PAGE機(jī)關(guān)單位檔案借查閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案的管理，規(guī)范檔案借查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)單位內(nèi)部各部門及工作人員因工作需要借查閱檔案的活動。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅持檔案安全第一的原則，采取有效措施保障檔案實體安全和信息安全。3.遵循方便利用、提高效率的原則，在確保檔案安全的前提下，為檔案利用者提供便捷服務(wù)。二、檔案借閱（一）借閱申請1.機(jī)關(guān)單位內(nèi)部各部門及工作人員因工作需要借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時間等信息。2.申請表應(yīng)由借閱部門負(fù)責(zé)人簽字并加蓋部門公章，報檔案管理部門審核。（二）審核批準(zhǔn)1.檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，應(yīng)及時進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括借閱申請的合理性、必要性，借閱用途是否符合規(guī)定等。2.對于符合借閱條件的申請，檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)簽署批準(zhǔn)意見，并注明借閱期限。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.對于不符合借閱條件的申請，檔案管理部門應(yīng)及時向借閱部門說明原因，并退還申請表。（三）借閱登記1.經(jīng)批準(zhǔn)借閱的檔案，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名、部門、檔案名稱、數(shù)量、借閱期限、歸還日期等。2.借閱登記應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式同時進(jìn)行，確保登記信息的準(zhǔn)確性和完整性。（四）檔案交付1.檔案管理部門根據(jù)借閱登記信息，將借閱的檔案交付給借閱人。交付時，雙方應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保交付的檔案與登記信息一致。2.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（五）借閱期限1.借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如因工作需要確需延長借閱期限的，借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿前[X]個工作日向檔案管理部門提出續(xù)借申請，填寫《檔案續(xù)借申請表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借期限一般不得超過[X]個工作日。2.對于逾期未歸還的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時催還。催還無效的，檔案管理部門有權(quán)暫停該部門及相關(guān)人員的檔案借閱權(quán)限，并視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員的責(zé)任。三、檔案查閱（一）查閱申請1.機(jī)關(guān)單位內(nèi)部各部門及工作人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、查閱目的等信息。2.申請表應(yīng)由查閱部門負(fù)責(zé)人簽字并加蓋部門公章，報檔案管理部門審核。（二）審核批準(zhǔn)1.檔案管理部門收到《檔案查閱申請表》后，應(yīng)及時進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括查閱申請的合理性、必要性，查閱目的是否符合規(guī)定等。2.對于符合查閱條件的申請，檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)簽署批準(zhǔn)意見，并注明查閱期限。查閱期限一般不得超過[X]個工作日。3.對于不符合查閱條件的申請，檔案管理部門應(yīng)及時向查閱部門說明原因，并退還申請表。（三）查閱登記1.經(jīng)批準(zhǔn)查閱的檔案，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、部門、檔案名稱、查閱期限等。2.查閱登記應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式同時進(jìn)行，確保登記信息的準(zhǔn)確性和完整性。（四）查閱地點1.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱地點進(jìn)行。查閱地點應(yīng)具備必要的安全設(shè)施和環(huán)境條件，確保檔案查閱過程的安全。2.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案查閱的服務(wù)工作，為查閱人提供必要的幫助和指導(dǎo)。（五）查閱方式1.查閱人應(yīng)在檔案管理部門工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱地點。2.查閱人如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)事先向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。復(fù)印、摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，并注明出處。3.查閱人在查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告。（六）查閱期限1.查閱期限一般不得超過[X]個工作日。如因工作需要確需延長查閱期限的，查閱人應(yīng)在查閱期限屆滿前[X]個工作日向檔案管理部門提出續(xù)查申請，填寫《檔案續(xù)查申請表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理續(xù)查手續(xù)。續(xù)查期限一般不得超過[X]個工作日。2.對于逾期未完成查閱的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時催辦。催辦無效的，檔案管理部門有權(quán)暫停該部門及相關(guān)人員的檔案查閱權(quán)限，并視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員的責(zé)任。四、特殊情況處理（一）密級檔案借查閱1.涉及國家秘密的檔案借查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行。借閱人應(yīng)具備相應(yīng)的保密資質(zhì)和條件，并簽訂保密協(xié)議。2.查閱密級檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的保密場所進(jìn)行，查閱過程中應(yīng)有專人監(jiān)督。查閱人不得擅自復(fù)印、摘錄密級檔案內(nèi)容，如需復(fù)印、摘錄的，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.借閱密級檔案的期限應(yīng)嚴(yán)格控制，一般不得超過[X]個工作日。借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。（二）重要檔案借查閱1.對于本機(jī)關(guān)單位的重要檔案，如涉及重大決策、重要事件、核心業(yè)務(wù)等檔案的借查閱，應(yīng)經(jīng)本機(jī)關(guān)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.重要檔案的借查閱應(yīng)嚴(yán)格按照本制度的規(guī)定進(jìn)行管理，確保檔案的安全與完整。檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對重要檔案借查閱過程的監(jiān)督和管理，及時掌握檔案的流向和使用情況，并做好記錄。（三）檔案遺失或損壞處理1.如發(fā)生檔案遺失或損壞情況，借閱人應(yīng)立即向檔案管理部門報告，并采取有效措施防止損失擴(kuò)大。2.檔案管理部門應(yīng)及時對檔案遺失或損壞情況進(jìn)行調(diào)查核實，并根據(jù)情節(jié)輕重追究借閱人的責(zé)任。如因檔案遺失或損壞給本機(jī)關(guān)單位造成損失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.對于因不可抗力等特殊原因?qū)е聶n案遺失或損壞的，檔案管理部門應(yīng)及時向上級主管部門報告，并采取補(bǔ)救措施，盡量減少損失。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.本機(jī)關(guān)單位應(yīng)建立健全檔案借查閱監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對檔案借查閱活動的日常監(jiān)督和管理。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案借查閱情況進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。檢查內(nèi)容包括借閱登記、查閱期限、檔案歸還、檔案安全等方面。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的檔案借查閱行為，檔案管理部門應(yīng)及時予以制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。處理方式包括警告、通報批評