PAGE小學(xué)基建檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)小學(xué)基建檔案管理，確?；n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮基建檔案在學(xué)校建設(shè)、管理、維護(hù)及改擴(kuò)建等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校所有基建項(xiàng)目檔案的管理，包括新建、改建、擴(kuò)建教學(xué)樓、辦公樓、圖書館、體育館等各類建筑物及附屬設(shè)施建設(shè)過程中形成的檔案資料。（三）管理原則基建檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、全程跟蹤、分類科學(xué)、便于利用的原則。由學(xué)校指定專門部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理基建檔案，確保檔案管理工作貫穿基建項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收的全過程。二、管理職責(zé)（一）基建檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善本?；n案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理本校基建項(xiàng)目檔案，接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀基建檔案資料。3.指導(dǎo)和監(jiān)督基建項(xiàng)目各參建單位的檔案管理工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。4.負(fù)責(zé)基建檔案的開發(fā)利用，為學(xué)校建設(shè)、管理、維護(hù)及改擴(kuò)建等工作提供檔案信息服務(wù)。5.定期對基建檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，不斷改進(jìn)管理方法和提高管理水平。（二）基建項(xiàng)目各參建單位職責(zé)1.建設(shè)單位（學(xué)校）應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目檔案管理工作，協(xié)調(diào)各參建單位的檔案管理事宜，確?；?xiàng)目檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。2.勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)按照合同要求，負(fù)責(zé)各自工作中形成檔案資料的收集、整理、歸檔，并在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前向建設(shè)單位移交完整、準(zhǔn)確的檔案資料。3.各參建單位應(yīng)建立健全本單位的基建檔案管理制度，明確檔案管理責(zé)任人，確保檔案管理工作的有效開展。三、基建檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報告及審批文件。環(huán)境影響評價報告及審批文件。建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證。土地使用證、施工許可證。工程地質(zhì)勘察報告、水文地質(zhì)勘察報告。設(shè)計(jì)任務(wù)書、設(shè)計(jì)合同。2.設(shè)計(jì)文件初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件及設(shè)計(jì)變更文件。設(shè)計(jì)圖紙會審記錄、設(shè)計(jì)交底記錄。設(shè)計(jì)單位資質(zhì)證書及相關(guān)人員資格證書。3.施工文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底記錄。工程定位測量、放線記錄。原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢驗(yàn)報告。施工日志、工程大事記。隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄。地基與基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)等分部工程驗(yàn)收報告。工程質(zhì)量事故報告及處理記錄。施工單位資質(zhì)證書及相關(guān)人員資格證書。4.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則。監(jiān)理月報、監(jiān)理周報、監(jiān)理會議紀(jì)要。監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單。工程質(zhì)量評估報告、監(jiān)理工作總結(jié)。監(jiān)理單位資質(zhì)證書及相關(guān)人員資格證書。5.竣工驗(yàn)收文件單位工程竣工驗(yàn)收報告。工程竣工驗(yàn)收備案表。工程竣工決算報告。工程質(zhì)量保修書。建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收意見。（二）收集要求1.基建項(xiàng)目各參建單位應(yīng)按照檔案管理要求，及時收集各自工作中形成的檔案資料，并確保資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。3.對聲像、電子等非紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)同時收集其文字說明材料，并確保載體的有效性和信息的完整性。（三）整理原則1.基建檔案應(yīng)按照項(xiàng)目建設(shè)程序，結(jié)合檔案形成規(guī)律，進(jìn)行分類整理。2.遵循有機(jī)聯(lián)系、保持歷史原貌的原則，對同一項(xiàng)目的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)排列，不得隨意打亂或拆分。3.按照紙質(zhì)檔案與電子檔案同步整理的要求，確保兩種載體檔案的一致性。（四）整理方法1.紙質(zhì)檔案按照項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等類別進(jìn)行分類。每類文件再按照文件形成時間順序或重要程度進(jìn)行排列，并編制頁碼。填寫卷內(nèi)文件目錄，包括序號、文件題名、日期、頁號、備注等內(nèi)容。根據(jù)分類結(jié)果，編制案卷封面，包括項(xiàng)目名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限等信息。裝訂成冊，確保整齊、牢固。2.電子檔案按照紙質(zhì)檔案的分類方法，建立電子檔案文件夾結(jié)構(gòu)。將電子文件按照類別和時間順序存入相應(yīng)文件夾，并命名規(guī)范，便于查找和識別。建立電子檔案索引目錄，與紙質(zhì)檔案卷內(nèi)文件目錄相對應(yīng)，便于快速檢索。四、基建檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.基建項(xiàng)目各參建單位應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，將各自整理好的檔案資料向建設(shè)單位歸檔。2.歸檔的檔案資料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合檔案整理規(guī)范要求。3.建設(shè)單位在收到各參建單位的歸檔資料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，對不符合要求的檔案資料，應(yīng)及時退回要求補(bǔ)充或修正。（二）保管期限基建檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報告及審批文件。建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證。土地使用證、施工許可證。單位工程竣工驗(yàn)收報告、工程竣工驗(yàn)收備案表。工程竣工決算報告。2.長期保管的檔案工程地質(zhì)勘察報告、水文地質(zhì)勘察報告。初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件及設(shè)計(jì)變更文件。施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底記錄。原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢驗(yàn)報告。隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄。地基與基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)等分部工程驗(yàn)收報告。工程質(zhì)量事故報告及處理記錄。監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則。監(jiān)理月報、監(jiān)理周報、監(jiān)理會議紀(jì)要。監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單。工程質(zhì)量評估報告、監(jiān)理工作總結(jié)。3.短期保管的檔案設(shè)計(jì)圖紙會審記錄、設(shè)計(jì)交底記錄。工程定位測量、放線記錄。施工日志、工程大事記。監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單的回復(fù)文件。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，上架保管，并建立檔案存放位置索引，便于查找。3.定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。5.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類存儲、檢索和利用，確保電子檔案的安全和有效管理。五、基建檔案的利用與借閱（一）利用原則基建檔案的利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、服務(wù)學(xué)校建設(shè)和管理、確保檔案安全的原則。（二）利用范圍1.學(xué)校建設(shè)、管理、維護(hù)及改擴(kuò)建等工作需要查閱基建檔案資料。2.上級主管部門、相關(guān)部門及單位因工作需要查閱本?；n案資料。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱本?；n案資料。（三）利用方式1.查閱紙質(zhì)檔案，利用者應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。查閱時應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案。2.查閱電子檔案，利用者應(yīng)通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檢索和查閱。如需拷貝電子檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行拷貝和使用。3.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。（四）借閱規(guī)定1.本校人員因工作需要借閱基建檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位人員因工作需要借閱本?；n案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)本校檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、拆散或轉(zhuǎn)借。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、基建檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則基建檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、確保安全的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、基建項(xiàng)目管理部門、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成的基建檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對基建檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案資料的保管期限是否合理。3.檔案資料是否已失去保存價值。（四）鑒定方法1.查閱檔案資料，檢查其內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)是否完備。2.對照檔案保管期限表，判斷檔案資料的保管期限是否符合規(guī)定。3.結(jié)合學(xué)校建設(shè)、管理及發(fā)展實(shí)際，評估檔案資料是否還有現(xiàn)實(shí)利用價值。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的基建檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，包括檔案題名、日期、保管期限、銷毀