PAGE中儲糧檔案制度上墻一、總則（一）目的為加強中儲糧檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中儲糧各級單位及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化和科學化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映公司各項工作的實際情況。3.完整性原則全面收集、整理公司在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司檔案管理制度和實施細則。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.指導、監(jiān)督和檢查公司各部門的檔案管理工作。4.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識。5.負責檔案信息化建設，推進檔案管理現(xiàn)代化。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名檔案兼職管理人員，負責本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的安全和完整。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責檔案的收集、整理、編目、上架、保管等具體工作，確保檔案質(zhì)量。3.積極開展檔案利用工作，為公司各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務。4.定期對檔案進行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。5.參與檔案信息化建設，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案包括公司各類文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。2.業(yè)務管理類檔案涵蓋倉儲管理、購銷調(diào)存、質(zhì)量檢驗、安全生產(chǎn)等業(yè)務活動中形成的文件、記錄、報表等。3.黨群工作類檔案如黨組織建設、工會工作、共青團工作等方面的文件、資料。4.基本建設類檔案包括工程項目的立項、設計、施工、竣工驗收等過程中形成的文件、圖紙、合同等。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對重要文件和具有保存價值的資料，應實行雙套制歸檔，即同時保存紙質(zhì)檔案和電子檔案。3.收集的文件材料應字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，載體應符合耐久性要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為若干類別，如行政管理類、業(yè)務管理類、黨群工作類、基本建設類等，每類再根據(jù)具體情況細分若干二級類目。2.編號對每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號，編號應科學合理、便于記憶和檢索。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，保持整齊美觀。四、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案架、密集架等。（二）保管要求1.按照檔案的類別、保管期限等進行分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。4.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。3.檔案銷毀前，應編制銷毀清冊，經(jīng)公司領導批準后，由專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。4.銷毀清冊應永久保存。五、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領導批準。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他利用情況。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供相應的檔案供其查閱，并做好查閱登記。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人簽字、檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]天，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制利用者如需復制檔案，應填寫復制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員進行復制，并做好復制登記。（三）利用要求1.利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。2.查閱、借閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。3.利用完畢后，利用者應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如有損壞或丟失，應及時報告并追究責任。六、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等，形成電子檔案，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲。2.檔案信息系統(tǒng)建設開發(fā)或選用適合公司檔案管理的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理建立健全檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.定期對檔案信息化數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.加強對檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.公司建立檔案管理監(jiān)督檢查機制，定期對各部門的檔案管理工作進行檢查和評估。2.檔案管理部門負責對公司檔案管理工作進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的開展情況。3.檔案信息化建設情況。4.檔案管理人員的業(yè)務水平和工作責任心。（三）檢查結(jié)果處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.整改完成后，責任部門應提交整