PAGE印發(fā)文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織文件檔案管理，確保文件檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性和安全性，提高文件檔案的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在工作中形成的各類文件檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的文件檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責。2.真實性原則：文件檔案應如實反映公司/組織的各項活動和工作情況。3.完整性原則：確保文件檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.準確性原則：文件檔案的內(nèi)容應準確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。5.保密性原則：對涉及公司/組織機密的文件檔案，應嚴格保密，防止泄露。6.便于利用原則：文件檔案的管理應便于查找、借閱和使用，提高工作效率。二、文件檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關文件檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司/組織的文件檔案管理制度。2.負責公司/組織各類文件檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對文件檔案進行清查、核對，確保文件檔案的安全和完整。4.開展文件檔案管理的培訓和宣傳工作，提高員工的文件檔案管理意識。5.對違反文件檔案管理制度的行為進行糾正和處理。（二）各部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負責本部門文件材料的管理，確保文件材料的及時收集和妥善保管。3.配合檔案管理部門做好文件檔案的整理、歸檔和利用工作。（三）文件檔案管理人員職責1.認真履行崗位職責，嚴格遵守文件檔案管理制度。2.負責文件檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.做好文件檔案的借閱登記和歸還工作，確保文件檔案的安全。4.定期對文件檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.積極為公司/組織的各項工作提供文件檔案利用服務。三、文件管理（一）文件的分類1.行政文件：包括公司/組織的決議、決定、通知、通報、報告、請示、批復等。2.業(yè)務文件：涉及公司/組織各項業(yè)務活動的文件，如合同、協(xié)議、計劃、方案、報表等。3.技術文件：與公司/組織技術研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制等相關的文件，如設計圖紙、技術標準、操作規(guī)程等。4.人事文件：關于員工招聘、培訓、考核、晉升、獎懲等方面的文件。5.財務文件：公司/組織的財務預算、決算、報表、審計報告等文件。（二）文件的起草與審核1.文件起草部門應根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的格式和要求起草文件。2.文件起草完成后，應經(jīng)部門負責人審核，確保文件內(nèi)容準確、規(guī)范、可行。3.涉及多個部門的文件，應經(jīng)相關部門會簽后，再提交審核。（三）文件的簽發(fā)1.一般性文件由部門負責人簽發(fā)。2.重要文件由公司/組織領導簽發(fā)。3.文件簽發(fā)后，應及時印發(fā)，并按照規(guī)定的范圍進行發(fā)放。（四）文件的印發(fā)與發(fā)放1.文件印發(fā)部門應按照文件簽發(fā)意見，進行排版、校對、印刷等工作。2.文件印刷完成后，應進行清點、登記，并按照規(guī)定的范圍和方式發(fā)放給相關部門和人員。3.文件發(fā)放應填寫發(fā)放登記表，注明文件名稱、文號、發(fā)放時間、發(fā)放對象等信息。（五）文件的傳閱1.文件傳閱應按照規(guī)定的順序進行，確保文件及時、準確地傳達到相關人員。2.傳閱文件應填寫傳閱登記表，注明傳閱時間、傳閱人等信息。3.傳閱人應在規(guī)定時間內(nèi)將文件閱畢，并簽字確認。（六）文件的保管1.文件承辦部門應指定專人負責文件的臨時保管，確保文件的安全和完整。2.文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件整理歸檔，移交檔案管理部門。3.檔案管理部門應按照文件的分類和編號，對文件進行妥善保管，建立健全文件檔案保管制度。（七）文件的清理與銷毀1.檔案管理部門應定期對文件檔案進行清理，對已失去保存價值的文件進行鑒定和銷毀。2.文件銷毀應填寫銷毀登記表，注明文件名稱、文號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。3.文件銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，確保文件信息無法恢復。四、檔案管理（一）檔案的收集1.檔案管理部門應定期向各部門收集應歸檔的文件材料，并進行催交。2.各部門應按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的文件材料整理歸檔，移交檔案管理部門。3.對重要活動、重大項目等形成的文件材料，檔案管理部門應提前介入，及時收集歸檔。（二）檔案的整理1.檔案管理部門應按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進行分類整理。2.對每份文件材料應進行編號、編目、裝訂等處理，確保文件材料的整齊規(guī)范。（三）檔案的歸檔1.整理好的文件材料應及時歸檔，按照檔案保管期限和分類順序進行排列上架。2.檔案管理部門應建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，對檔案的基本信息進行錄入和管理，方便查詢和利用。（四）檔案的保管1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜架、溫濕度控制設備、防火防盜設備等。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.對重要檔案應采取備份存儲等措施，防止檔案損壞或丟失。（五）檔案的借閱1.因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、文號、借閱時間、借閱用途等信息。2.借閱申請表應經(jīng)部門負責人或公司/組織領導批準后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門應對借閱檔案的人員進行登記，并要求借閱人簽字確認。4.借閱人應在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復印、泄露檔案內(nèi)容。（六）檔案的查閱1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.檔案管理部門應安排專人負責查閱服務，為查閱人員提供必要的幫助。（七）檔案的統(tǒng)計與鑒定1.檔案管理部門應定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，編制檔案統(tǒng)計報表。2.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。五、電子文件與檔案管理（一）電子文件的形成與收集1.各部門應按照電子文件管理的要求，及時將工作中形成的電子文件收集整理，移交檔案管理部門。2.電子文件應采用通用的格式進行存儲，確保文件的可讀性和可利用性。（二）電子文件的整理與歸檔1.檔案管理部門應按照電子文件分類方案，對收集到的電子文件進行分類整理。2.對每份電子文件應進行編號、編目、存儲等處理，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫。（三）電子檔案的保管1.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行備份存儲。2.電子檔案存儲設備應定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。3.電子檔案應設置必要的訪問權限，防止未經(jīng)授權的訪問和修改。（四）電子文件與檔案的利用1.電子文件與檔案的利用應遵循本制度關于文件檔案利用的相關規(guī)定。2.利用電子文件與檔案應使用合法的軟件和設備，確保文件的正常讀取和使用。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制公司/組織應建立文件檔案管理監(jiān)督檢查機制，定期對各部門的文件檔案管理工作進行檢查和評估。（二）檢查內(nèi)容與方式1.檢查內(nèi)容包括文件檔案管理制度的執(zhí)行情況、文件檔案的收集整理歸檔情況、文件檔案的保管利用情況等。2.檢查方式可采用定期檢查、不定期抽查、專項檢查等。