PAGE項(xiàng)目甲方檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)項(xiàng)目甲方檔案管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于項(xiàng)目的順利開(kāi)展、驗(yàn)收、維護(hù)以及后續(xù)查閱利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司作為項(xiàng)目甲方所參與的各類工程項(xiàng)目、科研項(xiàng)目、合作項(xiàng)目等涉及的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則項(xiàng)目檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.全程同步管理原則檔案管理工作應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)、科研、合作等各項(xiàng)工作同步進(jìn)行，從項(xiàng)目啟動(dòng)開(kāi)始，直至項(xiàng)目結(jié)束后的檔案整理歸檔，全過(guò)程跟蹤管理。3.真實(shí)性與完整性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映項(xiàng)目實(shí)際情況，全面收集項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則對(duì)于涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司項(xiàng)目甲方檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)項(xiàng)目各參與部門的檔案收集、整理、歸檔工作，提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。3.集中保管項(xiàng)目檔案，建立檔案檢索系統(tǒng)，確保檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。4.定期對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，對(duì)到期檔案進(jìn)行處置。5.參與項(xiàng)目驗(yàn)收工作，審核項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目的檔案管理工作，明確項(xiàng)目各階段檔案管理的責(zé)任人。2.監(jiān)督項(xiàng)目各參與部門及時(shí)收集、整理項(xiàng)目文件資料，確保檔案的真實(shí)、完整。3.協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，配合檔案管理部門做好檔案的歸檔和驗(yàn)收工作。（三）項(xiàng)目各參與部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生文件資料的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交檔案管理部門。2.按照檔案管理部門的要求，規(guī)范文件資料的形成、積累和保管，確保檔案質(zhì)量。3.配合檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的整理、歸檔、驗(yàn)收等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件等。2.項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程文件項(xiàng)目招投標(biāo)文件，如招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告等。項(xiàng)目合同文件，包括與供應(yīng)商、承包商簽訂的各類合同及其補(bǔ)充協(xié)議。項(xiàng)目會(huì)議文件，如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、推進(jìn)會(huì)等會(huì)議紀(jì)要。項(xiàng)目技術(shù)文件，如設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底記錄等。項(xiàng)目質(zhì)量控制文件，如質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量驗(yàn)收記錄、質(zhì)量問(wèn)題處理文件等。項(xiàng)目進(jìn)度文件，如項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表、進(jìn)度調(diào)整記錄等。項(xiàng)目安全管理文件，如安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故處理文件等。項(xiàng)目成本控制文件，如預(yù)算文件、費(fèi)用報(bào)銷憑證、成本核算報(bào)表等。項(xiàng)目變更文件，如變更申請(qǐng)、變更審批文件、變更后的相關(guān)文件等。3.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書(shū)、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。4.項(xiàng)目后期文件如項(xiàng)目后評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目效益分析報(bào)告、檔案利用記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范。（四）整理方法1.按照項(xiàng)目階段和文件類別進(jìn)行分類，如分為前期文件、實(shí)施過(guò)程文件、竣工驗(yàn)收文件、后期文件等大類，每大類下再細(xì)分若干小類。2.對(duì)每一份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和查找。3.按照分類和編號(hào)順序，將文件資料進(jìn)行組卷，每卷厚度適中，一般不超過(guò)2cm。4.編制卷內(nèi)文件目錄，目錄應(yīng)包含文件編號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)等內(nèi)容。5.填寫備考表，注明卷內(nèi)文件的缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。6.裝訂成冊(cè)，采用線裝或膠裝方式，確保文件牢固、整齊。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.項(xiàng)目各參與部門在文件資料整理完畢后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)通知移交部門進(jìn)行整改。3.審核無(wú)誤后，檔案管理部門在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，雙方各執(zhí)一份。檔案管理部門將檔案進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。（二）保管期限1.項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目合同、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等重要文件。長(zhǎng)期保管的檔案期限為1050年，如項(xiàng)目技術(shù)文件、質(zhì)量控制文件、進(jìn)度文件等。短期保管的檔案期限為5年以下，如項(xiàng)目成本控制文件中的一般性費(fèi)用報(bào)銷憑證等。2.保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和項(xiàng)目實(shí)際情況進(jìn)行綜合判斷。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，并建立檔案存放位置索引，便于查找。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并異地存放。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、存儲(chǔ)、檢索和利用。（四）檔案保管期限的調(diào)整與鑒定1.定期對(duì)已歸檔的檔案進(jìn)行保管期限的調(diào)整和鑒定工作，一般每5年進(jìn)行一次。2.由檔案管理部門牽頭，組織項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查。3.根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值和歷史意義，確定檔案的保管期限是否需要調(diào)整。對(duì)于失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。4.鑒定工作應(yīng)形成鑒定報(bào)告，記錄鑒定過(guò)程和結(jié)果，并存檔備查。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要可查閱、利用項(xiàng)目檔案。涉及項(xiàng)目外部單位查閱檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱紙質(zhì)檔案，利用者應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行查閱，并填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用。3.查閱電子檔案，利用者應(yīng)通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行查閱，如需下載，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限、借閱人等信息，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)15個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完整、有無(wú)損壞等情況。如無(wú)問(wèn)題，在借閱申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，明確保密責(zé)任人。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾保守檔案機(jī)密。3.在檔案查閱、利用過(guò)程中，嚴(yán)格控制知悉范圍，對(duì)涉及敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密、屏蔽等措施，防止信息泄露。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)備等的安全檢查和維護(hù)。2.配備必要的消防、防盜、防蟲(chóng)、防潮等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。七、檔案管理的信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立高效、便捷、安全的項(xiàng)目甲方檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理、在線查閱利用、遠(yuǎn)程傳輸共享等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能支持將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，包括文件的基本信息、內(nèi)容摘要、元數(shù)據(jù)等，確保錄入信息的準(zhǔn)確、完整。2.檔案檢索功能提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、文號(hào)、責(zé)任者等進(jìn)行檢索，方便快速查找所需檔案。3.檔案借閱管理功能實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，實(shí)時(shí)跟蹤檔案借閱情況。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析功能對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能設(shè)置用戶權(quán)限管理，對(duì)不同用戶的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息的安全。同時(shí)，具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密等安全措施。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。