PAGE鄉(xiāng)文化站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)文化站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在文化事業(yè)發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)文化站在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)文化站檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映文化站的工作實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。3.按照規(guī)定的程序辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，做好登記工作。4.積極開展檔案編研工作，為文化站的決策和工作提供參考依據(jù)。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案管理工作的正常開展。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門工作中形成的文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理人員。2.配合檔案管理人員做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。3.遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與鄉(xiāng)文化站工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.鄉(xiāng)文化站制定的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章制度等。3.文化活動(dòng)的策劃方案、組織實(shí)施記錄、活動(dòng)照片、視頻等。4.文化站工作人員的人事檔案、業(yè)務(wù)培訓(xùn)資料等。5.文化站資產(chǎn)設(shè)備的購(gòu)置、使用、維護(hù)等相關(guān)資料。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的文件材料收集齊全，進(jìn)行初步整理。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件完整，不得缺頁(yè)、破損。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、文化業(yè)務(wù)類、財(cái)務(wù)類、設(shè)備資產(chǎn)類等。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索檔案。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持整潔、通風(fēng)良好。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。（三）檔案保管要求1.對(duì)不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和查閱。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案受到自然災(zāi)害、人為破壞等影響。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.本鄉(xiāng)文化站工作人員因工作需要查閱檔案，可直接到檔案管理人員處辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員查閱檔案，須持單位介紹信，經(jīng)文化站負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱。（二）查閱手續(xù)1.查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等內(nèi)容。2.檔案管理人員根據(jù)查閱人員的權(quán)限，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注。（三）借閱規(guī)定1.借閱檔案須經(jīng)文化站負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《檔案借閱登記表》。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、實(shí)事求是、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由文化站負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。2.參考檔案的利用情況，對(duì)利用率較低、保存價(jià)值不大的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)文化站負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立鄉(xiāng)文化站檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并與紙質(zhì)檔案建立對(duì)應(yīng)關(guān)系。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等基本功能，方便檔案管理人員進(jìn)行日常管理。2.提供權(quán)限管理功能，對(duì)不同用戶設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限。3.具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（四）信息化安全保障1.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等