PAGE接訴即辦檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)接訴即辦檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高接訴即辦工作的效率和質(zhì)量，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在接訴即辦工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：接訴即辦檔案由專門的檔案管理部門或指定人員集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映接訴即辦工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、檢索和利用，以滿足工作需要。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善接訴即辦檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.接收、收集、整理、保管接訴即辦工作中形成的各類檔案。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，建立檔案檢索體系。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.為接訴即辦工作提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。（二）接訴即辦業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門接訴即辦工作中形成檔案的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。3.按照檔案管理規(guī)定，正確使用和保管檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、借閱等。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。4.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.接訴即辦工作中形成的各類工單，包括市民訴求、處理結(jié)果、反饋情況等。2.與接訴即辦工作相關(guān)的會(huì)議記錄、文件、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.涉及接訴即辦工作的照片、錄音、錄像等視聽資料。4.其他與接訴即辦工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的材料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將本部門接訴即辦工作中形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改。3.對(duì)于重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理方法1.分類：按照接訴即辦工作的流程和內(nèi)容，將檔案分為訴求類、處理類、反饋類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息，便于查詢和檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管期限1.接訴即辦檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要包括具有重要?dú)v史價(jià)值、法律依據(jù)和長(zhǎng)期查考利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的管理制度，確保電子檔案的安全和完整。3.視聽資料：應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行整理和保管，存儲(chǔ)在專門的存儲(chǔ)設(shè)備上，并注明相關(guān)信息。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣。2.檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。3.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保檔案的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定價(jià)值的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等進(jìn)行全面審查，判斷其是否具有保存價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，對(duì)利用率較低、已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制銷毀清單。2.銷毀清單應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底進(jìn)行。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字，并將銷毀清單存檔。六、檔案的利用（一）利用范圍1.為接訴即辦工作提供參考依據(jù)，包括查詢以往類似工單的處理情況、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等。2.為公司/組織的決策提供支持，通過(guò)分析檔案數(shù)據(jù)，了解市民訴求的熱點(diǎn)難點(diǎn)問(wèn)題，為制定政策提供參考。3.為對(duì)外宣傳和交流提供素材，展示公司/組織在接訴即辦工作中的成果和經(jīng)驗(yàn)。（二）利用方式1.查詢：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案查詢服務(wù)。利用者可通過(guò)檔案目錄、檢索系統(tǒng)等方式查詢所需檔案。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.復(fù)制：對(duì)于不宜借閱的檔案，利用者可申請(qǐng)復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查詢、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用方式、檔案名稱及編號(hào)等。3.檔案利用登記應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便查閱和統(tǒng)計(jì)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立接訴即辦檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，方便檔案的查詢和利用，降低檔案管理成本。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入：將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行查詢，快速準(zhǔn)確地獲取所需檔案信息。3.借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請(qǐng)、審批、登記等功能，對(duì)借閱情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為工作決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。（三）數(shù)據(jù)備份與安全1.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并異地存放。2.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、加密技術(shù)、入侵檢測(cè)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)丟失。3.制定檔案信息化系統(tǒng)的應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保障接訴即辦工作的正常開展。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)接訴即辦檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)自身工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的質(zhì)量，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)功能等。（三）檢查結(jié)果處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下