PAGE廣西地礦局檔案制度一、總則（一）目的為加強廣西地礦局檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在地質(zhì)礦產(chǎn)勘查、開發(fā)、科研及管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于廣西地礦局機關(guān)各部門、直屬單位及其所屬各部門在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則廣西地礦局檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化和科學(xué)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映地質(zhì)礦產(chǎn)工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集、整理和保存各類檔案，確保檔案的完整性，避免遺漏重要信息。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行保密管理。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門廣西地礦局設(shè)立專門的檔案管理部門，負責全局檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.對檔案進行鑒定、保管期限劃分和銷毀工作。3.做好檔案的借閱、查閱、利用登記和統(tǒng)計工作。4.負責檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全存放。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理。6.參與檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全局人員的檔案意識。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門文件材料的收集、整理和初步歸檔工作。2.按照檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門移交檔案。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案清查、統(tǒng)計等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.地質(zhì)勘查類檔案：包括地質(zhì)調(diào)查項目立項報告、設(shè)計書、野外工作記錄、測試分析報告、成果報告等。2.礦產(chǎn)開發(fā)類檔案：涵蓋礦山建設(shè)項目可行性研究報告、開發(fā)利用方案、采礦許可證辦理文件、生產(chǎn)經(jīng)營記錄等。3.科研類檔案：包含科研項目申請書、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、學(xué)術(shù)論文等。4.行政管理類檔案：如局機關(guān)各類文件、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)、人事檔案、財務(wù)檔案等。5.其他類檔案：涉及外事活動、教育培訓(xùn)、宣傳報道等方面形成的檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.對收集到的文件材料，應(yīng)進行初步審核，剔除重復(fù)、無效的文件。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、時間、來源等因素進行分類，一般分為地質(zhì)勘查、礦產(chǎn)開發(fā)與管理、科研、行政管理、其他等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況細分若干二級類目。2.編號為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目編制檔案目錄，包括檔號、題名、責任者、日期、頁數(shù)、保管期限等項目，確保目錄信息準確、完整。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，對檔案進行科學(xué)鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家和檔案管理人員組成，負責對檔案的鑒定工作。（三）保管期限劃分1.永久保管凡是反映廣西地礦局主要職能活動和歷史面貌的，對地質(zhì)礦產(chǎn)工作有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管重要的地質(zhì)勘查、礦產(chǎn)開發(fā)、科研等項目檔案以及在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的行政管理檔案，保管期限為30年。3.短期保管一般性的文件材料和在較短時間內(nèi)需要查考利用的檔案，保管期限為10年。（四）鑒定程序1.檔案管理人員對到期檔案進行初步篩選，提出鑒定意見。2.檔案鑒定小組對初步篩選的檔案進行審查，綜合考慮檔案的價值和保管期限，形成鑒定結(jié)論。3.對確定銷毀的檔案，編制銷毀清冊，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。五、檔案的保管（一）庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇安全、干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜的地點。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材架、防蟲藥品等。3.建立庫房管理制度，定期對庫房進行檢查和維護，確保檔案的安全存放。（二）檔案裝具采用符合標準的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲，確保電子檔案的安全和完整。2.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.制定電子檔案的讀取、使用和維護制度，防止電子檔案信息丟失或損壞。六、檔案的利用（一）利用范圍1.為地質(zhì)礦產(chǎn)勘查、開發(fā)、科研等工作提供參考依據(jù)。2.為局機關(guān)行政管理工作提供決策支持。3.滿足社會各界對廣西地礦局檔案信息的查詢需求。（二）利用方式1.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.查閱查閱檔案應(yīng)在檔案查閱室進行，查閱人員應(yīng)遵守查閱室管理制度，不得擅自摘抄、復(fù)制、涂改檔案內(nèi)容。3.出具證明根據(jù)需要，可為有關(guān)單位或個人出具檔案證明。出具證明應(yīng)嚴格按照規(guī)定程序辦理，確保證明內(nèi)容真實、準確。（三）利用登記與統(tǒng)計建立檔案利用登記制度，對檔案的借閱、查閱、出具證明等利用情況進行詳細登記。定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考。七、檔案的保密與安全（一）保密制度1.加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱范圍，嚴禁泄露檔案內(nèi)容。3.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密紀律，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或向無關(guān)人員透露檔案信息。（二）安全制度1.建立檔案安全防范制度，加強檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備。2.定期對檔案進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對火災(zāi)、水災(zāi)、地震等突發(fā)事件，確保檔案安全。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對紙質(zhì)檔案進行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案數(shù)字化存儲要求。2.圖像處理對掃描后的圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，確保圖像清晰、完整。3.數(shù)據(jù)掛接將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)與檔案目錄信息進行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。4.存儲管理將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行定期備份。（三）信息化管理系統(tǒng)建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、檢索、利用、統(tǒng)計等功能的信息化管理。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制廣西地礦局定期對各部門檔案工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.檔案收集、整理、保管、利用等工作的開展情況。2.檔案管理制度的執(zhí)行情況。3.檔案安全防范措施的落實情況。（三）檢查結(jié)果處理對檢查中