PAGE山東實(shí)物檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)山東實(shí)物檔案的管理，確保實(shí)物檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于實(shí)物檔案的保管、利用和開發(fā)，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本地區(qū)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于山東行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他社會(huì)組織形成的實(shí)物檔案的管理。（三）定義實(shí)物檔案是指各單位在工作和活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的，以物質(zhì)實(shí)體形態(tài)存在的各種載體的文件材料，包括但不限于獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、印章、字畫、照片、錄音錄像帶、實(shí)物模型等。（四）管理原則實(shí)物檔案管理應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、分類科學(xué)、便于利用的原則。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)實(shí)物檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位實(shí)物檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)實(shí)物檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督本單位各部門實(shí)物檔案的形成、積累和整理工作。4.定期對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保實(shí)物檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)實(shí)物檔案信息化建設(shè)，提高實(shí)物檔案管理的效率和水平。（二）形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門實(shí)物檔案的收集、整理和移交工作，確保實(shí)物檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將實(shí)物檔案移交至檔案管理部門，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門做好實(shí)物檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。（三）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)實(shí)物檔案的日常保管工作，確保實(shí)物檔案存放安全、有序。2.定期對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.按照檔案管理部門的要求，做好實(shí)物檔案的整理、統(tǒng)計(jì)等工作。三、收集與整理（一）收集范圍1.反映本單位重大活動(dòng)、重要事件、重要成果的實(shí)物，如獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書等。2.具有歷史、文化、藝術(shù)價(jià)值的實(shí)物，如字畫、古籍、文物等。3.本單位使用的印章、印模等。4.其他具有保存價(jià)值的實(shí)物。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)實(shí)物檔案的收集工作，確保實(shí)物檔案的及時(shí)收集。2.收集的實(shí)物應(yīng)保持完好，如有損壞應(yīng)及時(shí)修復(fù)或采取其他保護(hù)措施。3.收集的實(shí)物應(yīng)附有相關(guān)的文字說明，包括名稱、來源、時(shí)間、用途等。（三）整理原則1.遵循實(shí)物檔案的形成規(guī)律，保持實(shí)物之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)，便于保管和利用。3.同一類實(shí)物應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度排列。（四）整理方法1.實(shí)物檔案應(yīng)按照類別進(jìn)行整理，如獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)牌類、證書類、印章類、字畫類等。2.每類實(shí)物應(yīng)編制目錄，目錄內(nèi)容包括實(shí)物名稱、編號(hào)、來源、時(shí)間、保管期限等。3.對(duì)于體積較大或數(shù)量較多的實(shí)物，可單獨(dú)存放，并在目錄中注明存放地點(diǎn)。四、鑒定與保管期限（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，對(duì)實(shí)物檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定方法1.成立鑒定小組，由檔案管理部門、形成部門等相關(guān)人員組成。2.鑒定小組對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)實(shí)物檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、價(jià)值等因素，確定其保管期限。3.鑒定結(jié)果應(yīng)形成鑒定報(bào)告，記錄鑒定過程和結(jié)論。（三）保管期限劃分1.永久保管：反映本單位重大歷史事件、重要活動(dòng)、重要成果，具有重要?dú)v史、文化、藝術(shù)價(jià)值，對(duì)本單位和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的實(shí)物檔案。2.長期保管：保管期限為16年至50年的實(shí)物檔案，主要包括反映本單位一般工作活動(dòng)、具有一定歷史價(jià)值的實(shí)物檔案。3.短期保管：保管期限為5年至15年的實(shí)物檔案，主要包括反映本單位日常工作、時(shí)效性較強(qiáng)的實(shí)物檔案。五、保管與保護(hù)（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的實(shí)物檔案保管場所，確保保管場所安全、整潔、通風(fēng)良好。2.保管場所應(yīng)配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮、防塵等設(shè)施設(shè)備。（二）存放方式1.實(shí)物檔案應(yīng)按照類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)于體積較大或重量較重的實(shí)物，應(yīng)存放在專門的貨架或櫥柜中；對(duì)于體積較小或數(shù)量較多的實(shí)物，可存放在檔案盒或檔案袋中。（三）保護(hù)措施1.定期對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，如對(duì)損壞的實(shí)物進(jìn)行修復(fù)，對(duì)受潮的實(shí)物進(jìn)行干燥處理等。2.采取必要的防蟲、防霉、防火、防盜等措施，確保實(shí)物檔案的安全。3.對(duì)于珍貴的實(shí)物檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專柜存放、專人保管等。六、統(tǒng)計(jì)與編目（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.實(shí)物檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.實(shí)物檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等工作情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立實(shí)物檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)定期向上級(jí)主管部門報(bào)告。（三）編目要求1.實(shí)物檔案應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括實(shí)物名稱、編號(hào)、來源、時(shí)間、保管期限、存放位置等。2.目錄應(yīng)按照類別、保管期限等進(jìn)行分類編制，便于查找和利用。3.實(shí)物檔案目錄應(yīng)定期更新，確保目錄信息的準(zhǔn)確性和完整性。七、利用與開發(fā)（一）利用原則1.遵循保密原則，確保實(shí)物檔案的安全和機(jī)密。2.按照規(guī)定的程序和手續(xù)，提供實(shí)物檔案的利用服務(wù)。3.充分發(fā)揮實(shí)物檔案的作用，為單位的工作、科研、文化建設(shè)等提供支持。（二）利用方式1.查閱：單位內(nèi)部人員因工作需要可查閱實(shí)物檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。2.復(fù)制：因工作需要確需復(fù)制實(shí)物檔案的，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。3.展覽展示：對(duì)于具有重要?dú)v史、文化、藝術(shù)價(jià)值的實(shí)物檔案，可通過展覽展示等方式向社會(huì)公眾開放，展示時(shí)應(yīng)采取必要的保護(hù)措施。（三）開發(fā)利用1.結(jié)合本單位實(shí)際情況，對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行深入研究和分析，挖掘?qū)嵨餀n案的潛在價(jià)值。2.利用實(shí)物檔案開展文化創(chuàng)意產(chǎn)品開發(fā)、宣傳教育等活動(dòng)，提高實(shí)物檔案的社會(huì)影響力。3.加強(qiáng)與其他單位、機(jī)構(gòu)的合作與交流，共同開發(fā)利用實(shí)物檔案資源。八、移交與銷毀（一）移交1.單位撤銷、合并或分立時(shí)，實(shí)物檔案應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行移交。2.移交實(shí)物檔案時(shí)，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字確認(rèn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）銷毀1.實(shí)物檔案保管期滿，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.銷毀實(shí)物檔案時(shí)，應(yīng)填寫銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。3.銷毀清單應(yīng)永久保存，以備查考。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.上級(jí)主管部門負(fù)責(zé)對(duì)本系統(tǒng)內(nèi)各單位實(shí)物檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)各單位實(shí)物檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.實(shí)物檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.實(shí)物檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作情況。3.實(shí)物檔案的安全保護(hù)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：上級(jí)主管部門和檔案行政管理部門定期對(duì)各單位實(shí)物檔案管理工作進(jìn)行檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，上級(jí)主管部門和檔案行政管理部門不定期對(duì)各單位實(shí)物檔案管理工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)實(shí)物檔案管理中的突出問題，上級(jí)主管部門和檔案行政管理部門組織專項(xiàng)檢查。（四）問題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)單位限期整改。2.整改單位應(yīng)按照整改通知書的要求，制定