PAGE地名普查檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)地名普查檔案管理，確保地名普查檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮地名普查檔案在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在地名普查工作中形成的各類檔案的管理，包括文件材料、圖表、數(shù)據(jù)、照片、音像等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。地名普查檔案由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。地名普查檔案應(yīng)如實(shí)反映地名普查工作的全過程，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容真實(shí)。3.安全保密原則。加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。4.方便利用原則。建立健全檔案利用制度，便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本公司/組織地名普查檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)地名普查檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.建立地名普查檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.開展檔案編研工作，編寫地名普查檔案參考資料，為地名管理和社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門地名普查檔案的形成、積累和整理工作，對(duì)不符合要求的檔案提出整改意見。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門地名普查文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案，確保檔案的安全。4.積極配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的專業(yè)知識(shí)和技能。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，確保檔案安全。4.積極開展檔案編研工作，為檔案利用提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。5.定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.地名普查工作中形成的各類文件材料，包括普查方案、工作計(jì)劃、通知、報(bào)告、總結(jié)等。2.地名調(diào)查登記表、地名標(biāo)準(zhǔn)化處理記錄、地名標(biāo)志設(shè)置記錄等。3.地名照片、音像資料，包括普查現(xiàn)場(chǎng)照片、地名標(biāo)志照片、相關(guān)視頻等。4.地名數(shù)據(jù)文件，包括電子表格、數(shù)據(jù)庫文件等。5.與地名普查工作有關(guān)的其他材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽署齊全，符合檔案整理要求。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類。按照地名普查工作的流程和內(nèi)容，將檔案分為綜合管理類、地名調(diào)查類、地名標(biāo)準(zhǔn)化處理類、地名標(biāo)志設(shè)置類、數(shù)據(jù)成果類、照片音像類等類別。2.編號(hào)。對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)科學(xué)合理、便于記憶和檢索。3.裝訂。對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不掉頁、不壓字。4.編目。編制檔案目錄，包括案卷題名、編號(hào)、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在地名普查工作結(jié)束后，及時(shí)將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合歸檔要求的檔案，應(yīng)退回原部門重新整理。（二）保管期限地名普查檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案主要包括地名普查工作中形成的重要文件、數(shù)據(jù)、圖表等，對(duì)地名管理和社會(huì)發(fā)展具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括地名調(diào)查登記表、地名標(biāo)準(zhǔn)化處理記錄等。3.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括地名普查工作中形成的一般性文件材料。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編目、存儲(chǔ)和檢索。3.照片、音像檔案應(yīng)按照不同類別進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，照片應(yīng)沖印成紙質(zhì)照片并裝冊(cè)，音像資料應(yīng)刻錄成光盤并標(biāo)注相關(guān)信息。（四）檔案保管期限的鑒定與調(diào)整1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)地名普查檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值和歷史意義，確定檔案的保管期限是否需要調(diào)整。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)人員和專家組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)認(rèn)真審查檔案的內(nèi)容，綜合考慮檔案的形成背景、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，提出鑒定意見。3.經(jīng)鑒定需要調(diào)整保管期限的檔案，應(yīng)填寫檔案保管期限調(diào)整審批表，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照新的保管期限進(jìn)行管理。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱地名普查檔案。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)政府部門及其他單位因工作需要查閱地名普查檔案。3.社會(huì)公眾因?qū)W術(shù)研究、文化交流等需要查閱地名普查檔案。（二）利用方式1.查閱。本公司/組織內(nèi)部人員查閱地名普查檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案。2.借閱。因工作需要借閱地名普查檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，到期應(yīng)及時(shí)歸還。3.復(fù)制。因工作需要復(fù)制地名普查檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明復(fù)制日期。（三）利用審批1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱地名普查檔案，由所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)政府部門及其他單位查閱地名普查檔案，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.社會(huì)公眾查閱地名普查檔案，應(yīng)提交有效身份證件和相關(guān)證明材料，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用人姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱、數(shù)量、期限等信息。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的地名普查檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施，確保檔案信息安全。3.查閱、借閱涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案庫房的安全。2.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。對(duì)存儲(chǔ)電子檔案的設(shè)備，應(yīng)定期進(jìn)行殺毒、維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理操作規(guī)程，不得違規(guī)操作，防止檔案損壞、丟失。（三）應(yīng)急處置1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確檔案安全事故