公司，如遇特殊情況需要帶出公司的，應經檔案管理部門負責人批準，并辦理相關登記手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應認真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對消防工程檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。2.根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、項目建設部門負責人、相關專業(yè)技術人員等組成，負責對檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷其保存價值。2.參考國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合公司實際情況，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經檔案管理部