PAGE房地產(chǎn)類檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司房地產(chǎn)類檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有與房地產(chǎn)項(xiàng)目相關(guān)的檔案管理工作，包括但不限于項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、土地獲取、工程建設(shè)、銷售租賃、物業(yè)管理等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各類文件、資料、圖紙、圖表等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司房地產(chǎn)類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和利用。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司房地產(chǎn)項(xiàng)目的實(shí)際情況，確保文件材料的齊全、完整。3.分類科學(xué)原則：按照房地產(chǎn)項(xiàng)目的不同階段和類別，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)制定和完善公司房地產(chǎn)類檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程。3.組織開展公司房地產(chǎn)類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。5.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司各項(xiàng)工作提供支持。6.對(duì)公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在房地產(chǎn)項(xiàng)目運(yùn)作過程中產(chǎn)生的各類文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利開展。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定及時(shí)歸還檔案。4.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目立項(xiàng)階段：項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、土地預(yù)審意見等。2.規(guī)劃設(shè)計(jì)階段：規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、圖紙、效果圖、設(shè)計(jì)變更通知等。3.土地獲取階段：土地出讓合同、土地成交確認(rèn)書、土地權(quán)屬證書等。4.工程建設(shè)階段：工程招投標(biāo)文件、施工合同、施工圖紙、工程變更記錄、工程質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工報(bào)告等。5.銷售租賃階段：銷售合同、租賃合同、客戶資料、銷售租賃統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。6.物業(yè)管理階段：物業(yè)服務(wù)合同、物業(yè)維修記錄、業(yè)主投訴處理文件等。7.其他與房地產(chǎn)項(xiàng)目相關(guān)的文件材料，如會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示報(bào)告、往來函件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.按照房地產(chǎn)項(xiàng)目的不同階段和類別，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄清單，注明文件名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂、編頁，確保文件的整齊、牢固。4.對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子文件索引目錄，便于查找和利用。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門在完成文件材料的整理后，應(yīng)及時(shí)將檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充完善。3.審核通過的檔案進(jìn)行歸檔入庫，按照檔案分類方案進(jìn)行存放，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。（二）保管期限1.房地產(chǎn)類檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、土地權(quán)屬證書、工程竣工報(bào)告等具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的文件材料。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、施工合同、銷售合同等在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件材料。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括一般性的文件材料，如會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示報(bào)告等。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、適宜。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立檔案保管臺(tái)賬，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。五、檔案查閱與借閱（一）查閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人陪同查閱，并提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和范圍內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，向借閱人員提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如需延長借閱時(shí)間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）查閱與借閱限制1.涉及公司商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得查閱和借閱。2.永久保管的檔案，一般不予外借，確因工作需要必須外借的，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱和借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、查閱借閱人次、利用效果等。3.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。（二）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保管狀況，提出鑒定意見，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司房地產(chǎn)類檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便公司內(nèi)部人員查閱和利用檔案信息。3.加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化管理措施1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.在檔案管理信息系統(tǒng)中建立檔案分類目錄、索引目錄和全文數(shù)據(jù)庫，方便檔案的檢索和利用。3.利用檔