PAGE督導室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強督導室檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在督導工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于督導室在履行職責過程中形成的各類檔案，包括但不限于督導計劃、督導報告、被督導單位資料、工作記錄、會議紀要、往來文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：督導室檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映督導工作實際情況，數(shù)據(jù)準確、表述清晰。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案安全，防止檔案信息泄露，嚴格遵守保密規(guī)定。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理職責（一）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.對檔案進行分類、編號、編目，建立健全檔案檢索體系。3.定期檢查檔案保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修復或復制。4.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、查閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理。5.負責檔案信息化建設(shè)，將重要檔案進行數(shù)字化處理，提高檔案管理效率。6.參與檔案鑒定和銷毀工作，提出鑒定意見和銷毀清單。（二）督導人員職責1.在督導工作過程中，及時將形成的各類文件材料收集齊全，移交檔案管理人員。2.對檔案的真實性、完整性負責，確保所提供的檔案資料準確反映督導工作情況。3.配合檔案管理人員做好檔案整理、歸檔等工作，按照要求提供相關(guān)資料。（三）督導室負責人職責1.領(lǐng)導和監(jiān)督檔案管理工作，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，為檔案管理工作提供必要的支持和保障。3.審核檔案管理工作中的重要事項，如檔案鑒定、銷毀等。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.督導工作計劃、方案、通知等文件。2.督導過程中形成的各類記錄文件，包括檢查記錄、訪談記錄、問卷調(diào)查等。3.被督導單位提交的自評報告、工作總結(jié)、整改報告等資料。4.督導報告、反饋意見、整改通知書等文件。5.與督導工作相關(guān)的會議紀要、工作簡報等。6.上級部門下發(fā)的與督導工作有關(guān)的文件、領(lǐng)導批示等。7.其他與督導工作相關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.督導人員應(yīng)在督導工作結(jié)束后及時將相關(guān)文件材料收集齊全，移交檔案管理人員。2.收集的文件材料應(yīng)完整、真實、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.使用電子設(shè)備形成的文件材料，應(yīng)同時保存電子文檔和紙質(zhì)文檔，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類?？煞譃榫C合類、督導項目類、被督導單位類等。綜合類包括督導室的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)等；督導項目類按照不同的督導項目進行分類；被督導單位類按照被督導單位名稱進行分類。2.編號：對每一類檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理方法，對收集到的文件材料進行認真整理，及時歸檔。2.歸檔的檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。3.建立檔案索引，注明檔案存放位置，提高檔案檢索效率。（二）保管期限1.永久保管：反映督導室主要職能活動和歷史面貌的，對督導工作有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如督導室的重要規(guī)章制度、綜合性督導報告、上級領(lǐng)導重要批示等。2.定期保管：其他具有一定保存價值的檔案，根據(jù)其保存價值確定保管期限，一般分為30年、10年。如一般性督導項目的相關(guān)資料、階段性工作記錄等。（三）保管措施1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標準。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，便于對檔案進行動態(tài)管理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本單位人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱檔案后，查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字，注明查閱日期、查閱內(nèi)容等信息。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)督導室負責人批準后，方可借閱。2.借閱檔案的期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報告并查明原因。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進行鑒定，確保檔案的保存價值與保管期限相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、嚴格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由督導室負責人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行全面分析，判斷其保存價值。2.參考檔案的利用情況，對利用率較低、保存價值不大的檔案進行重點鑒定。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，確保鑒定結(jié)果客觀公正。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報督導室負責人審批。2.審批通過后，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀登記表》上簽字，注明銷毀日期、檔案名稱、數(shù)量等信息。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對重要檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.對數(shù)字化檔案進行分類、編號、編目，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，便于快速檢索和查詢。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的在線錄入，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、檔案編號等進行檢索，快速定位所需檔案。3.借閱管理：在線辦理檔案借閱手續(xù)，記錄借閱人員信息、借閱時間、歸還時間等，實現(xiàn)對檔案借閱的全程跟蹤管理。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案。（四）數(shù)據(jù)維護