PAGE律師個人檔案管理制度一、總則（一）目的為加強律師個人檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保律師檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本律師事務(wù)所全體律師個人檔案的管理。（三）管理原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映律師的業(yè)務(wù)活動、職業(yè)經(jīng)歷等實際情況。2.完整性原則：全面收集律師在執(zhí)業(yè)過程中形成的各類文件材料，保證檔案的完整。3.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，確保律師檔案信息不被泄露。4.便于利用原則：科學(xué)分類、整理檔案，方便律師及相關(guān)人員查閱和使用。二、檔案內(nèi)容（一）基本信息1.律師資格證書、律師執(zhí)業(yè)證書等相關(guān)資質(zhì)證明文件。2.身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書等個人身份及教育背景材料。3.近期免冠一寸照片若干。（二）業(yè)務(wù)檔案1.各類案件的委托代理合同、授權(quán)委托書、法律意見書、起訴狀、答辯狀、庭審筆錄、判決書、裁定書、調(diào)解書等法律文書。2.案件辦理過程中的調(diào)查取證材料、證據(jù)清單、證人證言等。3.與案件相關(guān)的往來信件、電郵、傳真等通訊記錄。（三）培訓(xùn)與學(xué)習(xí)檔案1.參加各類專業(yè)培訓(xùn)、研討會、講座等活動的通知、簽到表、學(xué)習(xí)資料、培訓(xùn)證書等。2.自主學(xué)習(xí)記錄，如購買的專業(yè)書籍、學(xué)習(xí)筆記等。（四）獎懲檔案1.獲得的各級各類獎勵證書、表彰決定等。2.受到的行政處罰、行業(yè)處分等相關(guān)文件。（五）年度考核檔案1.年度工作總結(jié)、述職報告。2.年度考核表、考核結(jié)果通知等。（六）其他檔案1.參與公益法律服務(wù)活動的記錄，如活動方案、服務(wù)對象反饋等。2.個人發(fā)表的專業(yè)文章、著作等。3.其他與律師執(zhí)業(yè)相關(guān)的重要文件材料。三、檔案收集（一）收集責(zé)任1.律師本人負責(zé)及時收集整理自己在執(zhí)業(yè)過程中形成的各類文件材料，并按照本制度要求定期移交檔案管理人員。2.案件承辦部門負責(zé)人負責(zé)督促本部門律師及時歸檔相關(guān)業(yè)務(wù)文件材料。（二）收集時間1.對于已辦結(jié)的案件，律師應(yīng)在案件結(jié)案后[X]個工作日內(nèi)將整理好的業(yè)務(wù)檔案移交檔案管理人員。2.其他各類文件材料應(yīng)在形成或收到后的[X]個工作日內(nèi)移交。（三）收集要求1.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.對于電子文件，應(yīng)確保其內(nèi)容完整、格式規(guī)范，并按照規(guī)定進行備份存儲。四、檔案整理（一）分類標準1.按照檔案內(nèi)容分為基本信息類、業(yè)務(wù)檔案類、培訓(xùn)與學(xué)習(xí)檔案類、獎懲檔案類、年度考核檔案類及其他檔案類。2.業(yè)務(wù)檔案類按照案件類別進一步細分，如民事案件、刑事案件、行政案件等，每個案件單獨成冊。（二）編號規(guī)則1.為每個律師建立唯一的檔案編號，編號格式為[律所簡稱][年份][序號]，如“XX律所2023001”。2.每個類別檔案內(nèi)的文件材料按照順序依次編號，編號應(yīng)清晰標注在文件材料上。（三）裝訂要求1.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照卷內(nèi)文件材料的排列順序依次裝訂，采用左側(cè)裝訂方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.其他類別檔案可根據(jù)實際情況采用活頁夾、檔案盒等方式進行整理存放，但應(yīng)確保文件排列有序，便于查找。（四）編目與裝盒1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、類別、題名、日期、頁號等內(nèi)容，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。2.將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面標注檔案編號、律師姓名、檔案類別等信息。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（二）保管期限1.律師資格證書、律師執(zhí)業(yè)證書等資質(zhì)證明文件及重要業(yè)務(wù)檔案應(yīng)永久保管。2.其他業(yè)務(wù)檔案、培訓(xùn)與學(xué)習(xí)檔案、獎懲檔案、年度考核檔案等保管期限為[X]年。3.保管期限屆滿后，經(jīng)律所負責(zé)人批準，按照檔案銷毀程序進行銷毀。（三）檔案安全管理1.建立檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)，加強對檔案保管場所的安全防范。2.定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的完整和安全。發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案保管室，確需查閱檔案的，應(yīng)經(jīng)律所負責(zé)人批準，并在檔案管理人員的陪同下進行。六、檔案利用（一）利用范圍1.律師本人因工作需要查閱、借閱自己的檔案。2.律所內(nèi)部其他人員因工作需要查閱與案件相關(guān)的律師業(yè)務(wù)檔案，但應(yīng)經(jīng)律所負責(zé)人批準。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)等因工作需要依法查閱律師檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案供查閱人員在檔案保管室內(nèi)查閱。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)律所負責(zé)人批準后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時歸還。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、單位、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步建立律師個人檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.安排專人負責(zé)將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入信息化管理系統(tǒng)，確保錄入數(shù)據(jù)的準確、完整。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對系統(tǒng)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由律所負責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人組成，負責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準根據(jù)檔案保管期限和重要程度，對檔案進行鑒定。對于已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核通過后予以銷毀。（三）銷毀程序1.將擬銷毀的檔案清單報律所負責(zé)人批準。2.選擇具有資質(zhì)的檔案銷毀