PAGE材料室檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司材料室和檔案室的管理，確保材料和檔案的安全、完整與有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及材料室和檔案室管理的部門及人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：材料室和檔案室的管理工作應(yīng)實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，確保各類材料和檔案的有序存放與管理。2.安全保密原則：嚴(yán)格保障材料和檔案的安全，防止泄露、損壞和丟失，對涉及公司機(jī)密的材料和檔案采取嚴(yán)格的保密措施。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，應(yīng)充分考慮公司各部門對材料和檔案的利用需求，提供便捷的查詢和借閱服務(wù)。二、材料室管理（一）材料室設(shè)置與布局1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，合理設(shè)置材料室的位置，確保交通便利，便于材料的搬運和取用。2.材料室內(nèi)應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如存儲區(qū)、整理區(qū)、發(fā)放區(qū)等，各區(qū)域應(yīng)標(biāo)識清晰，便于管理和操作。3.存儲區(qū)應(yīng)根據(jù)材料的類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，以便快速查找。（二）材料入庫管理1.采購部門應(yīng)在材料到貨前通知材料室管理人員，以便做好接收準(zhǔn)備。2.材料到貨時，管理人員應(yīng)會同采購人員、質(zhì)量檢驗人員等共同對材料進(jìn)行驗收，檢查材料的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等是否符合采購合同要求。3.驗收合格的材料應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、入庫日期等信息，并由驗收人員、采購人員和管理人員簽字確認(rèn)。4.對于驗收不合格的材料，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退貨或換貨手續(xù)，并做好記錄。（三）材料存儲管理1.材料應(yīng)按照分類存放的原則進(jìn)行存儲，不得隨意堆放，確保存儲環(huán)境整潔、通風(fēng)良好，防止材料受潮、生銹、變質(zhì)等。2.對于易燃、易爆、有毒等危險材料，應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施，如防火、防爆、防毒等。3.材料室應(yīng)建立庫存臺賬，詳細(xì)記錄材料的出入庫情況，包括材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、出入庫日期、領(lǐng)用部門等信息，確保賬物相符。4.定期對庫存材料進(jìn)行盤點，核對賬物是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因并進(jìn)行處理。盤點結(jié)果應(yīng)形成報告，上報公司領(lǐng)導(dǎo)。（四）材料發(fā)放管理1.各部門因工作需要領(lǐng)用材料時，應(yīng)填寫領(lǐng)料單，注明材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.領(lǐng)料單應(yīng)提交給材料室管理人員，管理人員根據(jù)領(lǐng)料單進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后發(fā)放材料，并在領(lǐng)料單上簽字確認(rèn)。3.對于貴重材料或限量發(fā)放的材料，應(yīng)嚴(yán)格按照審批程序進(jìn)行發(fā)放，確保材料的合理使用。4.材料發(fā)放后，管理人員應(yīng)及時更新庫存臺賬，記錄材料的發(fā)放情況。（五）材料報廢管理1.對于已損壞、過期、變質(zhì)等無法繼續(xù)使用的材料，可以申請報廢處理。2.報廢材料的申請應(yīng)由使用部門填寫報廢申請單，注明材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、報廢原因、報廢日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。3.報廢申請單應(yīng)提交給材料室管理人員，管理人員會同相關(guān)部門對報廢材料進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合報廢條件后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)報廢的材料，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行處理，如出售、銷毀等，并做好記錄。三、檔案室管理（一）檔案室設(shè)置與設(shè)施1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保存。2.檔案室應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、檔案柜、裝訂機(jī)等，以便進(jìn)行檔案的整理、編目、查詢、借閱等工作。3.檔案室應(yīng)設(shè)置檔案整理區(qū)、檔案存儲區(qū)、檔案查閱區(qū)等功能區(qū)域，各區(qū)域應(yīng)合理布局，便于管理和操作。（二）檔案收集與整理1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保本部門產(chǎn)生的各類檔案及時、完整地收集到檔案室。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的文件，確保檔案的質(zhì)量。3.檔案室管理人員應(yīng)對收集到的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理，按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類、編號、編目，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于查詢和利用。4.檔案整理過程中，應(yīng)注意保持檔案的原始面貌，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。（三）檔案存儲管理1.檔案應(yīng)按照分類存放的原則進(jìn)行存儲，不同類型的檔案應(yīng)存放在不同的檔案柜中，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌。2.對于重要檔案和機(jī)密檔案，應(yīng)采取特殊的存儲措施，如加密存儲、異地備份等，確保檔案的安全。3.檔案室應(yīng)建立檔案存儲臺賬，詳細(xì)記錄檔案的存放位置、數(shù)量、保管期限等信息，便于查找和管理。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、安全性、存儲環(huán)境等。（四）檔案查閱與借閱管理1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、查閱目的、查閱日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.查閱申請表應(yīng)提交給檔案室管理人員，管理人員根據(jù)申請表進(jìn)行核對，確認(rèn)符合查閱條件后，安排查閱地點，并提供必要的協(xié)助。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)遵守檔案室的規(guī)章制度，不得擅自涂改、復(fù)印、拍照、損毀檔案。如需復(fù)印或拍照，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.公司外部人員因特殊原因需要查閱檔案時，應(yīng)提前向公司提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。5.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如有遺失或損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（五）檔案鑒定與銷毀管理1.檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、重要程度等因素，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由公司檔案鑒定小組負(fù)責(zé)，鑒定小組應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。3.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因、銷毀日期等信息，并經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字批準(zhǔn)。4.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。5.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清單歸檔保存，以備查考。四、人員職責(zé)（一）材料室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)材料室的日常管理工作，包括材料的入庫、存儲、發(fā)放、報廢等環(huán)節(jié)的管理。2.建立和維護(hù)材料庫存臺賬，確保賬物相符。3.定期對庫存材料進(jìn)行盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題。4.協(xié)助采購部門做好材料的采購工作，提供相關(guān)的技術(shù)支持和質(zhì)量要求。5.負(fù)責(zé)材料室的安全管理工作，確保材料的安全存放和使用。（二）檔案室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案室的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、存儲、查閱、借閱、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的管理。2.建立和維護(hù)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檔案的查詢和利用。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。4.協(xié)助公司各部門做好檔案的整理和歸檔工作，提供相關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。5.負(fù)責(zé)檔案室的安全保密工作，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。（三）各部門檔案收集人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的文件。3.將整理好的檔案及時移交檔案室，并辦理交接手續(xù)。五、監(jiān)督與檢查（一）公司應(yīng)建立健全材料室和檔案室管理的監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對材料室和檔案室的管理工作進(jìn)行檢查和評估。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容包括材