PAGE執(zhí)行局檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)執(zhí)行局檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于執(zhí)行局全體工作人員在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：執(zhí)行局檔案室對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映執(zhí)行工作的實(shí)際情況。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為執(zhí)行工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)執(zhí)行局各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。3.負(fù)責(zé)檔案的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索。4.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，確保檔案的合理利用。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并及時(shí)移交檔案室。2.配合檔案室做好檔案的歸檔、保管和利用工作，提供必要的協(xié)助。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識和技能，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的查閱、借閱登記工作，及時(shí)催還借閱的檔案。4.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.執(zhí)行案件的相關(guān)材料，包括立案審批表、執(zhí)行通知書、裁定書、調(diào)解書、送達(dá)回證、執(zhí)行筆錄、財(cái)產(chǎn)查詢反饋信息等。2.與執(zhí)行工作有關(guān)的各類文件、會議記錄、簡報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.執(zhí)行過程中形成的證據(jù)材料，如照片、錄像、錄音、鑒定報(bào)告等。4.其他具有保存價(jià)值的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保其可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接。2.區(qū)分不同年度、保管期限和類別，進(jìn)行分類整理。3.按照一事一卷或數(shù)事一卷的原則，對文件材料進(jìn)行裝訂和編目。（四）整理方法1.分類：將檔案分為執(zhí)行案件檔案、綜合管理檔案等類別，每個(gè)類別再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.編號：為每卷檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)等信息，便于查找和利用。4.裝訂：對檔案材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.執(zhí)行案件結(jié)案后，承辦人員應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將檔案材料整理完畢并移交檔案室。2.其他文件材料應(yīng)在形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.承辦人員填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度等信息。2.檔案室管理人員對移交的檔案進(jìn)行核對和驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后簽字接收。3.檔案室管理人員按照規(guī)定對檔案進(jìn)行分類、編號、編目和裝訂，然后上架保管。（三）保管期限1.執(zhí)行案件檔案的保管期限分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）。2.綜合管理檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要確定。（四）保管要求1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和利用。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案查閱與借閱（一）查閱范圍1.本院工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案，須經(jīng)執(zhí)行局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱的檔案名稱、原因、查閱時(shí)間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案室。3.檔案室管理人員根據(jù)申請表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞。（三）借閱范圍1.本院工作人員因工作需要借閱檔案，須經(jīng)執(zhí)行局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.外單位因工作需要借閱檔案，須經(jīng)執(zhí)行局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫檔案借閱申請表，注明借閱的檔案名稱、原因、借閱時(shí)間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和執(zhí)行局領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，提交檔案室。3.檔案室管理人員根據(jù)申請表提供檔案，并與借閱人員簽訂借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（五）查閱、借閱記錄檔案室管理人員應(yīng)建立查閱、借閱登記臺賬，詳細(xì)記錄查閱、借閱的時(shí)間、人員、檔案名稱、查閱內(nèi)容等信息，以備查詢。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由執(zhí)行局領(lǐng)導(dǎo)、檔案室管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對保管期限已滿且確無保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進(jìn)行清查和鑒定，提出鑒定意見。2.對擬銷毀的檔案編制銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度等信息。3.銷毀清單經(jīng)執(zhí)行局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.對電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除或格式化等方式進(jìn)行銷毀。（五）銷毀記錄檔案室管理人員應(yīng)做好檔案銷毀記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、銷毀清單等信息，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立執(zhí)行局檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案室管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，將檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。