PAGE檔案管理制度視頻教程一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則。檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的工作活動和歷史面貌，嚴禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則。全面收集、整理公司/組織在各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案采取保密措施，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則。建立科學(xué)合理的檔案管理體系，提高檔案的檢索效率，方便公司/組織內(nèi)部各部門及員工查閱和利用檔案。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立檔案管理部門，負責(zé)統(tǒng)籌管理公司/組織的檔案工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案基礎(chǔ)管理工作，確保檔案的質(zhì)量和完整性。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，提高檔案檢索效率，為公司/組織提供便捷的檔案查閱服務(wù)。4.負責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案實體安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和安全性。6.負責(zé)組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。7.對公司/組織各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司/組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門檔案管理員各部門設(shè)立檔案管理員，負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。其主要職責(zé)包括：1.負責(zé)收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進行整理、分類，并定期移交公司/組織檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的查閱、利用工作，及時提供相關(guān)檔案資料。3.負責(zé)本部門檔案庫房的日常管理，確保檔案的安全保管。4.接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，不斷提高自身的檔案管理業(yè)務(wù)水平。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類檔案：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、總結(jié)、報告等。2.人事管理類檔案：包括員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲、離職等相關(guān)文件，員工檔案、勞動合同、薪酬福利等資料。3.財務(wù)管理類檔案：包括財務(wù)預(yù)算、決算、報表、憑證、賬簿、審計報告等相關(guān)文件。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案：包括市場調(diào)研、銷售合同、采購合同、生產(chǎn)計劃、產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量控制等相關(guān)文件。5.基本建設(shè)類檔案：包括公司/組織基本建設(shè)項目的可行性研究報告、立項批復(fù)、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收報告等相關(guān)文件。6.設(shè)備儀器類檔案：包括公司/組織各類設(shè)備儀器的購置合同、安裝調(diào)試記錄、操作規(guī)程、維護保養(yǎng)記錄、報廢處理等相關(guān)文件。7.聲像電子類檔案：包括公司/組織的照片、錄音、錄像、電子文檔等資料。（二）檔案編號為便于檔案的管理和檢索，對每類檔案進行編號。編號采用分類號+流水號的方式，具體編號規(guī)則如下：1.行政管理類檔案：編號為XZGL+流水號。2.人事管理類檔案：編號為RSGL+流水號。3.財務(wù)管理類檔案：編號為CWGL+流水號。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案：編號為YWJY+流水號。5.基本建設(shè)類檔案：編號為JBSJ+流水號。6.設(shè)備儀器類檔案：編號為SBYQ+流水號。7.聲像電子類檔案：編號為SXDL+流水號。流水號按照檔案形成的時間順序依次編排，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。具體收集范圍如下：1.上級機關(guān)下發(fā)的與本部門工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.本部門制定的工作計劃、總結(jié)、報告、規(guī)章制度、會議紀要等。3.本部門與其他部門或外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.本部門開展業(yè)務(wù)活動形成的各類報表、臺賬、記錄、憑證等。5.本部門員工的個人資料、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果、獎懲情況等。6.本部門組織或參加的各類會議、活動的文件、資料、照片、錄像等。7.本部門基本建設(shè)項目、設(shè)備儀器購置等相關(guān)文件、資料。8.其他與本部門工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門檔案管理員應(yīng)定期對本部門的文件材料進行收集、整理，確保文件材料的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，并確保其可讀性和完整性。4.聲像資料應(yīng)注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，并進行整理歸檔。（三）整理方法檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。具體整理方法如下：1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的文件材料進行分類。2.編號：對每一份文件材料進行編號，編號應(yīng)與檔案編號一致。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)文件材料進行裝訂，確保文件整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、起止日期等信息。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點，并配備必要的消防、防盜、溫濕度控制等設(shè)備。檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，包括檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序開展。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.聲像檔案應(yīng)按照類別和時間順序整理存放，并建立相應(yīng)的目錄索引，便于查閱。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案應(yīng)永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案應(yīng)長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案應(yīng)短期保管，保管期限為5年以下。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全保管。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施。2.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。3.做好檔案庫房的溫濕度控制工作，保持庫房內(nèi)溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。4.定期對檔案進行消毒、殺蟲處理，防止檔案霉變、蟲蛀。5.對電子檔案應(yīng)定期進行維護和備份，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機密的檔案，查閱申請人應(yīng)填寫《機密檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人、保密部門負責(zé)人和公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。3.外部單位查閱公司/組織檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.用戶填寫《檔案查閱申請表》或《機密檔案查閱申請表》，提交所在部門負責(zé)人審核簽字。2.將申請表提交檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進行查詢，并確定檔案的存放位置。3.用戶在檔案管理部門指定的查閱區(qū)域查閱檔案，查閱過程中應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案。4.查閱結(jié)束后，用戶應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)用戶的查閱需求，提供檔案原件或復(fù)印件。如需提供復(fù)印件，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員核對無誤后，加蓋檔案管理部門印章。2.對于重要檔案或涉及機密的檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)規(guī)定進行限量提供，并對查閱過程進行監(jiān)督。3.檔案管理人員應(yīng)積極協(xié)助用戶利用檔案，提供必要的咨詢和指導(dǎo)服務(wù)，確保用戶能夠充分利用檔案信息。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、保持歷史聯(lián)系的原則，根據(jù)檔案的保管期限和價值，對已超過保管期限的檔案進行鑒定，確定其是否仍有保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷其價值和保管期限。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較分析，判斷其在同類檔案中的地位和作用，確定其價值和保管期限。3.效益評估法：對檔案的利用效益進行評估，根據(jù)利用頻率、利用效果等因素，判斷其價值和保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》