PAGE檔案單位外包工作制度一、總則（一）目的為了規(guī)范本檔案單位外包工作的管理，確保外包工作的質(zhì)量和效率，保障檔案信息的安全與保密，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案單位與外包服務(wù)提供商簽訂的各類(lèi)檔案外包服務(wù)項(xiàng)目，包括但不限于檔案整理、數(shù)字化加工、存儲(chǔ)管理等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則外包工作必須遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)操作合法合規(guī)。2.質(zhì)量保障原則明確外包服務(wù)的質(zhì)量要求，建立質(zhì)量監(jiān)控機(jī)制，確保外包工作達(dá)到預(yù)期的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.安全保密原則重視檔案信息的安全與保密，對(duì)外包服務(wù)提供商進(jìn)行嚴(yán)格的安全保密管理，防止檔案信息泄露。4.監(jiān)督管理原則加強(qiáng)對(duì)外包工作的全過(guò)程監(jiān)督管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題，保障外包工作的順利進(jìn)行。二、外包服務(wù)提供商的選擇與管理（一）選擇標(biāo)準(zhǔn)1.資質(zhì)信譽(yù)外包服務(wù)提供商應(yīng)具備合法的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，具有良好的商業(yè)信譽(yù)，無(wú)不良記錄。2.專(zhuān)業(yè)能力具備與檔案外包業(yè)務(wù)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力和經(jīng)驗(yàn)，擁有專(zhuān)業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)和設(shè)備。3.安全保障具有完善的安全管理制度和措施，能夠有效保障檔案信息的安全。4.人員素質(zhì)外包服務(wù)提供商的工作人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，經(jīng)過(guò)相關(guān)培訓(xùn)。（二）選擇流程1.需求調(diào)研根據(jù)外包工作的需求，制定詳細(xì)的需求說(shuō)明書(shū)，明確服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間要求等。2.供應(yīng)商篩選通過(guò)多種渠道收集潛在的外包服務(wù)提供商信息，進(jìn)行初步篩選，確定入圍名單。3.招標(biāo)或談判對(duì)于符合條件的外包服務(wù)提供商，采用招標(biāo)或談判的方式確定最終合作方。招標(biāo)應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行，確保公平、公正、公開(kāi)。談判應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵條款。4.合同簽訂與選定的外包服務(wù)提供商簽訂詳細(xì)的服務(wù)合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、保密條款、違約責(zé)任等。合同應(yīng)符合法律法規(guī)要求，確保具有法律效力。（三）日常管理1.建立檔案為每個(gè)外包服務(wù)提供商建立檔案，記錄其基本信息、服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)質(zhì)量評(píng)估等情況。2.定期評(píng)估定期對(duì)外包服務(wù)提供商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括工作進(jìn)度、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況、安全保密措施落實(shí)情況等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，采取相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施。3.溝通協(xié)調(diào)建立與外包服務(wù)提供商的定期溝通機(jī)制，及時(shí)了解工作進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。對(duì)于重大問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)。三、外包工作流程管理（一）項(xiàng)目啟動(dòng)1.項(xiàng)目交接在項(xiàng)目啟動(dòng)前，由本檔案單位相關(guān)部門(mén)與外包服務(wù)提供商進(jìn)行項(xiàng)目交接，提供必要的檔案資料、工作場(chǎng)地、設(shè)備等。2.制定計(jì)劃外包服務(wù)提供商應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目需求制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，明確工作步驟、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等，并報(bào)本檔案單位審核。（二）工作實(shí)施1.人員管理外包服務(wù)提供商應(yīng)按照合同要求配備足夠數(shù)量、具備相應(yīng)資質(zhì)的工作人員，并對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉工作流程和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.質(zhì)量控制建立質(zhì)量控制體系，對(duì)外包工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控。定期進(jìn)行質(zhì)量抽檢，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。3.安全管理加強(qiáng)對(duì)外包工作現(xiàn)場(chǎng)的安全管理，確保工作環(huán)境安全。對(duì)外包服務(wù)提供商的工作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，制定安全操作規(guī)程，防止發(fā)生安全事故。4.進(jìn)度跟蹤建立進(jìn)度跟蹤機(jī)制，定期檢查工作進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決進(jìn)度滯后的問(wèn)題。對(duì)于因不可抗力等原因?qū)е碌倪M(jìn)度延誤，應(yīng)及時(shí)調(diào)整工作計(jì)劃，并報(bào)本檔案單位備案。（三）項(xiàng)目驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備外包服務(wù)提供商完成工作后，應(yīng)進(jìn)行自查自糾，確保工作質(zhì)量符合要求。本檔案單位應(yīng)成立驗(yàn)收小組，制定驗(yàn)收方案。2.驗(yàn)收實(shí)施驗(yàn)收小組按照驗(yàn)收方案對(duì)外包工作進(jìn)行全面驗(yàn)收，包括檔案整理情況、數(shù)字化質(zhì)量、存儲(chǔ)管理情況等。驗(yàn)收過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查，記錄驗(yàn)收結(jié)果。3.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告驗(yàn)收結(jié)束后，驗(yàn)收小組應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，明確驗(yàn)收結(jié)論。對(duì)于驗(yàn)收合格的項(xiàng)目，辦理相關(guān)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，要求外包服務(wù)提供商限期整改，直至驗(yàn)收合格。四、檔案信息安全與保密管理（一）安全保密責(zé)任1.本檔案單位責(zé)任本檔案單位應(yīng)建立健全檔案信息安全保密制度，明確相關(guān)部門(mén)和人員的安全保密責(zé)任。對(duì)外包服務(wù)提供商進(jìn)行安全保密教育和培訓(xùn)，簽訂安全保密協(xié)議。2.外包服務(wù)提供商責(zé)任外包服務(wù)提供商應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和本檔案單位的安全保密制度，制定內(nèi)部安全保密管理制度，加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理，確保檔案信息安全保密。（二）安全保密措施1.物理安全工作場(chǎng)地應(yīng)具備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等。檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)符合安全要求，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等功能。2.網(wǎng)絡(luò)安全加強(qiáng)對(duì)外包工作涉及的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全管理，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和信息泄露。3.數(shù)據(jù)安全建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)外包工作產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并妥善存儲(chǔ)。對(duì)外包服務(wù)提供商的數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止數(shù)據(jù)被非法獲取和篡改。4.人員管理對(duì)外包服務(wù)提供商的工作人員進(jìn)行背景審查，簽訂保密承諾書(shū)。加強(qiáng)對(duì)工作人員的日常管理，規(guī)范工作行為，防止因人員疏忽導(dǎo)致信息泄露。（三）監(jiān)督檢查1.定期檢查本檔案單位定期對(duì)外包服務(wù)提供商的安全保密措施落實(shí)情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.違規(guī)處理對(duì)于違反安全保密制度的外包服務(wù)提供商，本檔案單位有權(quán)按照合同約定追究其違約責(zé)任，并要求其采取措施消除影響。情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究其法律責(zé)任。五、檔案單位與外包服務(wù)提供商的權(quán)利義務(wù)（一）檔案單位權(quán)利義務(wù)1.權(quán)利有權(quán)對(duì)外包服務(wù)提供商的工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，提出整改意見(jiàn)和要求。有權(quán)根據(jù)合同約定對(duì)服務(wù)質(zhì)量不符合要求的外包服務(wù)提供商進(jìn)行處罰。2.義務(wù)按照合同約定向外包服務(wù)提供商提供必要的工作條件和資料。及時(shí)支付服務(wù)費(fèi)用。協(xié)助外包服務(wù)提供商解決工作中遇到的問(wèn)題。（二）外包服務(wù)提供商權(quán)利義務(wù)1.權(quán)利有權(quán)按照合同約定獲得服務(wù)費(fèi)用。有權(quán)要求檔案單位提供必要的協(xié)助和支持。2.義務(wù)按照合同約定的服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間要求完成外包工作。遵守檔案單位的安全保密制度和各項(xiàng)管理規(guī)定。定期向檔案單位匯報(bào)工作進(jìn)展情況。六、服務(wù)費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)外包工作的內(nèi)容、工作量、質(zhì)量要求等因素，合理確定服務(wù)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。服務(wù)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在合同中明確約定。（二）費(fèi)用支付1.支付方式按照合同約定的支付方式進(jìn)行費(fèi)用支付，一般采用分期支付的方式，根據(jù)工作進(jìn)度和驗(yàn)收情況支付相應(yīng)比例的費(fèi)用。2.支付流程外包服務(wù)提供商提交費(fèi)用支付申請(qǐng)，附上工作進(jìn)度報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料。本檔案單位相關(guān)部門(mén)審核后，按照財(cái)務(wù)制度辦理支付手續(xù)。（三）費(fèi)用調(diào)整在合同履行過(guò)程中，如因工作內(nèi)容變更、工作量增加等原因需要調(diào)整服務(wù)費(fèi)用的，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。七、違約責(zé)任與爭(zhēng)議解決（一）違約責(zé)任1.檔案單位違約責(zé)任如檔案單位未按照合同約定提供工作條件、支付服務(wù)費(fèi)用等，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任，賠償外包服務(wù)提供商因此造成的數(shù)據(jù)損失。2.外包服務(wù)提供商違約責(zé)任如外包服務(wù)提供商未按照合同約定完成工作、違反安全保密制度等，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任，包括支付違約金、賠償損失等。違約金的數(shù)額應(yīng)在合同中明確約定。（二）爭(zhēng)議解決1.協(xié)商解決雙方在履行合同過(guò)程中發(fā)生爭(zhēng)議，應(yīng)首先通過(guò)協(xié)商解決。協(xié)商應(yīng)遵循平等、自愿、公平的原