PAGE機(jī)關(guān)檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的保管和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。機(jī)關(guān)檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.齊全完整原則。全面收集和整理機(jī)關(guān)在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案內(nèi)容的完整性，反映機(jī)關(guān)工作的全過程。3.分類科學(xué)原則。根據(jù)檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，便于檔案的整理、檢索和利用。4.安全保密原則。采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機(jī)關(guān)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管本機(jī)關(guān)各部門移交的檔案，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等工作，建立健全檔案檢索體系。3.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已到保管期限的檔案提出存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。4.負(fù)責(zé)檔案的開發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具和參考資料，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。5.指導(dǎo)和監(jiān)督本機(jī)關(guān)各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高機(jī)關(guān)檔案管理水平。6.做好檔案庫房的安全管理工作，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工作中形成的文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全完整。2.按照檔案管理要求，定期將整理好的檔案移交綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，配合綜合檔案室做好檔案管理的各項(xiàng)工作。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓檔案，確保檔案的安全和保密。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本機(jī)關(guān)工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本機(jī)關(guān)形成的各種文件材料，包括黨組文件、行政文件、會議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案等。3.本機(jī)關(guān)召開的各類會議形成的文件材料，如會議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。4.本機(jī)關(guān)開展業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的文件材料及相關(guān)記錄，如業(yè)務(wù)報(bào)表、調(diào)查研究報(bào)告、項(xiàng)目文件、技術(shù)資料等。5.本機(jī)關(guān)工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如業(yè)務(wù)成果、獲獎(jiǎng)證書、培訓(xùn)記錄等。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集起來。2.收集的文件材料應(yīng)保持其真實(shí)性和原始性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明出處。4.各部門應(yīng)定期對收集的文件材料進(jìn)行整理，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號，確保文件材料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（三）收集時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年集中整理歸檔，并移交綜合檔案室。2.對于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)收集整理歸檔。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。（二）分類方法1.文書檔案：按照年度機(jī)構(gòu)問題分類法進(jìn)行分類。即先將檔案按年度分開，再按內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，最后在每個(gè)機(jī)構(gòu)下按問題進(jìn)行分類。2.科技檔案：按照項(xiàng)目專業(yè)分類法進(jìn)行分類。即先按項(xiàng)目名稱分類，再在每個(gè)項(xiàng)目下按專業(yè)進(jìn)行分類，如基建檔案可分為工程前期文件、工程設(shè)計(jì)文件、工程施工文件、工程竣工驗(yàn)收文件等。3.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類，分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資任免材料等十大類。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行分類，分為會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會計(jì)資料等四類。（三）編號規(guī)則1.文書檔案：采用年度機(jī)構(gòu)代碼保管期限代碼件號的編號方式。例如：[年度四位數(shù)字][機(jī)構(gòu)代碼兩位數(shù)字][保管期限代碼一位數(shù)字][件號三位數(shù)字]。保管期限代碼分為“1”（永久）、“2”（長期）、“3”（短期）。2.科技檔案：采用項(xiàng)目代碼專業(yè)代碼卷號的編號方式。例如：[項(xiàng)目代碼四位數(shù)字][專業(yè)代碼兩位數(shù)字][卷號三位數(shù)字]。3.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定的編號方法進(jìn)行編號。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會計(jì)檔案管理辦法的編號方法進(jìn)行編號。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.案卷目錄應(yīng)包括案卷號、題名、年度、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)等項(xiàng)目。3.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項(xiàng)目。4.目錄應(yīng)打印或用鋼筆、碳素筆填寫，字跡清晰、工整，不得隨意涂改。五、檔案保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間波動(dòng)，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)修復(fù)或更換。（三）檔案存放1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放于相應(yīng)的檔案柜或檔案架上，便于查找和管理。2.不同年度、不同保管期限、不同門類的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。（四）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定確定保管期限。3.檔案保管期限的劃分應(yīng)準(zhǔn)確、合理，確保檔案的保存價(jià)值得到充分體現(xiàn)。（五）檔案鑒定1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，由綜合檔案室牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對檔案的保管期限、存毀價(jià)值進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本機(jī)關(guān)檔案管理制度進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。3.對已到保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。六、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本機(jī)關(guān)檔案管理制度，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)為本原則。以服務(wù)機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作為宗旨，積極主動(dòng)地為利用者提供檔案信息服務(wù)，滿足利用需求。3.安全保密原則。在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露。（二）利用方式1.查閱利用：利用者可到綜合檔案室查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。綜合檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱服務(wù)工作。2.借閱利用：因工作需要確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印、摘錄、銷毀檔案，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案完整無損。3.出具證明：利用者如需檔案部門出具檔案證明，應(yīng)填寫證明申請表，說明證明用途和內(nèi)容。綜合檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容，如實(shí)出具檔案證明，并加蓋檔案部門印章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、查閱或借閱時(shí)間、檔案名稱、卷號或件號、利用目的、歸還時(shí)間等信息。3.檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查閱和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的機(jī)關(guān)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）數(shù)字化加工1.對具有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄建庫等工作。2.掃描分辨率應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。圖像處理應(yīng)保證圖像的完整性、準(zhǔn)確性和一致性，對掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、拼接等處理。數(shù)據(jù)掛接應(yīng)準(zhǔn)確無誤，將數(shù)字化檔案與相應(yīng)的目錄信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)，便于檢索和利用。（三）信息化管理系統(tǒng)1.選用功能完善、安全可靠的檔案信息化管理系統(tǒng)，滿足檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)需求。2.系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、編研等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化和信息化。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、加密存儲等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)被非法訪問、篡改或泄露。2.定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.建立健全檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對機(jī)關(guān)各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.綜合檔案室負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案管理監(jiān)督檢查工作，制定監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、方法和標(biāo)準(zhǔn)。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集整理、保管利用、信息化管理等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定要求。2.檔案工作責(zé)任制的落實(shí)情況，各部門兼職檔案員的工作是否到位，文件材料的收集、整理和移交是否及時(shí)、完整。3.檔案庫房的安全管理情況，包括消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行，檔案存放是否規(guī)范有序。4.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括數(shù)據(jù)錄入、檢索、利用等功能是否正常，數(shù)據(jù)安全是否得到保障。（三