PAGE酒店人員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強酒店人員檔案管理，確保員工信息的完整性、準確性和安全性，為酒店人力資源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職員工等。（三）管理原則1.真實性原則：員工檔案信息應(yīng)如實填寫和記錄，確保真實可靠。2.保密性原則：嚴格保護員工檔案信息的安全，防止信息泄露。3.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動、考核情況等及時更新檔案內(nèi)容。4.規(guī)范化原則：按照統(tǒng)一的標準和流程進行檔案管理。二、人員檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫2.身份證號碼、婚姻狀況3.聯(lián)系方式（包括手機號碼、電子郵箱等）4.家庭住址（二）入職信息1.入職時間、入職部門、崗位2.試用期期限及考核結(jié)果3.勞動合同簽訂情況（合同期限、續(xù)簽情況等）（三）教育背景1.最高學歷、畢業(yè)院校2.所學專業(yè)、學位3.入學時間、畢業(yè)時間（四）工作經(jīng)歷1.以往工作單位名稱、職位2.工作起止時間3.工作職責及業(yè)績描述（五）培訓(xùn)記錄1.參加酒店內(nèi)部培訓(xùn)課程的名稱及時間2.參加外部專業(yè)培訓(xùn)的機構(gòu)、課程及時間3.培訓(xùn)考核成績（六）考核評價1.月度考核結(jié)果2.季度考核結(jié)果3.年度考核結(jié)果及評價意見（七）獎懲情況1.獲得的酒店內(nèi)部獎勵（獎項名稱、時間）2.獲得的外部獎勵（獎項名稱、頒發(fā)機構(gòu)、時間）3.受到的酒店內(nèi)部處罰（處罰原因、時間）4.受到的外部處罰（處罰原因、處罰機構(gòu)、時間）（八）職業(yè)發(fā)展規(guī)劃1.員工個人制定的職業(yè)發(fā)展目標2.酒店為員工制定的職業(yè)發(fā)展建議（九）其他重要信息1.員工獲得的專業(yè)資格證書（證書名稱、頒發(fā)機構(gòu)、時間）2.員工的健康狀況（體檢報告等）3.員工的特殊技能或特長三、檔案建立與收集流程（一）新員工入職時1.人力資源部門向新員工發(fā)放《員工檔案信息登記表》，指導(dǎo)其如實填寫個人基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷等內(nèi)容。員工需簽字確認所填信息真實有效。2.新員工提交身份證、學歷證書、學位證書等相關(guān)證明材料的原件及復(fù)印件，人力資源部門進行審核并留存復(fù)印件。審核無誤后，在復(fù)印件上加蓋“與原件相符”章，并由審核人員簽字確認。3.人力資源部門將新員工的入職資料（包括《員工檔案信息登記表》、證明材料復(fù)印件等）整理歸檔，建立員工個人檔案。（二）員工在職期間1.員工的培訓(xùn)記錄由培訓(xùn)部門在培訓(xùn)結(jié)束后及時反饋給人力資源部門，包括培訓(xùn)課程名稱、時間、考核成績等信息。人力資源部門將其更新至員工檔案中。2.每月末，各部門將員工的月度考核結(jié)果報送至人力資源部門，人力資源部門匯總后更新員工檔案中的考核評價記錄。3.對于員工獲得的獎懲情況，相關(guān)部門應(yīng)及時將獎懲通知及證明材料提交給人力資源部門，人力資源部門審核后進行歸檔。4.員工如有職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的調(diào)整或酒店為員工制定了新的職業(yè)發(fā)展建議，人力資源部門應(yīng)及時記錄在員工檔案中。（三）員工離職時1.員工離職前，人力資源部門應(yīng)通知其辦理檔案交接手續(xù)。員工需將個人檔案中的所有資料整理齊全，交回人力資源部門。2.人力資源部門對離職員工的檔案進行封存，并按照規(guī)定進行妥善保管。封存期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和酒店規(guī)定執(zhí)行。四、檔案保管與借閱（一）保管1.酒店設(shè)立專門的人員檔案保管室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保檔案安全存放。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如檔案有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。3.按照檔案類別和員工姓名進行分類存放，建立檔案索引，便于查找和管理。（二）借閱1.因工作需要借閱員工檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等信息。申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部門負責人審批。2.檔案管理人員根據(jù)審批后的申請表辦理借閱手續(xù)，借閱人需在《檔案借閱登記簿》上簽字登記。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。借閱結(jié)束后，應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員核對無誤后在《檔案借閱登記簿》上注明歸還日期。4.涉及員工個人隱私或機密信息的檔案，嚴格限制借閱范圍，必須經(jīng)酒店高層領(lǐng)導(dǎo)批準方可借閱。五、檔案更新與維護（一）定期更新1.人力資源部門每年定期對員工檔案進行全面檢查和更新，確保檔案信息的時效性和準確性。2.重點檢查員工的基本信息、工作經(jīng)歷、考核評價等內(nèi)容是否有變化，如有變化應(yīng)及時要求員工提供相關(guān)證明材料進行更新。（二）動態(tài)維護1.員工工作崗位發(fā)生變動、獲得新的資格證書、受到獎懲等情況，人力資源部門應(yīng)在事件發(fā)生后[X]個工作日內(nèi)更新檔案內(nèi)容。2.對于員工檔案中的重要信息變更，如身份證號碼、學歷等，應(yīng)要求員工提供正式的變更證明文件，并進行詳細記錄。（三）數(shù)據(jù)備份1.定期對員工檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份方式可采用電子存儲介質(zhì)（如硬盤、光盤等）和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式。2.電子備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的位置，并定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可恢復(fù)性。紙質(zhì)備份檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫中，與原始檔案分開存放，以備不時之需。六、檔案安全與保密（一）安全措施1.檔案保管室應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保24小時監(jiān)控無死角，防止檔案被盜或損壞。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案保管制度，不得擅自離崗，確保檔案始終處于安全保管狀態(tài)。3.定期對檔案保管設(shè)施進行檢查和維護，如檔案柜的門鎖、防火防潮設(shè)備等，確保其正常運行。（二）保密規(guī)定1.檔案管理人員及涉及檔案管理工作的相關(guān)人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露員工檔案信息。2.嚴禁在非工作場所談?wù)搯T工檔案內(nèi)容，不得向無關(guān)人員透露檔案信息。3.如因工作需要必須使用檔案信息，應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序進行操作，確保信息使用的合法性和安全性。4.對于違反保密規(guī)定的行為，酒店將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等，并追究相關(guān)人員的法律責任。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.員工檔案保存期限屆滿，且根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和酒店規(guī)定無需繼續(xù)保存的。2.員工離職后，其檔案在封存期限屆滿，且無其他特殊要求的。3.檔案因損壞、遺失等原因無法繼續(xù)使用，且經(jīng)鑒定無保存價值的。（二）銷毀程序1.由檔案管理人員提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保存期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)人力資源部門負責人審核后，報酒店分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由檔案管理人員會同相關(guān)部門人員共同對擬銷毀檔案進行清點和核對，確保銷毀檔案的準確性。4.采用合適的方式進行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等。5.銷毀完成后，在《檔案銷毀登記簿》上進行登記，并由參與銷毀人員簽字確