PAGE檔案庫房管理制度北京一、總則（一）目的為加強公司檔案庫房管理，確保檔案的安全與完整，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案庫房的管理工作，包括各類紙質(zhì)檔案、電子檔案等的存儲、保管和維護。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案信息的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。2.科學管理原則：運用科學的方法和技術(shù)，對檔案進行分類、整理、存儲和保管，提高管理效率。3.方便利用原則：便于檔案的查閱和利用，滿足公司各項工作的需要。二、檔案庫房管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案庫房管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的質(zhì)量。3.負責檔案庫房的日常管理，包括檔案的存儲、保管、借閱、歸還等工作。4.負責檔案管理設(shè)備的維護和管理，確保設(shè)備的正常運行。5.負責檔案信息的安全保密工作，制定安全保密措施，防止檔案信息泄露。6.定期對檔案庫房進行檢查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案庫房管理制度，認真履行崗位職責。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、登記、上架、下架、借閱、歸還等工作。3.負責檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，定期檢查庫房的門窗、消防設(shè)施等，確保庫房安全。4.負責檔案管理設(shè)備的操作和維護，定期對設(shè)備進行檢查和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。5.負責檔案信息的保密工作，不得泄露檔案內(nèi)容。6.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、分類、編目等工作。（三）其他部門職責1.各部門負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的完整和準確。2.各部門應積極配合檔案管理部門的工作，按照要求提供檔案利用服務。3.各部門應加強對本部門人員的檔案管理意識教育，確保檔案管理工作的順利開展。三、檔案庫房環(huán)境管理（一）庫房選址1.檔案庫房應選擇在地勢較高、干燥、通風、排水良好的地方，避免靠近水源、火源、污染源等。2.庫房應遠離易燃、易爆、腐蝕性物品存放區(qū)域，確保檔案的安全。（二）庫房建筑1.庫房建筑應符合國家有關(guān)建筑設(shè)計規(guī)范，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應設(shè)置專門的檔案架、柜等存儲設(shè)備，確保檔案存放整齊、有序。3.庫房應設(shè)置通風設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保庫房環(huán)境符合要求。（三）庫房溫濕度管理1.庫房溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。2.應定期對庫房溫濕度進行監(jiān)測和記錄，發(fā)現(xiàn)異常情況及時采取措施調(diào)整。3.可采用空調(diào)、除濕機、加濕器等設(shè)備對庫房溫濕度進行調(diào)節(jié)。（四）庫房清潔衛(wèi)生管理1.應定期對庫房進行清潔衛(wèi)生，保持庫房整潔、干凈。2.清潔衛(wèi)生工作應避免對檔案造成損壞，可采用吸塵器、濕布等工具進行清潔。3.應定期對庫房地面、墻面、天花板等進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時修復。四、檔案存儲管理（一）檔案分類1.檔案應按照門類、年度、保管期限等進行分類，便于管理和查找。2.公司檔案主要分為文書檔案、科技檔案、會計檔案（財務檔案）、人事檔案、業(yè)務檔案等門類。3.文書檔案應按照年度、保管期限進行分類，科技檔案應按照項目、階段進行分類，會計檔案應按照年度、種類進行分類，人事檔案應按照人員類別進行分類，業(yè)務檔案應按照業(yè)務類型進行分類。（二）檔案編號1.檔案應進行編號，以便于識別和管理。2.編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，確保編號的準確性和規(guī)范性。3.文書檔案編號可采用年度+保管期限+流水號的方式，科技檔案編號可采用項目編號+階段編號+流水號的方式，會計檔案編號可采用年度+種類+流水號的方式，人事檔案編號可采用人員編號的方式，業(yè)務檔案編號可采用業(yè)務類型編號+流水號的方式。（三）檔案存儲方式1.檔案應采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行存儲，確保檔案的完整性和可追溯性。2.紙質(zhì)檔案應按照分類、編號順序存放在檔案架、柜中，確保存放整齊、有序。3.電子檔案應存儲在專用的存儲設(shè)備中，如磁盤、磁帶、光盤等，并進行備份存儲，確保數(shù)據(jù)的安全。4.電子檔案應按照分類、編號順序進行命名，便于查找和管理。（四）檔案存儲期限1.檔案的存儲期限應根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定，一般分為短期、中期、長期和永久保存。2.短期檔案存儲期限為15年，中期檔案存儲期限為510年，長期檔案存儲期限為1050年，永久保存檔案為具有重要歷史價值和長期利用價值的檔案。3.檔案存儲期限屆滿后，應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。五、檔案借閱管理（一）借閱申請1.因工作需要借閱檔案的人員，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、用途等信息。2.《檔案借閱申請表》應經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。（二）借閱審批1.檔案管理部門應根據(jù)檔案的密級、重要程度、存儲期限等因素，對借閱申請進行審批。2.對于涉及公司機密、重要商業(yè)秘密等檔案的借閱，應經(jīng)公司領(lǐng)導批準。3.檔案管理部門應在收到借閱申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審批工作，并將審批結(jié)果通知借閱人。（三）借閱登記1.借閱人經(jīng)審批同意后，應到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》。2.《檔案借閱登記表》應注明借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、編號、借閱期限、歸還日期等信息。3.根據(jù)《檔案借閱申請表》和《檔案借閱登記表》，檔案管理人員應將檔案從庫房中取出，交給借閱人。（四）借閱期限1.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向檔案管理部門申請。2.延長借閱期限的申請應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并在《檔案借閱登記表》中注明延長后的借閱期限。（五）檔案歸還1.借閱人應在借閱期限屆滿前將檔案歸還檔案管理部門，辦理歸還登記手續(xù)。2.檔案管理人員應認真核對歸還檔案的名稱、編號、數(shù)量等信息，確保檔案完整無損。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應的責任。（六）借閱限制1.檔案一般不得外借，如有特殊情況需要外借的，應經(jīng)公司領(lǐng)導批準。2.借閱人不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損等。3.借閱人應妥善保管檔案，不得將檔案帶出公司辦公區(qū)域，如需在公司外使用檔案的，應經(jīng)檔案管理部門同意，并在指定地點使用。六、檔案保密管理（一）保密制度1.公司應建立健全檔案保密制度，明確保密責任和保密措施。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。3.公司員工應增強保密意識，不得打聽、傳播檔案內(nèi)容。（二）保密措施1.檔案庫房應設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。2.檔案管理人員應嚴格遵守操作規(guī)程，確保檔案管理設(shè)備的安全。3.對涉及公司機密、重要商業(yè)秘密等檔案，應采取加密存儲、專人保管等措施。4.在檔案查閱、借閱等過程中，應嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（三）保密教育1.公司應定期對員工進行檔案保密教育，提高員工的保密意識。2.檔案保密教育應包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、檔案保密知識等內(nèi)容。3.通過培訓、宣傳等方式，使員工了解檔案保密的重要性，掌握保密技能。（四）保密監(jiān)督檢查1.公司應定期對檔案保密工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.檔案管理部門應定期對檔案庫房進行檢查，確保檔案存儲環(huán)境安全。3.對違反檔案保密制度的行為，應依法依規(guī)進行處理。七、檔案鑒定與銷毀管理（一）鑒定工作1.公司應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的存毀價值。2.檔案鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、價值等因素，對檔案進行全面評估，確定檔案的存毀價值。（二）銷毀審批1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》應經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門審核。3.檔案管理部門應根據(jù)鑒定結(jié)果，對《檔案銷毀申請表》進行審核，并報公司領(lǐng)導批準。（三）銷毀實施1.經(jīng)批準銷毀的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.銷毀檔案可采用焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)刪除等方式，確保檔案信息無法恢復。3.銷毀過程中應安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。（四）銷毀記錄1.檔案管理部門應建立檔案銷毀記錄臺賬，記錄銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。2.檔案銷毀記錄臺賬應保存[X]年，以備查閱。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)1.公司應加強檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務水平。2.檔案信息化建設(shè)應包括檔案管理軟件的選型、開發(fā)、應用，檔案數(shù)字化加工，檔案存儲設(shè)備的更新等工作。3.檔案管理軟件應具備檔案收集、整理、分類、編目、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能，實現(xiàn)檔案管理的自動化和信息化。（二）數(shù)字化加工1.公司應按照國家有關(guān)規(guī)定和行業(yè)標準，對重要檔案進行數(shù)字化加工。2.數(shù)字化加工應包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等工作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.數(shù)字化檔案應進行備份存儲，并建立相應的索引和目錄，便于查找和利用。（三）信息安全1.公司應加強檔案信息化系統(tǒng)的信息安全管理，確保檔案信息的安全。2.信息安全管理應包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、用戶認證等方面的工作，采取防火墻、加密技術(shù)、訪問控制等措施，防止檔案信息泄露。3.檔案管理人員應定期對信息化系統(tǒng)進行維護和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（四）系統(tǒng)維護1.公司應建立檔案信息化系統(tǒng)維護制度，確保系統(tǒng)的正常運行。2.系統(tǒng)維護