PAGE志愿服工作檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織志愿服務(wù)工作的規(guī)范化管理，全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地記錄志愿服務(wù)活動(dòng)信息，提高志愿服務(wù)工作的質(zhì)量和效率，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部所有參與志愿服務(wù)活動(dòng)的個(gè)人及團(tuán)隊(duì)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案記錄應(yīng)如實(shí)反映志愿服務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋志愿服務(wù)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括活動(dòng)策劃、組織實(shí)施、志愿者招募與管理、活動(dòng)總結(jié)等，保證檔案資料的全面性。3.保密性原則：對(duì)涉及志愿者個(gè)人隱私及活動(dòng)相關(guān)敏感信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)等應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)范，便于查閱和管理。二、檔案內(nèi)容（一）志愿者個(gè)人檔案1.基本信息姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、身份證號(hào)碼等。工作單位、職務(wù)、所在部門(mén)等。志愿服務(wù)意向領(lǐng)域、特長(zhǎng)技能等。2.志愿服務(wù)記錄參與志愿服務(wù)活動(dòng)的項(xiàng)目名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、服務(wù)內(nèi)容及時(shí)長(zhǎng)。每次活動(dòng)的表現(xiàn)評(píng)價(jià)，包括服務(wù)態(tài)度、工作能力、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面的評(píng)語(yǔ)及得分。獲得的志愿服務(wù)表彰、獎(jiǎng)勵(lì)情況。3.培訓(xùn)記錄參加志愿服務(wù)相關(guān)培訓(xùn)的課程名稱(chēng)、時(shí)間、培訓(xùn)單位。培訓(xùn)內(nèi)容摘要及個(gè)人學(xué)習(xí)收獲。4.其他相關(guān)材料志愿者個(gè)人提交的志愿服務(wù)心得、感悟等。與志愿服務(wù)相關(guān)的特殊經(jīng)歷或證明材料。（二）志愿服務(wù)活動(dòng)項(xiàng)目檔案1.活動(dòng)策劃資料活動(dòng)策劃書(shū)，包括活動(dòng)背景、目標(biāo)、時(shí)間安排、參與人員、活動(dòng)流程、預(yù)算等。活動(dòng)可行性分析報(bào)告，對(duì)活動(dòng)實(shí)施的必要性、可行性、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估及應(yīng)對(duì)措施等進(jìn)行闡述?；顒?dòng)相關(guān)的上級(jí)批示、會(huì)議紀(jì)要等文件。2.活動(dòng)組織實(shí)施資料志愿者招募通知、報(bào)名登記表、篩選過(guò)程記錄?；顒?dòng)現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻資料，記錄活動(dòng)開(kāi)展的實(shí)際情況?；顒?dòng)期間的工作安排、任務(wù)分配記錄，以及志愿者簽到表、考勤記錄。活動(dòng)過(guò)程中的突發(fā)事件處理記錄，包括事件描述、處理措施及結(jié)果。3.活動(dòng)總結(jié)資料活動(dòng)總結(jié)報(bào)告，對(duì)活動(dòng)的完成情況、目標(biāo)達(dá)成度、社會(huì)效益、存在問(wèn)題及改進(jìn)建議等進(jìn)行全面總結(jié)。活動(dòng)效果評(píng)估資料，如服務(wù)對(duì)象滿(mǎn)意度調(diào)查結(jié)果、第三方評(píng)估報(bào)告等。活動(dòng)經(jīng)費(fèi)決算報(bào)告，詳細(xì)列出活動(dòng)實(shí)際支出情況，并與預(yù)算進(jìn)行對(duì)比分析。4.其他相關(guān)資料活動(dòng)相關(guān)的媒體報(bào)道、宣傳資料，包括新聞稿件、海報(bào)、宣傳單頁(yè)等。活動(dòng)過(guò)程中收到的捐贈(zèng)物資清單、使用記錄及捐贈(zèng)方信息。三、檔案管理職責(zé)（一）公司/組織志愿服務(wù)管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善志愿服務(wù)工作檔案制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)及志愿者團(tuán)隊(duì)做好檔案資料的收集、整理、歸檔工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、審核，確保檔案資料的質(zhì)量和完整性。4.負(fù)責(zé)檔案的存儲(chǔ)、保管和查閱服務(wù)，按照規(guī)定為相關(guān)部門(mén)和人員提供檔案信息。（二）各部門(mén)及志愿者團(tuán)隊(duì)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)及團(tuán)隊(duì)參與志愿服務(wù)活動(dòng)檔案資料的收集、整理，并及時(shí)提交給公司/組織志愿服務(wù)管理部門(mén)。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.配合公司/組織志愿服務(wù)管理部門(mén)做好檔案的審核、歸檔及其他相關(guān)工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等工作，確保檔案整齊規(guī)范。2.按照檔案管理制度要求，及時(shí)將各類(lèi)檔案資料歸檔入庫(kù)，并做好存儲(chǔ)保管工作，防止檔案損壞、丟失。3.建立檔案查閱登記制度，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案查閱手續(xù)，對(duì)查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.檔案資料應(yīng)按照類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，同一類(lèi)別的資料應(yīng)集中放置。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和查找。3.去除檔案資料中的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等，確保檔案保存安全。4.對(duì)破損、褪色的檔案資料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案內(nèi)容清晰可讀。（二）歸檔流程1.各部門(mén)及志愿者團(tuán)隊(duì)在志愿服務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案資料提交給公司/組織志愿服務(wù)管理部門(mén)。2.志愿服務(wù)管理部門(mén)對(duì)提交的檔案資料進(jìn)行審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對(duì)不符合要求的資料，及時(shí)反饋給提交部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.審核通過(guò)的檔案資料，由檔案管理人員按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)，并裝訂成冊(cè)。4.將裝訂好的檔案資料存入專(zhuān)門(mén)的檔案柜或檔案存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立檔案目錄索引，便于快速查找和檢索。五、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，按照檔案類(lèi)別和編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或其他安全的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案一致的分類(lèi)和編號(hào)方式進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)性。（二）保管環(huán)境1.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。3.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理可能影響檔案安全的問(wèn)題。（三）保管期限1.志愿者個(gè)人檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存，直至志愿者不再參與公司/組織的志愿服務(wù)活動(dòng)。2.志愿服務(wù)活動(dòng)項(xiàng)目檔案根據(jù)活動(dòng)性質(zhì)和重要程度確定保管期限，一般重要活動(dòng)項(xiàng)目檔案保管期限為[X]年；一般性活動(dòng)項(xiàng)目檔案保管期限為[X]年。保管期限屆滿(mǎn)后，經(jīng)公司/組織志愿服務(wù)管理部門(mén)審核批準(zhǔn)，可進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱志愿服務(wù)工作檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給公司/組織志愿服務(wù)管理部門(mén)。2.志愿服務(wù)管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后由檔案管理人員提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記記錄。查閱登記記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門(mén)、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)長(zhǎng)等信息。3.涉及志愿者個(gè)人隱私或敏感信息的檔案資料，未經(jīng)志愿者本人書(shū)面同意，不得查閱。（二）查閱方式1.紙質(zhì)檔案查閱應(yīng)在檔案管理人員指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.電子檔案查閱應(yīng)在公司/組織指定的計(jì)算機(jī)設(shè)備上進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)協(xié)助查閱人員進(jìn)行操作，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自對(duì)電子檔案進(jìn)行修改、刪除等操作。（三）檔案利用1.公司/組織內(nèi)部人員可根據(jù)檔案資料進(jìn)行志愿服務(wù)工作的總結(jié)分析、經(jīng)驗(yàn)借鑒、活動(dòng)策劃等工作，但不得將檔案資料用于商業(yè)目的或其他非法用途。2.如需對(duì)外提供志愿服務(wù)工作檔案資料，應(yīng)按照公司/組織相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并確保檔案資料的使用符合法律法規(guī)和公司/組織的利益。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。3.在檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所設(shè)置保密標(biāo)識(shí)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。4.對(duì)涉及志愿者個(gè)人隱私及活動(dòng)相關(guān)敏感信息的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人管理等措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、門(mén)禁系統(tǒng)等，確保檔案安全。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。3.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，對(duì)可能發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件進(jìn)行預(yù)防和應(yīng)對(duì)，確保在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)能夠迅速采取措施，保護(hù)檔案安全。八、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.檔案保管期限屆滿(mǎn)，且經(jīng)公司/組織志愿服務(wù)管理部門(mén)審核批準(zhǔn)后，可進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。2.檔案資料因損壞、變質(zhì)等原因無(wú)法繼續(xù)保存的，經(jīng)檔案管理人員核實(shí)并報(bào)志愿服務(wù)管理部門(mén)批準(zhǔn)后，可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.由檔案管理人員填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息，提交給公司/組織志愿服務(wù)管理部門(mén)。2.志愿服務(wù)管理部門(mén)對(duì)銷(xiāo)毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后組織相關(guān)人員對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)。3.對(duì)確認(rèn)需要銷(xiāo)