PAGE市委部門檔案管理制度一、總則（一）目的為加強市委部門檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為市委各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于市委部門各內(nèi)設(shè)機構(gòu)、下屬單位在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。市委部門檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實準確原則。檔案內(nèi)容必須真實反映工作實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則。加強檔案安全防范措施，確保檔案信息不泄露，維護檔案的保密性和安全性。4.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，為工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門市委部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全市委的檔案管理工作。檔案管理部門配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）各內(nèi)設(shè)機構(gòu)職責各內(nèi)設(shè)機構(gòu)負責本機構(gòu)檔案的形成、積累和初步整理工作，并按規(guī)定定期向檔案管理部門移交檔案。指定專人負責檔案工作，確保檔案工作與業(yè)務(wù)工作同步開展。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，嚴格遵守本制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。4.積極開展檔案利用工作,為市委各項工作提供及時、準確的檔案信息服務(wù)。5.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀。6.參與檔案信息化建設(shè)，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲和維護，提高檔案管理的信息化水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與市委工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.市委召開的各類會議文件、記錄、紀要等。3.市委領(lǐng)導的重要講話、報告、批示等。4.市委各部門形成的工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、調(diào)研材料等。5.市委組織開展的重大活動、重要工作項目的相關(guān)文件、資料、照片及音像材料等。6.市委與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、備忘錄等。7.反映市委工作歷史沿革、機構(gòu)設(shè)置、人員編制等方面的文件材料。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各內(nèi)設(shè)機構(gòu)應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保檔案材料及時收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀或丟失。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。（三）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照年度、機構(gòu)、問題等分類標準進行整理，使檔案具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.每份文件應(yīng)進行編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄，注明文件的標題、文號、日期、責任者等信息。4.對照片、音像等非紙質(zhì)檔案，應(yīng)進行分類整理，并配以文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、事件等要素。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別、保管期限等進行合理排列。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期對檔案進行清點核對，確保檔案數(shù)量準確、完整無缺。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復或復制，確保檔案的可讀性。4.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管狀況等信息。（三）安全管理1.加強檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，配備消防器材，并定期進行檢查維護。2.嚴格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。3.制定檔案安全應(yīng)急預案，定期組織演練，確保在突發(fā)情況下能夠迅速有效地保護檔案安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，定期對檔案進行鑒定，準確判定檔案是否仍具有保存意義。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員及檔案專家組成，負責對檔案進行鑒定工作。（三）鑒定方法1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合市委工作實際，對檔案進行逐卷審查。2.綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源及歷史作用等因素，確定檔案的保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，并編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)詳細注明檔案的題名、文號、日期、責任者、保管期限、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀清冊經(jīng)市委部門負責人審核批準后，方可進行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程徹底、合規(guī)。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認，并留存銷毀記錄。六、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的卷數(shù)、件數(shù)等。2.檔案的整理情況統(tǒng)計，如已整理檔案的數(shù)量、整理進度等。3.檔案的利用情況統(tǒng)計，包括查閱檔案的人次、利用檔案的目的等。4.檔案的銷毀情況統(tǒng)計，如銷毀檔案的數(shù)量、銷毀時間等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的自動化采集和分析，提高統(tǒng)計工作的準確性和效率。（三）統(tǒng)計報表1.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和市委領(lǐng)導報送檔案管理工作的基本情況。2.統(tǒng)計報表應(yīng)數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，能夠真實反映檔案管理工作的實際狀況。七、檔案的利用（一）利用范圍1.市委部門內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.其他單位因工作聯(lián)系，經(jīng)市委部門批準查閱相關(guān)檔案。3.涉及檔案利用的特殊情況，如司法機關(guān)依法查閱等，按照相關(guān)法律法規(guī)辦理。（二）利用手續(xù)1.市委部門內(nèi)部工作人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容范圍等，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后提交檔案管理部門。2.其他單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱事由、查閱人員名單等，經(jīng)市委部門分管領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門安排查閱。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出庫房或轉(zhuǎn)借他人。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，及時準確地查找所需檔案。2.根據(jù)利用者的需求，可提供檔案復印件、摘錄等服務(wù)，但應(yīng)嚴格按照規(guī)定進行操作，確保檔案信息的安全。3.建立檔案利用效果反饋機制，跟蹤了解檔案利用情況，收集利用者的意見和建議，不斷改進檔案利用工作。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為市委工作提供更加便捷的檔案信息支持。（二）數(shù)字化流程1.檔案數(shù)字化前，應(yīng)對檔案進行全面清查核對，確保檔案原件完整、準確。2.按照相關(guān)技術(shù)標準和規(guī)范，對檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化處理，保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.建立檔案數(shù)字化副本的存儲系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的安全存儲和有效管理。（三）信息化管理系統(tǒng)1.選用適合市委部門檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.加強信息化管理系統(tǒng)的安全防護