PAGE檔案專用章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案專用章的管理，確保檔案專用章使用的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司檔案的真實(shí)性、完整性和有效性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)中對(duì)檔案專用章的使用。（三）定義檔案專用章是公司在檔案管理工作中用于證明檔案材料真實(shí)性、完整性及有效性的專用印章，具有特定的法律效力。（四）管理原則1.合法性原則：檔案專用章的使用必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.嚴(yán)肅性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍、程序使用檔案專用章，確保印章使用的嚴(yán)肅性。3.安全性原則：加強(qiáng)對(duì)檔案專用章的保管，防止印章被盜用、冒用或丟失。二、檔案專用章的刻制與啟用（一）刻制1.檔案專用章由公司辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)刻制。2.刻制前，辦公室應(yīng)根據(jù)公司檔案管理工作的實(shí)際需求，確定印章的規(guī)格、樣式、材質(zhì)等。3.刻制的檔案專用章必須符合國家印章管理規(guī)定，具備防偽功能。（二）啟用1.檔案專用章刻制完成后，由辦公室填寫《檔案專用章啟用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明印章名稱、規(guī)格、啟用日期、使用范圍等信息。2.《檔案專用章啟用申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可啟用。3.啟用后的檔案專用章應(yīng)在公司檔案管理部門進(jìn)行備案，并留存印模。三、檔案專用章的保管（一）保管部門檔案專用章由公司檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)保管。（二）保管要求1.檔案專用章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或其他專用保管設(shè)備中，確保印章存放環(huán)境安全。2.保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守印章保管制度，不得擅自將檔案專用章帶出保管場(chǎng)所。3.保管人員應(yīng)定期對(duì)檔案專用章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（三）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案專用章的日常保管工作，確保印章安全。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的程序使用檔案專用章，對(duì)印章使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。3.定期向檔案管理部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)檔案專用章的保管情況。4.如遇特殊情況，應(yīng)及時(shí)將檔案專用章交回檔案管理部門負(fù)責(zé)人妥善保管。四、檔案專用章的使用（一）使用范圍1.用于公司各類檔案材料的蓋章確認(rèn)，包括但不限于檔案的借閱、查閱、復(fù)印、證明出具等。2.用于公司檔案管理工作中與外部單位或個(gè)人進(jìn)行業(yè)務(wù)往來時(shí)涉及檔案相關(guān)事項(xiàng)的證明。（二）使用流程1.填寫《檔案專用章使用申請(qǐng)表》：申請(qǐng)人應(yīng)詳細(xì)填寫申請(qǐng)表，注明申請(qǐng)日期、申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人姓名、申請(qǐng)事項(xiàng)、檔案名稱及編號(hào)、使用印章的具體內(nèi)容等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審批：《檔案專用章使用申請(qǐng)表》提交至檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)事項(xiàng)是否符合檔案管理規(guī)定、檔案材料是否真實(shí)有效等。檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.蓋章：經(jīng)審批同意后，保管人員憑審批通過的《檔案專用章使用申請(qǐng)表》，在指定地點(diǎn)使用檔案專用章進(jìn)行蓋章操作。蓋章時(shí)，保管人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)申請(qǐng)表上的信息與檔案材料內(nèi)容是否一致，確保蓋章準(zhǔn)確無誤。4.登記：蓋章完成后，保管人員應(yīng)在《檔案專用章使用登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄印章使用日期、申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人姓名、申請(qǐng)事項(xiàng)、檔案名稱及編號(hào)、蓋章內(nèi)容等信息。（三）使用限制1.檔案專用章不得用于與檔案管理無關(guān)的其他事項(xiàng)。2.嚴(yán)禁在空白紙張、空白表格、空白合同等材料上加蓋檔案專用章。3.未經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自使用檔案專用章。五、檔案專用章的停用與銷毀（一）停用1.因公司檔案管理工作調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用檔案專用章時(shí)，由檔案管理部門填寫《檔案專用章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明停用原因、停用日期等信息。2.《檔案專用章停用申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理停用手續(xù)。3.停用后的檔案專用章應(yīng)及時(shí)交回檔案管理部門，由保管人員妥善保管。（二）銷毀1.對(duì)于不再使用的檔案專用章，由檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫《檔案專用章銷毀申請(qǐng)表》，注明印章名稱、規(guī)格、停用日期、銷毀原因等信息。2.《檔案專用章銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門會(huì)同公司辦公室等相關(guān)部門共同進(jìn)行銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息，并由參與銷毀人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案專用章應(yīng)在公司檔案管理部門進(jìn)行備案。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)檔案專用章的使用和管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案專用章的保管情況，包括保管環(huán)境、保管人員職責(zé)履行等。2.檔案專用章的使用情況，包括使用范圍、使用流程、登記記錄等。3.檔案專用章的刻制、啟用、停用及銷毀等環(huán)節(jié)的手續(xù)辦理情況。（三）檢查頻率辦公室定期對(duì)檔案專用章的使用和管理情況進(jìn)行檢查，每季度至少進(jìn)行一次全面檢查，并形成檢查報(bào)告。（四）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用檔案專用章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.如因違規(guī)使用檔案專用章給公司造成損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.構(gòu)成違法犯罪的，將依法追究法律責(zé)任。七、附則（一）