PAGE大學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞制度一、總則（一）目的為規(guī)范大學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作，確保檔案的安全、準(zhǔn)確、及時轉(zhuǎn)遞，維護(hù)大學(xué)生的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校所有大學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作，包括畢業(yè)離校、升學(xué)、就業(yè)、出國（境）等情況。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確反映大學(xué)生的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷等情況。2.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)大學(xué)生檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。3.及時高效原則：確保檔案轉(zhuǎn)遞工作及時、準(zhǔn)確，不影響大學(xué)生的正常畢業(yè)、升學(xué)、就業(yè)等。二、檔案內(nèi)容及要求（一）檔案內(nèi)容大學(xué)生檔案主要包括以下材料：1.高中階段檔案（含畢業(yè)生登記表、學(xué)籍卡、成績單等）。2.高校招生錄取材料（含錄取通知書、考生報名登記表等）。3.高校學(xué)習(xí)期間的檔案材料（含學(xué)生登記表、成績單、獎懲材料、黨團(tuán)組織材料等）。4.畢業(yè)生就業(yè)報到證。5.其他相關(guān)材料。（二）檔案要求1.檔案材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋或檔案盒進(jìn)行封裝，并在封口處加蓋密封章。3.檔案材料應(yīng)按照規(guī)定的順序進(jìn)行整理和裝訂，不得隨意增減或涂改。三、檔案轉(zhuǎn)遞流程（一）畢業(yè)離校檔案轉(zhuǎn)遞1.畢業(yè)生在畢業(yè)前應(yīng)按照學(xué)校要求填寫檔案轉(zhuǎn)遞信息表，包括接收單位名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等。2.學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心根據(jù)畢業(yè)生填寫的檔案轉(zhuǎn)遞信息表，審核無誤后，將檔案轉(zhuǎn)遞信息錄入系統(tǒng)，并打印檔案轉(zhuǎn)遞清單。3.學(xué)校檔案管理部門按照檔案轉(zhuǎn)遞清單，對畢業(yè)生檔案進(jìn)行整理、封裝，并在檔案袋或檔案盒上加蓋密封章。4.學(xué)校檔案管理部門通過機要通信、專人送取或郵政特快專遞（EMS）等方式，將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞至接收單位。5.學(xué)校檔案管理部門將檔案轉(zhuǎn)遞情況及時反饋給學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心，由就業(yè)指導(dǎo)中心告知畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞去向。（二）升學(xué)檔案轉(zhuǎn)遞1.被高校錄取的大學(xué)生，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將錄取通知書原件及個人檔案一并交至錄取高校。2.學(xué)校檔案管理部門按照錄取高校要求，對大學(xué)生檔案進(jìn)行整理、封裝，并在檔案袋或檔案盒上加蓋密封章。3.學(xué)校檔案管理部門通過機要通信、專人送取或郵政特快專遞（EMS）等方式，將大學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞至錄取高校。4.學(xué)校檔案管理部門將檔案轉(zhuǎn)遞情況及時反饋給學(xué)校招生辦公室，由招生辦公室告知大學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞去向。（三）就業(yè)檔案轉(zhuǎn)遞1.畢業(yè)生與用人單位簽訂就業(yè)協(xié)議后，應(yīng)將就業(yè)協(xié)議原件交至學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心。2.學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心根據(jù)就業(yè)協(xié)議，審核無誤后，將檔案轉(zhuǎn)遞信息錄入系統(tǒng)，并打印檔案轉(zhuǎn)遞清單。3.學(xué)校檔案管理部門按照檔案轉(zhuǎn)遞清單，對畢業(yè)生檔案進(jìn)行整理、封裝，并在檔案袋或檔案盒上加蓋密封章。4.學(xué)校檔案管理部門通過機要通信、專人送取或郵政特快專遞（EMS）等方式，將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞至用人單位或用人單位所在地的人才服務(wù)機構(gòu)。5.學(xué)校檔案管理部門將檔案轉(zhuǎn)遞情況及時反饋給學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心，由就業(yè)指導(dǎo)中心告知畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞去向。（四）出國（境）檔案轉(zhuǎn)遞1.大學(xué)生因出國（境）需要轉(zhuǎn)遞檔案的，應(yīng)向?qū)W校檔案管理部門提出申請，并提交相關(guān)證明材料。2.學(xué)校檔案管理部門審核申請材料無誤后，按照規(guī)定對檔案進(jìn)行整理、封裝，并在檔案袋或檔案盒上加蓋密封章。3.學(xué)校檔案管理部門通過機要通信、專人送取或郵政特快專遞（EMS）等方式，將大學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞至教育部留學(xué)服務(wù)中心或其他指定機構(gòu)。4.學(xué)校檔案管理部門將檔案轉(zhuǎn)遞情況及時反饋給學(xué)校國際交流合作處，由國際交流合作處告知大學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞去向。四、檔案轉(zhuǎn)遞的交接與簽收（一）交接手續(xù)1.檔案轉(zhuǎn)遞時，學(xué)校檔案管理部門應(yīng)與接收單位或接收人辦理交接手續(xù)，填寫檔案轉(zhuǎn)遞交接清單，雙方簽字確認(rèn)。2.交接清單應(yīng)包括檔案轉(zhuǎn)遞的時間、檔案數(shù)量、檔案編號、檔案內(nèi)容等信息。（二）簽收要求1.接收單位或接收人收到檔案后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對檔案進(jìn)行簽收，并在檔案轉(zhuǎn)遞交接清單上簽字確認(rèn)。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、丟失、涂改等情況，接收單位或接收人應(yīng)及時與學(xué)校檔案管理部門聯(lián)系，并說明情況。五、檔案轉(zhuǎn)遞的查詢與補辦（一）查詢方式1.大學(xué)生可通過學(xué)校檔案管理部門提供的檔案轉(zhuǎn)遞查詢系統(tǒng)，查詢檔案轉(zhuǎn)遞情況。2.大學(xué)生也可向?qū)W校檔案管理部門或接收單位咨詢檔案轉(zhuǎn)遞情況。（二）補辦規(guī)定1.如因檔案轉(zhuǎn)遞過程中出現(xiàn)問題導(dǎo)致檔案丟失或損壞的，學(xué)校檔案管理部門應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定，為大學(xué)生補辦檔案。2.補辦檔案時，學(xué)校檔案管理部門應(yīng)按照檔案內(nèi)容及要求，重新整理、封裝檔案，并在檔案袋或檔案盒上加蓋密封章。3.補辦檔案的材料應(yīng)與原件一致，并由相關(guān)部門或單位簽字蓋章確認(rèn)。六、檔案轉(zhuǎn)遞的安全與保密（一）安全措施1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)加強檔案轉(zhuǎn)遞過程中的安全管理，確保檔案的安全運輸。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)使用機要通信、專人送取或郵政特快專遞（EMS）等方式，確保檔案的安全送達(dá)。3.檔案轉(zhuǎn)遞過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的完整性和保密性，避免檔案受到損壞或丟失。（二）保密要求1.學(xué)校檔案管理部門及相關(guān)工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露大學(xué)生檔案信息。2.檔案轉(zhuǎn)遞過程中，涉及檔案信息的工作人員應(yīng)嚴(yán)格履行保密職責(zé)，不得私自拆閱、復(fù)制、傳播檔案信息。3.如因工作需要查閱檔案信息的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并在查閱后及時歸還檔案。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.學(xué)校成立檔案轉(zhuǎn)遞工作監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對檔案轉(zhuǎn)遞工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對檔案轉(zhuǎn)遞工作進(jìn)行檢查，并及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（二）檢查內(nèi)容1.檔案轉(zhuǎn)遞流程是否規(guī)范，是否符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案轉(zhuǎn)遞交接手續(xù)是否完備，檔案簽收是否及時、準(zhǔn)確。3.檔案轉(zhuǎn)遞的安全與保密措施是否落實到位，檔案信息是否存在泄露風(fēng)險。4.檔案轉(zhuǎn)遞查詢與補辦工作是否及時、準(zhǔn)確，是否滿足大學(xué)生的需求。（三）問題處理1.如發(fā)現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)遞工作存在問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門或單位進(jìn)