PAGE如何寫檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司/組織的管理水平和工作效率，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.真實可靠原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織的各項活動和工作情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用價值。4.安全保密原則：加強檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、準確和完整。2.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，按照檔案管理部門的要求提供相關(guān)資料和信息。3.各部門在工作中形成的檔案，應(yīng)及時整理歸檔，不得擅自留存或銷毀。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案的安全和完整。2.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司/組織的決策和管理提供服務(wù)。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機關(guān)、主管部門頒發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.本公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀要等文件。4.本公司/組織的工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等文件。5.本公司/組織的人事檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等各類專門檔案。6.其他具有保存價值的文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的檔案收集齊全，整理規(guī)范。2.收集的檔案應(yīng)保持文件的原貌，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于重要的文件和資料，應(yīng)同時收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保檔案的完整性。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.檔案整理應(yīng)按照分類標準進行分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等類別。3.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類整理，編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。4.科技檔案應(yīng)按照項目、專業(yè)、階段等進行分類整理，編制項目檔案目錄和卷內(nèi)文件目錄。5.人事檔案應(yīng)按照干部檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整理，建立個人檔案。6.財務(wù)檔案應(yīng)按照會計檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整理，建立會計檔案。7.設(shè)備檔案應(yīng)按照設(shè)備型號、編號等進行分類整理，建立設(shè)備檔案。8.基建檔案應(yīng)按照工程項目、階段等進行分類整理，建立基建檔案。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火（來源：/show/11077734.html）、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施，定期進行檢查和維護。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放，便于查找和利用。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案盒、檔案柜等方式進行保管；對于電子檔案，應(yīng)采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進行保管，并定期進行備份。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案。3.長期保管的檔案是指反映公司/組織一般職能活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案。保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指反映公司/組織局部職能活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案。保管期限為5年以下。（四）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，對檔案的價值進行評估，提出鑒定意見。4.對失去保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準后，予以銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案，須經(jīng)本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表的內(nèi)容，為查閱、借閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好登記工作。3.查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借或帶出檔案管理部門。如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.外單位查閱、借閱檔案，須持單位介紹信，經(jīng)本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱人員應(yīng)按照檔案管理部門的要求進行查閱、借閱，并遵守相關(guān)規(guī)定。（三）利用方式1.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自涂改、標記、抽取、撤換或損壞檔案。2.檔案借閱一般只提供復(fù)印件，如需借閱原件，須經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并注明歸還日期。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案原件，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或丟失。3.檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案的開發(fā)利用工作，通過編寫檔案資料匯編、舉辦檔案展覽等形式，為公司/組織的決策和管理提供服務(wù)。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計工作應(yīng)做到及時、準確、完整，定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。（二）移交工作1.公司/組織內(nèi)部機構(gòu)調(diào)整或人員變動時，應(yīng)及時辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交應(yīng)填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認。移交清單應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。3.檔案管理人員應(yīng)按照檔案移交清單，對移交的檔案進行核對和清點，確保檔案的完整和準確。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化利用。2.通過檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司/組織的決策和管理提供更加便捷、高效的支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司/組織現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.安全保障體系建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)的安全保障體系，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，嚴格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進行操作。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)定期進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)的安全。3.電