PAGE學(xué)校檔案庫(kù)房管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案庫(kù)房管理，確保檔案的安全與完整，有效保護(hù)和利用檔案資源，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校檔案庫(kù)房的管理工作，包括各類檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、查閱和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。2.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)和保管，提高管理效率和質(zhì)量。3.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，為檔案利用者提供便捷的服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。二、檔案庫(kù)房管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案庫(kù)房管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、編目、裝訂等工作，確保檔案的質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，包括檔案的存儲(chǔ)、保管、查閱、借閱等工作，確保檔案的安全與完整。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。5.負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、查閱、借閱等工作，確保檔案的安全與完整。3.負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)錄入和更新檔案信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，定期檢查檔案庫(kù)房的設(shè)施設(shè)備，確保檔案庫(kù)房的安全。5.負(fù)責(zé)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)反饋檔案利用效果。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，按照檔案管理部門的要求提供檔案利用服務(wù)。3.各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門檔案的管理，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.學(xué)校各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)收集本部門形成的各類檔案，并定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)收集學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類檔案，確保檔案的齊全完整。3.對(duì)于重要活動(dòng)、重大事件形成的檔案，檔案管理部門應(yīng)提前介入，及時(shí)收集相關(guān)資料，確保檔案的真實(shí)性和完整性。（二）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和本校檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.檔案整理應(yīng)包括檔案的裝訂、編目、裝盒等工作，確保檔案的整齊規(guī)范。四、檔案存儲(chǔ)與保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.學(xué)校應(yīng)根據(jù)檔案管理的需要，建設(shè)符合安全保密要求的檔案庫(kù)房。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全存儲(chǔ)。（二）檔案存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存儲(chǔ)，不同類別的檔案應(yīng)分別存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)按照年度、保管期限等順序排列，同一類檔案應(yīng)按照形成時(shí)間先后順序排列。3.檔案應(yīng)采用檔案密集架進(jìn)行存儲(chǔ)，檔案密集架應(yīng)排列整齊，編號(hào)清晰，便于查找和管理。4.檔案存儲(chǔ)應(yīng)遵循便于保管和利用的原則，合理安排檔案的存儲(chǔ)空間，避免檔案的積壓和浪費(fèi)。（三）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、存儲(chǔ)環(huán)境等。2.檔案管理部門應(yīng)建立檔案保管臺(tái)賬，記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、借閱、歸還等情況，確保檔案的流向清晰。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際情況，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，制定安全管理制度，明確安全責(zé)任，確保檔案庫(kù)房的安全。五、檔案查閱與借閱（一）檔案查閱1.本校教職工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請(qǐng)表》，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、查閱檔案名稱、查閱目的等。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。4.查閱檔案應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、圈劃、污損等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（二）檔案借閱1.本校教職工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)《檔案借閱申請(qǐng)表》和檔案的保管期限，確定借閱期限，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名、借閱檔案名稱、借閱期限、歸還日期等。3.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。4.借閱檔案應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、圈劃、污損等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。5.借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)規(guī)劃1.學(xué)校應(yīng)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和措施，確保檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。2.檔案信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況和檔案管理的需要，結(jié)合國(guó)家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，合理確定檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容和要求。（二）檔案數(shù)字化加工1.學(xué)校應(yīng)按照檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化加工工作。檔案數(shù)字化加工應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)檔案數(shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量。2.檔案數(shù)字化加工應(yīng)包括檔案的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等工作，確保檔案數(shù)字化成果的完整和準(zhǔn)確。3.檔案數(shù)字化加工應(yīng)采用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和軟件系統(tǒng)，提高檔案數(shù)字化加工的效率和質(zhì)量。（三）檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)1.學(xué)校應(yīng)建立檔案信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)具備檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、查閱、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案管理的效率和水平。2.檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)采用安全可靠的技術(shù)架構(gòu)和軟件系統(tǒng)，確保檔案信息的安全與保密。3.檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)建立完善的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（四）檔案信息化管理與利用1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的管理和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)將檔案信息化成果錄入檔案信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和利用。3.本校教職工可通過檔案信息化系統(tǒng)查閱和借閱檔案，提高檔案利用的效率和便捷性。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。檔案鑒定應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確和公正。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織學(xué)校有關(guān)部門和專家組成檔案鑒定小組進(jìn)行。檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源、保管狀況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析和評(píng)估，確定檔案的保管期限和價(jià)值。3.檔案鑒定小組應(yīng)形成檔案鑒定報(bào)告，明確檔案的保管期限和價(jià)值，并提出檔案銷毀的意見和建議。檔案鑒定報(bào)告應(yīng)經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后存檔。（二）檔案銷毀1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案鑒定報(bào)告，對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)檔案銷毀的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案銷毀工作的安全和保密。2.檔案銷毀工作應(yīng)由檔案管理部門組織實(shí)施，嚴(yán)格按照檔案銷毀程序進(jìn)行。檔案銷毀程序包括檔案清理、造冊(cè)登記、審批簽字、監(jiān)銷等環(huán)節(jié)。3.檔案管理部門應(yīng)將擬銷毀的檔案進(jìn)行清理，造冊(cè)登記，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后存檔。4.檔案