PAGE養(yǎng)老院檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)養(yǎng)老院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于養(yǎng)老院各部門在工作中形成的各類檔案的保管。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指養(yǎng)老院在各項(xiàng)工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：養(yǎng)老院檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映養(yǎng)老院的工作活動和歷史面貌，不得偽造、篡改。3.保密性原則：對涉及養(yǎng)老院機(jī)密、老人隱私等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括養(yǎng)老院的行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事管理類：員工檔案、招聘與培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。3.財務(wù)管理類：財務(wù)報表、賬目憑證、預(yù)算與決算資料等。4.服務(wù)管理類：老人入住檔案、護(hù)理記錄、健康檔案、服務(wù)評估資料等。5.設(shè)施設(shè)備管理類：設(shè)施設(shè)備臺賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄、采購合同等。6.安全管理類：安全檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案、事故處理報告等。7.文化活動類：活動策劃方案、照片、視頻等。（二）編號規(guī)則1.采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式進(jìn)行編號。2.編號格式為：[類別代碼][年份][流水號]。類別代碼：用大寫字母表示各類檔案，如“XZ”表示行政管理類，“RS”表示人事管理類等。年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。流水號：按檔案形成的先后順序依次編號，從“001”開始。3.例如，行政管理類2023年形成的第5份文件編號為“XZ2023005”。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.檔案形成部門應(yīng)在工作完成后及時將相關(guān)文件材料整理歸檔，不得積壓。3.對于重要的文件材料，應(yīng)一式兩份，一份歸檔，一份留存部門備用。（二）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.對每份文件材料進(jìn)行編號，并填寫檔案目錄。3.去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。4.對破損或褪色的文件材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.按照文件材料的形成時間順序進(jìn)行排列，同一時間段的文件材料按重要程度排列。四、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，檔案柜應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年份等信息。3.電子檔案應(yīng)存儲于專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份。4.對重要的電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案：凡是反映養(yǎng)老院主要職能活動和基本歷史面貌的，對養(yǎng)老院有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映養(yǎng)老院一般工作活動，在較長時間內(nèi)對養(yǎng)老院工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映養(yǎng)老院局部工作活動，在較短時間內(nèi)對養(yǎng)老院工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限自檔案形成之日起計算。（四）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少一次。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.養(yǎng)老院內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱區(qū)域內(nèi)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域。3.查閱檔案時，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。4.查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.養(yǎng)老院外部單位或個人因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)養(yǎng)老院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱檔案時，應(yīng)與檔案管理部門簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、歸還時間、保密責(zé)任等事項(xiàng)。3.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱檔案時，應(yīng)使用檔案管理部門提供的專用借閱箱，不得自行攜帶檔案離開養(yǎng)老院。5.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案內(nèi)容。6.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案保密（一）保密措施1.對涉及養(yǎng)老院機(jī)密、老人隱私等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，限制查閱和借閱范圍。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案查閱、借閱過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如對查閱人員進(jìn)行身份驗(yàn)證、對檔案內(nèi)容進(jìn)行遮蓋等。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密處理，并設(shè)置不同的訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。（二）保密責(zé)任1.檔案形成部門應(yīng)負(fù)責(zé)對本部門形成的檔案進(jìn)行保密，確保檔案信息不被泄露。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行保密職責(zé)，如因工作失誤導(dǎo)致檔案泄露，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，如違反規(guī)定導(dǎo)致檔案泄露，應(yīng)依法追究其責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進(jìn)行全面審查，判斷其保存價值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合養(yǎng)老院的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.對已到保管期限的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)鑒定，如仍有保存價值的，應(yīng)延長保管期限；如確無保存價值的，應(yīng)予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見。2.經(jīng)養(yǎng)老院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，填寫《檔案銷毀申請表》。3.檔案管理部門按照批準(zhǔn)的銷毀清單，對檔案進(jìn)行銷毀。4.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字，并將銷毀清單歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，提升檔案服務(wù)水平。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機(jī)設(shè)備、存儲設(shè)備、掃描設(shè)備等信息化設(shè)施設(shè)備。2.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.制定電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的收集、整理、存儲、利用等流程。4.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、防火墻等安全措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或泄露。（三）信息化利用1.利用檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的