PAGE寄宿生檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強寄宿生檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作流程，確保寄宿生檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為學(xué)校教育教學(xué)管理、學(xué)生綜合素質(zhì)評價、家校溝通等提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體寄宿生檔案的管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映寄宿生的實際情況，確保信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集寄宿生在學(xué)習(xí)、生活、品德等方面的相關(guān)資料，保證檔案資料的齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，保護寄宿生個人隱私，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行檔案管理工作，確保檔案管理的科學(xué)性和系統(tǒng)性。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.入學(xué)登記表：包括姓名、性別、出生日期、籍貫、民族、家庭住址、聯(lián)系電話等基本信息。2.身份證復(fù)印件：提供寄宿生本人身份證復(fù)印件，確保身份信息準(zhǔn)確。3.照片：近期免冠一寸照片若干張，用于檔案標(biāo)識和相關(guān)證件制作。（二）學(xué)習(xí)成績檔案1.學(xué)期成績單：記錄寄宿生每學(xué)期各學(xué)科的考試成績、平時表現(xiàn)成績等。2.學(xué)業(yè)獲獎證書：收集寄宿生在學(xué)習(xí)過程中獲得的各類獎項證書，如三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、學(xué)科競賽獲獎證書等。3.學(xué)習(xí)困難記錄：對于學(xué)習(xí)上存在困難的寄宿生，記錄其困難表現(xiàn)、輔導(dǎo)措施及效果等情況。（三）品德行為檔案1.品德評語：班主任或生活老師對寄宿生每學(xué)期品德表現(xiàn)的綜合評價。2.違紀(jì)記錄：詳細記錄寄宿生在校期間的違紀(jì)行為，包括違紀(jì)時間、地點、事件經(jīng)過、處理結(jié)果等。3.志愿服務(wù)記錄：記錄寄宿生參與學(xué)校或社會志愿服務(wù)活動的情況，如服務(wù)時間、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)評價等。（四）健康檔案1.體檢報告：收錄寄宿生入學(xué)時及在校期間的定期體檢報告，包括身體各項指標(biāo)檢查結(jié)果。2.疫苗接種記錄：記錄寄宿生的疫苗接種情況，確保疫苗接種信息完整。3.疾病診療記錄：詳細記錄寄宿生在校期間發(fā)生的疾病診斷、治療過程及康復(fù)情況等。（五）生活檔案1.住宿申請表：記錄寄宿生申請住宿的相關(guān)信息，包括申請時間、申請理由等。2.宿舍分配記錄：明確寄宿生所在宿舍的房間號、床位號等信息。3.生活習(xí)慣記錄：如個人衛(wèi)生習(xí)慣、作息時間等方面的記錄，以便更好地關(guān)注寄宿生生活情況。4.家校溝通記錄：整理學(xué)校與家長之間關(guān)于寄宿生生活情況的溝通記錄，包括電話溝通、家長會記錄、家訪記錄等。三、檔案收集（一）收集責(zé)任主體1.班主任負(fù)責(zé)收集本班寄宿生的學(xué)習(xí)成績檔案、品德行為檔案等相關(guān)資料。2.生活老師負(fù)責(zé)收集寄宿生的生活檔案及健康檔案中的部分信息，如生活習(xí)慣記錄、疾病診療記錄等。3.學(xué)校醫(yī)務(wù)室負(fù)責(zé)提供寄宿生的體檢報告、疫苗接種記錄等健康檔案資料。（二）收集時間1.每學(xué)期開學(xué)初，班主任應(yīng)及時收集上學(xué)期寄宿生的學(xué)習(xí)成績檔案、品德評語等資料，并進行初步整理。2.寄宿生在校期間發(fā)生的各類事件，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)在事件發(fā)生后及時記錄，并在一周內(nèi)將資料提交至檔案管理人員。3.學(xué)校定期組織體檢后，醫(yī)務(wù)室應(yīng)在兩周內(nèi)將體檢報告整理歸檔，并移交至檔案管理部門。（三）收集要求1.收集的檔案資料應(yīng)真實、完整、清晰，不得偽造、篡改或遺漏重要信息。2.資料應(yīng)統(tǒng)一使用A4紙張打印或書寫，字跡工整，內(nèi)容準(zhǔn)確。3.對于電子文檔資料，應(yīng)確保格式規(guī)范、存儲安全，并按照要求進行備份。四、檔案整理（一）整理原則1.按照檔案內(nèi)容的類別和時間順序進行分類整理，確保檔案資料條理清晰。2.同一類別的檔案資料應(yīng)按照重要程度和時間先后順序排列，便于查找和使用。（二）整理方法1.分類編號：對不同類別的檔案進行編號，如個人基本信息為A類檔案，學(xué)習(xí)成績檔案為B類檔案等，并在每類檔案前設(shè)置目錄清單，注明檔案類別、編號、名稱、起止日期等信息。2.裝訂成冊：對于紙張較多的檔案類別，如學(xué)習(xí)成績檔案、品德行為檔案等，應(yīng)進行裝訂成冊，并在每冊封面注明檔案名稱、所屬學(xué)期、寄宿生姓名等信息。3.編制頁碼：對裝訂成冊的檔案進行頁碼編制，確保頁碼連續(xù)、準(zhǔn)確，便于查閱和引用。（三）整理流程1.檔案管理人員接收各責(zé)任主體提交的檔案資料后，首先對資料進行初步審核。2.根據(jù)審核結(jié)果，對檔案資料進行分類整理，按照上述整理方法進行編號、裝訂、編制頁碼等操作。3.在整理過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在問題或不完整的情況，及時與相關(guān)責(zé)任人溝通，要求補充或更正資料。五、檔案保管（一）保管場所1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案存放安全。2.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：將整理好的紙質(zhì)檔案按照類別和編號順序存放在檔案柜中，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和取用。2.電子檔案保管：對于電子檔案，應(yīng)進行分類存儲，并建立電子檔案索引目錄，方便快速檢索。同時，定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.寄宿生在校期間形成的檔案資料應(yīng)長期保管，直至學(xué)生畢業(yè)離校后[X]年。2.對于已畢業(yè)學(xué)生的檔案，應(yīng)按照國家檔案管理規(guī)定進行妥善保管，保管期限為[X]年。（四）檔案安全管理1.建立檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)，加強對檔案保管場所的安全防范措施。非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案保管室。2.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、存放安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施進行處理。3.加強對檔案保管設(shè)備的維護和管理，定期檢查防火、防潮、防蟲等設(shè)備的運行情況，確保設(shè)備正常運行。六、檔案利用與借閱（一）利用范圍1.學(xué)校教育教學(xué)管理部門可根據(jù)工作需要查閱寄宿生檔案，用于學(xué)生綜合素質(zhì)評價、教學(xué)質(zhì)量分析、學(xué)生管理等工作。2.班主任和生活老師可查閱本班寄宿生檔案，以便更好地了解學(xué)生情況，開展教育教學(xué)和生活管理工作。3.學(xué)校其他部門因工作需要，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意后可查閱相關(guān)寄宿生檔案。4.家長因了解學(xué)生在校情況，可申請查閱其子女的寄宿生檔案，但需按照學(xué)校規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱流程1.借閱申請：借閱人需填寫《寄宿生檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的類別、名稱、借閱目的、借閱時間等信息，并簽字確認(rèn)。2.審批流程：申請表提交至檔案管理部門負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)人根據(jù)借閱申請進行審核，對于符合借閱規(guī)定的申請予以批準(zhǔn)，并注明批準(zhǔn)借閱期限。3.借閱登記：檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的申請表，對借閱檔案進行登記，記錄借閱人姓名、單位、借閱時間、歸還時間等信息。4.檔案借閱：借閱人憑借閱申請表和有效證件到檔案保管室領(lǐng)取檔案，檔案管理人員應(yīng)向借閱人當(dāng)面清點檔案數(shù)量和內(nèi)容，并提醒借閱人注意檔案保管和保密事項。5.檔案歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員在收到歸還的檔案后，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失情況，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責(zé)任。（三）利用要求1.檔案利用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。2.查閱和借閱檔案時，應(yīng)在檔案保管室內(nèi)進行，不得將檔案帶出保管室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明用途。3.檔案利用完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或延長借閱期限。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立寄宿生檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化存儲、檢索、統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案錄入：將紙質(zhì)檔案中的各類信息按照系統(tǒng)要求進行錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。錄入過程中應(yīng)確保信息準(zhǔn)確無誤，并進行嚴(yán)格的審核。2.檔案檢索：利用信息化管理系統(tǒng)提供的檢索功能，方便快捷地查找所需檔案信息?？筛鶕?jù)檔案類別、寄宿生姓名、時間等多種條件進行檢索。3.統(tǒng)計分析：通過信息化管理系統(tǒng)對寄宿生檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類報表和分析報告，為學(xué)校教育教學(xué)管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）系統(tǒng)維護與安全管理1.安排專人負(fù)責(zé)寄宿生檔案信息化管理系統(tǒng)的維護和管理，定期對系統(tǒng)進行檢查和更新，確保系統(tǒng)正常運行。2.加強對系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問系統(tǒng)。定期備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)寄宿生檔案管理工作，制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理人員的工作，定期檢查檔案管理工作情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.協(xié)調(diào)學(xué)校各部門之間的檔案管理工作，確保檔案資料的有效收集、整理和利用。4.負(fù)責(zé)與上級檔案管理部門的溝通與聯(lián)系，及時了解檔案管理工作的最新要求和動態(tài)，并組織落實。（二）檔案管理人員職責(zé)1.按照檔案管理制度的要求，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等具體工作。2.認(rèn)真做好檔案資料的審核、分類、編號、裝訂、存儲等工作，確保檔案資料的質(zhì)量和安全。3.建立檔案管理臺賬，記錄檔案的收進、移出、借閱、利用等情況，做到賬目清晰、手續(xù)完備。4.按照規(guī)定的期限保管檔案，定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。5.積極為檔案利用人員提供服務(wù)，協(xié)助查閱和借閱檔案，解答相關(guān)問題，并做好檔案利用登記工作。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.學(xué)校成立檔案管理監(jiān)督小組由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人等組成，定期對寄宿生檔案管理工作進行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核辦法1.制定檔案管理工作考核指標(biāo)體系，對檔案管理人員的工作進行量化考核?？己酥笜?biāo)包括檔案資料完整性、準(zhǔn)確性、安全性，檔案管理工作效率，檔案