PAGE運(yùn)輸類檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司運(yùn)輸類檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司運(yùn)輸業(yè)務(wù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及運(yùn)輸業(yè)務(wù)的部門及相關(guān)人員所產(chǎn)生的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：運(yùn)輸類檔案由公司指定的檔案管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集、整理、保管和利用，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司運(yùn)輸業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集與運(yùn)輸業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件、資料，保證檔案的完整性，避免重要信息缺失。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司運(yùn)輸業(yè)務(wù)決策、運(yùn)營管理等提供及時有效的支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善運(yùn)輸類檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)運(yùn)輸類檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立運(yùn)輸類檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對運(yùn)輸類檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對運(yùn)輸類檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，并做好相關(guān)記錄。6.為公司各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。7.組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高公司員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。（二）運(yùn)輸業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門運(yùn)輸業(yè)務(wù)文件、資料的形成、積累和整理工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)與檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。3.在辦理運(yùn)輸業(yè)務(wù)過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范文件的形成和流轉(zhuǎn)，保證檔案質(zhì)量。4.配合檔案管理部門做好檔案的清查、盤點(diǎn)、鑒定、銷毀等工作。（三）檔案形成人員職責(zé)1.在工作中及時形成、收集和整理與運(yùn)輸業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料，并確保其真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理規(guī)定，將整理好的檔案及時移交本部門指定人員或檔案管理部門。3.對所形成檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，不得擅自銷毀、涂改檔案。三、檔案的分類與編號（一）分類運(yùn)輸類檔案主要分為以下幾類：1.運(yùn)輸合同檔案：包括與客戶簽訂的運(yùn)輸合同、運(yùn)輸協(xié)議等，按照合同簽訂時間、客戶名稱等進(jìn)行分類。2.運(yùn)輸調(diào)度檔案：涉及運(yùn)輸任務(wù)安排、車輛調(diào)度等相關(guān)文件，按運(yùn)輸任務(wù)批次、調(diào)度時間等分類。3.車輛檔案：涵蓋公司自有車輛及租賃車輛的相關(guān)資料，如車輛行駛證、保險單、維修記錄等，以車輛為單位分類。4.駕駛員檔案：包含駕駛員個人信息、駕駛證、從業(yè)資格證、培訓(xùn)記錄、違章記錄等，按駕駛員姓名分類。5.運(yùn)輸安全檔案：有關(guān)運(yùn)輸安全管理制度、安全檢查記錄、事故處理報告等，按安全管理類別分類。6.運(yùn)輸成本檔案：涉及運(yùn)輸費(fèi)用核算、成本分析等文件，按成本項(xiàng)目分類。7.運(yùn)輸統(tǒng)計(jì)檔案：運(yùn)輸業(yè)務(wù)量統(tǒng)計(jì)報表、數(shù)據(jù)分析報告等，按統(tǒng)計(jì)時間周期分類。（二）編號為便于檔案的管理和查詢，對運(yùn)輸類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號采用“年份+類別代碼+流水號”的方式，具體如下：1.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置相應(yīng)的代碼，如“HT”表示運(yùn)輸合同檔案，“YD”表示運(yùn)輸調(diào)度檔案等。3.流水號：按檔案形成的先后順序依次編號，從“001”開始。例如，一份2023年簽訂的運(yùn)輸合同檔案編號為“2023HT001”。四、檔案的收集與整理（一）收集1.檔案管理部門定期向各運(yùn)輸業(yè)務(wù)部門發(fā)布檔案收集通知，明確收集范圍、時間要求等。2.運(yùn)輸業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)，將本部門形成的各類運(yùn)輸檔案整理后移交檔案管理部門。對于重要緊急的檔案，應(yīng)及時移交。3.檔案形成人員在工作過程中，應(yīng)隨時將辦理完畢的文件、資料收集齊全，不得積壓或丟失。4.涉及運(yùn)輸業(yè)務(wù)的外來文件、資料，如上級部門文件、客戶提供的資料等由相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集，并及時移交檔案管理部門。（二）整理1.檔案管理部門對收集到的運(yùn)輸類檔案進(jìn)行整理，包括去除文件上的金屬物、破損文件的修復(fù)、按順序排列等。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)集中存放。3.對每份檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，并錄入檔案數(shù)據(jù)庫。4.對重要的檔案或成套檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放運(yùn)輸類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材等，以保證檔案保管環(huán)境的適宜。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。（二）保管方式1.運(yùn)輸類檔案采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序上架存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)可選用磁帶、光盤、硬盤等，并定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、存放位置、保管期限等信息，便于對檔案進(jìn)行跟蹤和管理。（三）保管期限運(yùn)輸類檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要性和性質(zhì)確定，具體如下：1.運(yùn)輸合同檔案：一般保管期限為[X]年，涉及重要客戶、重大運(yùn)輸項(xiàng)目的合同檔案保管期限為[X]年。2.運(yùn)輸調(diào)度檔案：保管期限為[X]年。3.車輛檔案：自車輛報廢或處置后保管期限為[X]年。4.駕駛員檔案：自駕駛員離職或不再從事運(yùn)輸工作后保管期限為[X]年。5.運(yùn)輸安全檔案：長期保管。6.運(yùn)輸成本檔案：保管期限為[X]年。7.運(yùn)輸統(tǒng)計(jì)檔案：保管期限為[X]年。六、檔案的利用（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱運(yùn)輸類檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批后的申請表，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作，記錄查閱時間、查閱人、檔案名稱等信息。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱區(qū)域內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱運(yùn)輸類檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，向借閱人提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，明確借閱檔案的名稱、編號、借閱時間、歸還時間等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向借閱人追究責(zé)任。（三）檔案利用的限制1.涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的運(yùn)輸類檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得對外提供或公開。2.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得用于與公司運(yùn)輸業(yè)務(wù)無關(guān)的目的，不得損害公司利益。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對已到保管期限的運(yùn)輸類檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、運(yùn)輸業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，對檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的存毀。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長其保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀理由等信息。（二）銷毀1.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔