PAGE商會(huì)檔案印章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)商會(huì)檔案與印章管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，規(guī)范印章的使用，維護(hù)商會(huì)的正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于商會(huì)全體工作人員及與商會(huì)有業(yè)務(wù)往來(lái)的相關(guān)單位和個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案與印章管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障檔案信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄露；嚴(yán)格印章使用審批，防止印章濫用。3.規(guī)范高效原則：明確檔案與印章管理流程，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作有序開(kāi)展。二、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案：包括商會(huì)的章程、決議、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.會(huì)員檔案：涵蓋會(huì)員基本信息、入會(huì)申請(qǐng)、會(huì)員活動(dòng)記錄等。3.業(yè)務(wù)檔案：如項(xiàng)目合作協(xié)議、業(yè)務(wù)往來(lái)文件、招投標(biāo)資料等。4.活動(dòng)檔案：各類商會(huì)組織的會(huì)議、培訓(xùn)、展覽、考察等活動(dòng)的相關(guān)資料。（二）檔案收集與整理1.各部門及工作人員應(yīng)及時(shí)將工作中形成的各類文件、資料進(jìn)行收集，并定期移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類整理，按照檔案編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，編制目錄，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。（三）檔案歸檔與存儲(chǔ)1.整理后的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，存入專門的檔案庫(kù)房或電子存儲(chǔ)設(shè)備。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境適宜。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，定期檢查數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（四）檔案查閱與借閱1.內(nèi)部查閱：商會(huì)工作人員因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱過(guò)程中應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案。2.外部查閱：與商會(huì)有業(yè)務(wù)往來(lái)的單位或個(gè)人查閱檔案，需提前提交查閱申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的和內(nèi)容，經(jīng)商會(huì)秘書長(zhǎng)審批同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，必須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)商會(huì)會(huì)長(zhǎng)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，按時(shí)歸還。（五）檔案保管期限與銷毀1.檔案保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和商會(huì)實(shí)際情況確定，分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.達(dá)到保管期限的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見(jiàn)，編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)商會(huì)會(huì)長(zhǎng)辦公會(huì)審議通過(guò)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，留存相關(guān)資料。三、印章管理（一）印章種類1.商會(huì)公章：代表商會(huì)行使權(quán)力的正式印章。2.法人章：法定代表人的個(gè)人印章。3.財(cái)務(wù)專用章：用于商會(huì)財(cái)務(wù)收支等相關(guān)業(yè)務(wù)。4.合同專用章：簽訂經(jīng)濟(jì)合同等業(yè)務(wù)時(shí)使用。5.部門印章：根據(jù)工作需要設(shè)立的各部門專用印章。（二）印章刻制與啟用1.印章的刻制必須嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理，選擇具有資質(zhì)的印章制作單位。2.新印章刻制完成后，由檔案管理部門進(jìn)行登記備案，填寫《印章啟用申請(qǐng)表》，經(jīng)商會(huì)會(huì)長(zhǎng)批準(zhǔn)后正式啟用。啟用時(shí)應(yīng)留存印模。（三）印章保管1.商會(huì)公章、法人章由秘書長(zhǎng)指定專人保管；財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人保管；合同專用章由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人保管；部門印章由各部門指定專人保管。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。如發(fā)現(xiàn)印章異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（四）印章使用審批1.使用商會(huì)公章、法人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等重要印章，必須填寫《印章使用審批表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、用途、金額等內(nèi)容，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽字后，方可使用。2.一般事項(xiàng)用印，由秘書長(zhǎng)審批；重要事項(xiàng)用印，經(jīng)商會(huì)會(huì)長(zhǎng)審批；涉及財(cái)務(wù)、重大合同等事項(xiàng)用印，需經(jīng)會(huì)長(zhǎng)辦公會(huì)審議通過(guò)。3.使用部門印章，由部門負(fù)責(zé)人審批。（五）印章使用登記1.印章保管人員應(yīng)建立《印章使用登記簿》，對(duì)每次印章使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括用印日期、用印事項(xiàng)、用印文件名稱、審批人等信息。2.印章使用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。（六）印章停用與銷毀1.因機(jī)構(gòu)變更、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時(shí)，由檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)商會(huì)會(huì)長(zhǎng)批準(zhǔn)后，辦理停用手續(xù)。2.停用的印章應(yīng)及時(shí)收回，與《印章啟用申請(qǐng)表》、印模等相關(guān)資料一并交檔案管理部門封存保管。3.需銷毀的印章，由檔案管理部門編制《印章銷毀清單》，經(jīng)商會(huì)會(huì)長(zhǎng)辦公會(huì)審議通過(guò)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，并留存銷毀記錄。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.商會(huì)設(shè)立檔案與印章管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案與印章管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.各部門應(yīng)配合監(jiān)督小組的工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和情況。（二）外部審計(jì)1.商會(huì)定期接受外部審計(jì)機(jī)構(gòu)的審計(jì)，對(duì)檔案與印章管理情況進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)。2.根據(jù)審計(jì)意見(jiàn)，及時(shí)完善檔案與印章管理制度，規(guī)范管理行為。五、責(zé)任追究（一）違反檔案管理制度的責(zé)任追究1.因保管不善導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄露的，對(duì)直接責(zé)任人給予批評(píng)教育、警告等處分；造成嚴(yán)重后果的，依法追究其法律責(zé)任。2.擅自涂改、抽取、銷毀檔案的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。3.未經(jīng)批準(zhǔn)查閱、借閱檔案或違反檔案查閱、借閱規(guī)定的，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令其改正；造成不良影響的，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。（二）違反印章管理制度的責(zé)任追究1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用印章的，對(duì)直接責(zé)任人給予批評(píng)教育、警告等處分；造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，依法追究其賠償責(zé)任和法律責(zé)任。未經(jīng)登記或登記不實(shí)使用印章的，對(duì)印章保管人員和使用人員進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令其改正；情節(jié)嚴(yán)重的，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。3.因保