PAGE人事文書檔案保密制度一、總則（一）目的為加強公司人事文書檔案的管理，確保人事信息的安全與保密，維護公司的合法權益，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、臨時工、實習生以及因工作需要接觸公司人事文書檔案的外部人員（如合作單位人員、勞務派遣人員等）。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關行業(yè)標準，確保人事文書檔案保密工作合法合規(guī)。2.最小化原則：嚴格限定知悉人事文書檔案內容的人員范圍，僅允許因工作需要的人員接觸必要的檔案信息。3.保密性原則：采取有效措施，防止人事文書檔案信息的泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生。4.責任追究原則：對違反人事文書檔案保密制度的行為，依法依規(guī)追究相關人員的責任。二、人事文書檔案的范圍與分類（一）范圍1.員工個人基本信息檔案，包括身份證復印件、學歷證書、學位證書、入職申請表、勞動合同等。2.員工薪酬福利檔案，如工資單、獎金發(fā)放記錄、社保繳納明細、公積金繳納記錄等。3.員工考勤檔案，包括考勤記錄、請假條、加班申請等。4.員工培訓與發(fā)展檔案，如培訓記錄、考核成績、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等。5.員工績效考核檔案，包括考核指標、考核結果、績效面談記錄等。6.員工獎懲檔案，如獎勵通知、處罰決定等。7.員工離職檔案，包括離職申請表、離職面談記錄、離職手續(xù)辦理情況等。8.其他與員工人事相關的文件、資料、記錄等。（二）分類1.紙質檔案：以紙質形式保存的人事文書檔案，如員工入職登記表、勞動合同、離職證明等。2.電子檔案：存儲在電子設備（如計算機硬盤、服務器、光盤等）中的人事文書檔案，如電子文檔、數據庫記錄等。三、保密措施（一）檔案存儲與保管1.紙質檔案設立專門的人事檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設施。檔案應分類存放，按照員工姓名或工號順序排列，便于查找和管理。建立檔案借閱登記制度，詳細記錄借閱日期、借閱人姓名、借閱檔案名稱及歸還日期等信息。定期對紙質檔案進行清查核對，確保檔案的完整性和準確性。2.電子檔案采用安全可靠的服務器存儲人事電子檔案，設置防火墻和入侵檢測系統，防止外部非法入侵。對電子檔案進行加密處理，確保數據在傳輸和存儲過程中的安全性。建立電子檔案備份制度，定期將電子檔案備份至多種存儲介質，并分別存儲在不同地點。嚴格控制電子檔案的訪問權限，根據員工的工作職責和權限，設置不同的訪問級別，只有經過授權的人員才能訪問相應的檔案信息。（二）檔案查閱與借閱1.查閱因工作需要查閱人事文書檔案的，應填寫《人事檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱內容等。申請表經所在部門負責人簽字同意后，提交至人力資源部門審核。人力資源部門審核通過后，指定專人陪同查閱，并在查閱現場進行監(jiān)督。查閱人員只能查閱與工作相關的檔案內容，不得擅自摘抄、復制、拍照等。查閱完畢后，查閱人員應在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認，歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性。2.借閱因特殊原因需要借閱人事文書檔案的，除填寫《人事檔案查閱申請表》外，還需經人力資源部門負責人批準。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管所借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并追究借閱人員的責任。（三）檔案傳遞與交接1.內部傳遞在公司內部各部門之間傳遞人事文書檔案時，應填寫《人事檔案傳遞登記表》，詳細記錄傳遞日期、傳遞部門、接收部門、檔案名稱及份數等信息。傳遞過程中，應確保檔案的安全和完整，避免檔案丟失或損壞。接收部門收到檔案后，應在登記表上簽字確認。2.與外部單位交接與外部單位（如合作單位、政府部門等）交接人事文書檔案時，應簽訂保密協議，明確雙方的權利和義務，確保檔案信息的安全。交接過程中，應嚴格按照協議規(guī)定的程序和方式進行，填寫詳細的交接清單，雙方簽字確認。（四）檔案銷毀1.定期清理人力資源部門應定期對人事文書檔案進行清理，確定哪些檔案已經失去保存價值，需要進行銷毀。清理工作應遵循相關法律法規(guī)和公司規(guī)定，確保銷毀檔案的合法性和合規(guī)性。2.銷毀程序對于需要銷毀的人事文書檔案，應填寫《人事檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀檔案的名稱、數量、銷毀原因等。申請表經人力資源部門負責人審核、公司領導批準后，方可進行銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程徹底、無誤。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《人事檔案銷毀登記表》上簽字確認。電子檔案的銷毀應采用專業(yè)的數據擦除工具，確保數據無法恢復。銷毀后的存儲介質應進行物理破壞，防止數據泄露。四、人員管理（一）員工培訓1.公司定期組織員工參加人事文書檔案保密知識培訓，提高員工的保密意識和技能。2.培訓內容包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、人事文書檔案管理規(guī)定等。3.新員工入職時，應進行專門的保密培訓，使其了解公司人事文書檔案保密制度的重要性和相關要求。（二）人員審查與監(jiān)督1.對涉及人事文書檔案管理的工作人員進行嚴格的背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和保密意識。2.加強對工作人員的日常監(jiān)督，定期檢查其工作情況，發(fā)現問題及時糾正。3.對違反人事文書檔案保密制度的工作人員，視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、辭退等，并追究其法律責任。（三）保密承諾1.公司與員工簽訂保密協議，明確員工在人事文書檔案保密方面的責任和義務。2.員工應在入職時簽署保密承諾書，承諾遵守公司人事文書檔案保密制度，保守公司機密信息。3.保密承諾書應包括保密范圍、保密期限、違約責任等內容。五、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設立保密工作領導小組，負責對人事文書檔案保密制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.領導小組定期召開會議，研究解決保密工作中存在的問題，部署保密工作任務。3.人力資源部門作為人事文書檔案管理的職能部門，應定期對檔案管理工作進行自查自糾，及時發(fā)現和整改存在的問題。（二）檢查內容與方式1.檢查內容檔案存儲與保管情況，包括庫房設施、檔案分類存放、借閱登記等。檔案查閱與借閱管理情況，包括申請表填寫、審批流程、查閱現場監(jiān)督等。檔案傳遞與交接情況，包括登記表填寫、交接清單、保密協議簽訂等。檔案銷毀情況，包括申請表審批、銷毀程序、監(jiān)銷記錄等。人員管理情況，包括培訓記錄、人員審查、監(jiān)督檢查等。2.檢查方式定期檢查：每[X]年對人事文書檔案保密制度的執(zhí)行情況進行一次全面檢查。不定期抽查：根據工作需要，隨時對檔案管理工作的某個環(huán)節(jié)或某個部門進行抽查。專項檢查：針對保密工作中的突出問題或重要事項，開展專項檢查。（三）問題整改與反饋1.對檢查中發(fā)現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門應制定詳細的整改措施，明確整改責任人，確保問題得到有效解決。3.整改完成后，責任部門應向保密工作領導小組提交整改報告，說明整改情況和整改結果。4.保密工作領導小組對整改情況進行跟蹤復查，確保問題徹底整改到位。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經授權查閱、借閱人事文書檔案。2.擅自摘抄、復制、拍照人事文書檔案內容。3.泄露人事文書檔案信息給無關人員。4.未按規(guī)定程序進行檔案傳遞、交接或銷毀。5.違反檔案存儲與保管規(guī)定，導致檔案損壞、丟失。6.其他違反人事文書檔案保密制度的行為。（二）處理措施1.對于輕微違規(guī)行為，給予警告處分，并責令其立即改正。2.對于一般違規(guī)行為，給予罰款、降職、降薪等處分，并在公司內部